Период в отчётах, списках и регламентированной отчётности 1С 8.3: от кнопки «...» до сохранённого варианта

Чтобы поставить период в отчёте 1С 8.3, нажмите кнопку ... рядом с полем «Период» в шапке отчёта, выберите год стрелками, щёлкните нужный месяц, квартал или «Год» и нажмите «Сформировать». Даты можно и просто впечатать в поля «с» и «по» цифрами подряд: 01012025 превратится в 01.01.2025.

Типичная ситуация: главбух просит оборотно-сальдовую ведомость за 9 месяцев, а отчёт упорно открывается за текущий месяц. Или журнал документов показывает только последнюю неделю, и нужная реализация «пропала». Обе проблемы решаются настройкой периода отчёта и периода выборки списка. Механизм общий для платформы 8.3, поэтому всё ниже работает в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 с интерфейсом «Такси».

Окно выбора периода: из чего оно состоит

В большинстве отчётов период задаётся в шапке формы: два поля дат «с … по …» и кнопка ... справа. Кнопка открывает стандартное окно выбора периода платформы.

Что в нём есть:

• 📅 Год со стрелками влево и вправо — переключает год, к которому относятся кнопки ниже.
• 🗓 Кнопки месяцев — январь … декабрь. Один щелчок ставит период с первого по последнее число месяца.
• 📊 Кварталы, полугодие, 9 месяцев, год — ставят границы целиком.
• ✍️ Поля начала и окончания — для произвольного периода, например с 15.03 по 10.04.

Щелчок по кнопке месяца или квартала сразу подставляет обе даты. Для произвольного интервала заполните поля вручную и подтвердите выбор кнопкой «Выбрать» или ОК.

Относительные периоды

В отчётах на системе компоновки данных (это почти все новые отчёты БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) у поля периода есть второй режим — список стандартных вариантов: «Этот месяц», «Прошлый месяц», «Этот квартал», «Прошлый квартал», «Этот год», «С начала этого года» и другие.

Разница принципиальная:

Относительный период удобен для ежемесячных отчётов: настроили один раз, и даты больше не трогаете.

Ввод дат с клавиатуры и горячие клавиши

Мышь для дат нужна реже, чем кажется. Поле даты в 1С работает по маске ДД.ММ.ГГГГ, поэтому точки ставить не нужно.

Приёмы, которые экономят время:

1. Щёлкните в поле даты и наберите 31122025 — получится 31.12.2025.
2. F4 в поле даты открывает календарь или окно выбора, не трогая мышь.
3. Shift+F4 очищает поле. Пустая дата начала в отчёте означает «с самого начала учёта», пустая дата окончания — «без ограничения».
4. Tab переводит курсор из поля «с» в поле «по».

Рабочая дата

Многие поля по умолчанию берут не сегодняшнее число, а рабочую дату. Её меняют в Главное меню → Сервис → Параметры: снимите флажок использования текущей даты компьютера и укажите нужную.

Это удобно, когда вы весь день вводите документы задним числом за прошлый месяц. Новые документы будут создаваться сразу нужной датой. Не забудьте вернуть флажок обратно, иначе завтрашние документы тоже уйдут в прошлое.

Кварталы, полугодие и год: где ошибаются чаще всего

Квартальные и годовые периоды кажутся простыми, но именно здесь появляются расхождения в цифрах.

Границы стандартных периодов:

Где подстерегают сюрпризы:

• 🔁 «3 квартал» и «9 месяцев» — разные вещи. Квартал даёт обороты только за июль–сентябрь. Для декларации по налогу на прибыль нужен нарастающий итог, то есть 9 месяцев.
• 🕛 Время окончания периода. Кнопки окна выбора ставят конец дня, 23:59:59. Если в самописном отчёте дата окончания передаётся как 30.09 00:00:00, документы за 30 сентября в выборку не попадут. В типовых отчётах это решено, в доработанных — проверяйте.
• 📆 Переходящий год. Стрелки года в окне выбора меняют год только для кнопок. Если вы уже выбрали период, а потом переключили год, нажмите кнопку квартала ещё раз.

Период в отчётах Бухгалтерии, ЗУП и регламентированной отчётности

Окно одно, но подход к периоду в разных отчётах отличается.

Стандартные бухгалтерские отчёты БП 3.0

Оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта — все в разделе Отчёты → Стандартные отчёты. Период задаётся в шапке: поля «с» и «по» плюс кнопка .... После смены дат обязательно нажмите «Сформировать»: отчёт не пересчитывается сам.

У ОСВ есть ещё настройка периодичности внутри периода (по месяцам, кварталам). Она не меняет общий интервал, а только делит его на колонки. Найти её можно в настройках отчёта через кнопку «Показать настройки».

Удобная деталь: расшифровка двойным щелчком по сумме в ОСВ открывает карточку или анализ счёта за тот же период. Даты переносятся автоматически, заново их вводить не нужно. Если в расшифровке видите другой интервал, значит, исходный отчёт сформирован до того, как вы поменяли даты: нажмите «Сформировать» ещё раз.

Отчёты ЗУП 3.1

В зарплатных отчётах, например в расчётном листке или своде начислений, часто выбирают не даты, а месяц: поле «Месяц начисления» или «Период» со стрелками влево-вправо. Стрелки листают по месяцу. Двойной щелчок или ... открывает выбор месяца из года.

Учтите, что отчёты по начислениям строятся по месяцу начисления, а не по дате выплаты. Зарплата за сентябрь, выплаченная 5 октября, попадёт в сентябрь.

Регламентированные отчёты

В Отчёты → Регламентированные отчёты период выбирается при создании нового отчёта: в окне со списком форм есть поле периода со стрелками, которые листают квартал или год. Выбрали нужный квартал — нажали «Создать».

Если отчёт уже создан не за тот период, проще создать новый за правильный, чем пытаться переделать старый. Ошибочный экземпляр после этого удалите, чтобы не отправить его случайно.

Период выборки в списках документов и журналах

Отчёт — это одно, а списки документов — другое. Когда в журнале «Реализация» или «Поступление» не видно старых документов, почти всегда виноват установленный период списка.

Как его поменять:

1. Откройте список документов.
2. Нажмите Ещё → Установить период….
3. Выберите период в том же окне, что и для отчётов, или очистите даты, чтобы видеть всё.
4. Нажмите «Выбрать». Список обновится сразу.

Установленный период сохраняется для пользователя. Если вы ограничили журнал одним месяцем и закрыли его, завтра он откроется с тем же ограничением. Именно так «пропадают» документы.

Кроме периода, на видимость документов влияет отбор по организации и контрагенту в шапке списка. Его тоже стоит проверить.

Закрытый период и даты документов

Поставить период отчёта можно любой. А вот провести или изменить документ в прошлом не всегда получится: мешает дата запрета изменения данных.

Как это работает

Ответственный (обычно главбух) устанавливает дату, до которой включительно документы менять нельзя. После сдачи отчётности за квартал её сдвигают на последний день квартала. Попытка провести или исправить документ с более ранней датой закончится сообщением о запрете.

В БП 3.0 настройка находится в Администрирование → Настройки пользователей и прав: там включается флажок «Даты запрета изменения» и открывается форма с датами. Дату можно задать одну для всех или отдельно по организациям и пользователям.

Что делать, если нужно исправить документ в закрытом периоде

1. Решите с главбухом, нужно ли править прошлый период или достаточно исправления текущим.
2. Если правка в прошлом согласована, ответственный временно сдвигает дату запрета назад.
3. Вносите изменения и перепроводите документ.
4. Перезапускаете закрытие месяца за затронутые месяцы.
5. Возвращаете дату запрета на место.

Дата документа и дата отчёта

Документ, датированный 30.09 23:59, попадёт в отчёт за третий квартал. Тот же документ с датой 01.10 00:00 уже относится к четвёртому. При вводе первички задним числом смотрите не только на день, но и на время в поле даты документа, если оно отображается.

Сохранение периода в варианте отчёта и автоматизация

Настраивать период каждый раз заново не обязательно. Есть три способа сделать это один раз.

Свой вариант отчёта

1. Сформируйте отчёт с нужным периодом и настройками.
2. Нажмите Ещё → Сохранить вариант отчёта….
3. Дайте варианту понятное имя, например «ОСВ 60 — прошлый месяц».
4. В следующий раз выберите его через Ещё → Выбрать вариант отчёта….

Чтобы вариант оставался актуальным, используйте в нём относительный период: «Прошлый месяц», «Этот квартал». Конкретные даты в сохранённом варианте через месяц устареют.

Настройки пользователя

Многие отчёты запоминают последние введённые настройки, включая период. Это удобно, пока вы сами не забыли, что в прошлый раз смотрели 2023 год. Перед формированием всегда смотрите на даты в шапке.

Рассылка отчётов по расписанию

Если отчёт нужен регулярно, например ОСВ по 62 счёту каждый понедельник, настройте рассылку: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов. В рассылке выберите сохранённый вариант с относительным периодом, укажите расписание и получателей. Без относительного периода рассылка будет каждую неделю присылать одни и те же даты.

Частые вопросы