Отметка о бумажном оригинале в 1С: где включить, как ставить по одному и пачкой

Галочку «Оригинал получен» ставят в форме документа или прямо в списке документов: выделяете строку и выбираете состояние оригинала «Оригинал получен». Отметка появляется, только если в программе включён учёт оригиналов первичных документов. Флажок с таким названием ищите в разделе Администрирование → Общие настройки. Пока он выключен, ни колонки, ни команды в документах нет.

Типичная ситуация: в конце квартала главбух просит собрать список реализаций, по которым покупатели так и не вернули подписанные накладные. Без отметки о получении оригинала это превращается в перебор папок. С отметкой — это фильтр в списке документов за минуту.

Как устроен учёт оригиналов первичных документов

Отметка «Оригинал получен» — не реквизит конкретного документа, а отдельный механизм. Он хранит для каждого документа его состояние: напечатан, отдан контрагенту, получен с подписью. Механизм входит в общую библиотеку стандартных подсистем, поэтому выглядит одинаково в конфигурациях, где он подключён.

Где он есть:

• 🟢 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2, 1С:ERP — в актуальных релизах;
• 🟡 другие конфигурации на свежих версиях библиотеки — смотрите, есть ли флажок в общих настройках;
• 🔴 старые релизы и конфигурации, где механизм не подключён, — отметки нет, её заменяют комментарием или дополнительным реквизитом (о нём ниже).

Какие бывают состояния

Состояние — это не просто «да/нет». Типовой набор такой:

Список состояний можно дополнить своими: «Отправлен почтой», «Передан в архив», «На подписи у директора». Добавляет их администратор в справочнике состояний оригиналов. Состояние «Оригинал получен» — предопределённое, удалить или переименовать его нельзя.

Включение отметки «Оригинал получен» в настройках

Без этого шага галочку поставить невозможно. Делает его пользователь с полными правами.

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. Найдите группу, связанную с печатью и первичными документами, и флажок «Учет оригиналов первичных документов». Быстрее всего — набрать слово «оригинал» в поле поиска по настройкам, если оно есть в форме.
3. Установите флажок. Сохранять отдельно не нужно, настройка применяется сразу.
4. Перезапустите сеанс 1С у пользователей, которые уже работают: колонка и команды появятся после повторного входа.

После включения в списках документов появляется колонка с состоянием оригинала, а в командной панели — команды для его смены.

Права пользователей

Включить механизм — половина дела. Пользователю нужно право менять состояние оригинала. В типовых профилях групп доступа оно есть у ролей бухгалтера и менеджера по продажам. Если менеджер видит колонку, но команда неактивна:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Найдите группу, в которую входит сотрудник, и посмотрите её профиль.
3. В профиле найдите роль, относящуюся к учёту оригиналов первичных документов, и включите её. Или добавьте сотрудника в группу, где такая роль уже есть.

Как поставить галочку «Оригинал получен»: три способа

Способ выбирают по объёму. Один документ — из формы. Десяток — из списка. Сотни в месяц — штрихкодами.

Способ 1. В форме документа

1. Откройте документ, например реализацию или поступление.
2. В командной панели формы или в её нижней части найдите элемент, показывающий текущее состояние оригинала. По умолчанию там «Оригинал не получен» или «Форма напечатана».
3. Нажмите на него и выберите «Оригинал получен».
4. Запишите документ, если программа этого попросит.

Перепроводить документ не нужно. Состояние оригинала не влияет на проводки, остатки и налоговый учёт.

Способ 2. В списке, сразу для нескольких документов

Удобно, когда пришла пачка подписанных накладных — отмечаете их разом.

1. Откройте журнал нужных документов, например список реализаций.
2. Отберите документы по контрагенту и периоду.
3. Выделите строки: Ctrl+клик по каждой или Shift+клик для диапазона.
4. В командной панели списка выберите команду смены состояния оригинала и укажите «Оригинал получен».

Колонка состояния обновится у всех выделенных документов. Если у документа несколько печатных форм, программа может спросить, по какой из них пришёл оригинал.

Способ 3. Сканирование штрихкода

Для потока от сотни документов в месяц удобнее штрихкоды. В печатные формы выводится штрихкод документа. Когда подписанный экземпляр возвращается, его сканируют — и состояние меняется на «Оригинал получен» без поиска по спискам.

Как это настроить:

1. Включите вывод штрихкода на печатные формы. В типовых конфигурациях это флажок в общих настройках печати рядом с учётом оригиналов.
2. Подключите сканер штрихкодов через Администрирование → Подключаемое оборудование. Подойдёт и сканер в режиме эмуляции клавиатуры.
3. Откройте рабочее место учёта оригиналов первичных документов. Найти его проще всего через поиск по интерфейсу: введите «учет оригиналов».
4. Сканируйте возвращённые листы по одному. Каждый документ встаёт в список с новым состоянием.

Документы, напечатанные до включения штрихкода, сканер не распознает — их отмечают вручную, способом 1 или 2.

Подписанный оригинал при обмене через 1С-ЭДО

Если документ пришёл или ушёл через электронный документооборот и подписан квалифицированными подписями обеих сторон, бумажный оригинал не нужен. Электронный документ с подписями и есть оригинал. Ставить галочку «Оригинал получен» руками в этом случае бессмысленно: признак завершённого обмена программа хранит сама.

На что смотреть в 1С-ЭДО:

• 📨 состояние обмена в форме документа — гиперссылка внизу или в шапке показывает, на каком этапе электронный документ;
• ✅ завершённый документооборот означает, что обе подписи на месте;
• ⏳ если контрагент не подписал документ, обмен висит в ожидании — это аналог «оригинал не получен».

Сложнее со смешанным обменом: с частью контрагентов вы работаете по ЭДО, с частью — на бумаге. Тогда для бумажных документов ведите состояние оригинала, а электронные отслеживайте по статусам ЭДО. Чтобы список «должников по подписи» был полным, сделайте два отбора: по состоянию оригинала и по состоянию обмена.

Подпись первички и счетов-фактур

Счёт-фактуру в электронном виде подписывают квалифицированной электронной подписью. Первичные документы (акты, накладные) по соглашению сторон можно подписывать и неквалифицированной подписью. Это стоит проверить в соглашении с контрагентом: от вида подписи зависит, считается ли электронный документ подписанным оригиналом.

Входящие письма и бумажная корреспонденция

Если входящая почта ведётся в 1С:Документообороте, отметка о бумажном оригинале живёт в карточке входящего документа. Там указывают, как документ поступил: почтой, курьером, лично или в электронном виде. Признак поступления оригинала ставит канцелярия при регистрации.

Порядок, который работает на практике:

1. Скан или электронная копия пришли раньше бумаги — регистрируете входящий документ сразу, способ поступления указываете по факту.
2. Пришла бумага — открываете ту же карточку, а не регистрируете новый документ. Отмечаете получение оригинала и передаёте его на хранение.
3. Номер дела или место хранения указываете в карточке. Через год это спасёт, когда налоговая попросит именно оригинал.

Для учётных программ (Бухгалтерия, Торговля) входящие письма — не отдельный объект. Там «входящими» считаются документы поступления от поставщиков. Для них отметка ставится так же, как для реализаций: в форме или в списке поступлений.

Подписанные кадровые документы в ЗУП

В 1С:Зарплате и управлении персоналом бумажные оригиналы — это приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении, а также трудовые договоры и дополнительные соглашения. Здесь важно не столько «получили от контрагента», сколько «сотрудник расписался».

Варианты, которые встречаются в ЗУП 3.1:

• 📝 Учёт оригиналов первичных документов — если в вашем релизе есть флажок в общих настройках, отметка ставится в списках кадровых документов так же, как в торговых конфигурациях.
• 🖊 Кадровый электронный документооборот — подписание сотрудниками приказов электронно. Тогда бумажная отметка не нужна, статус подписания видно в самом документе.
• 🗂 Комментарий или дополнительный реквизит — если ни того ни другого нет, кадровики заводят свой признак «Подписан сотрудником».

Трудовой договор по ТК РФ составляется в двух экземплярах. Один остаётся у работодателя с подписью работника о получении второго. Отметку «Оригинал получен» логично ставить, когда в кадрах лежит именно этот экземпляр, а не когда договор просто распечатан.

Массовая отметка, отчёты и доработки

Когда типового механизма нет или его не хватает, выручают три приёма.

Дополнительный реквизит вместо подсистемы

Если в конфигурации нет учёта оригиналов, создайте свой реквизит без программиста:

1. Включите Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Откройте настройку дополнительных реквизитов для нужного вида документа.
3. Создайте реквизит «Оригинал получен» с типом «Булево».
4. Реквизит появится в форме документа, а значит, его можно вывести колонкой в список и отбирать по нему.

Минус способа: массово такой реквизит не поставить из списка. Для пачек документов используйте обработку группового изменения реквизитов. Её можно найти через поиск по интерфейсу — она есть в типовых конфигурациях.

Отбор «должников» по оригиналам

Чтобы получить список документов без подписанной бумаги:

1. Откройте список реализаций.
2. В меню «Ещё» откройте настройку списка и добавьте отбор по состоянию оригинала: «не равно Оригинал получен».
3. Сгруппируйте по контрагенту и сохраните вариант настройки.

Выгрузите список в Excel и разошлите менеджерам. Удобно делать это раз в месяц, до закрытия периода.

Внешние обработки и расширения

Если документов тысячи, а оригиналы приходят реестром от курьерской службы, программист может написать обработку: загрузить реестр номеров и проставить состояние «Оригинал получен» найденным документам. Делается это через расширение конфигурации или внешнюю обработку , без изменения типовой конфигурации. Тогда обновления пройдут без проблем.

Почему галочка «Оригинал получен» не ставится

Частые вопросы