Прогул в 1С ЗУП 3.1: от акта до табеля и расчёта зарплаты

Чтобы поставить прогул в 1С ЗУП 3.1 , введите документ «Прогул, неявка» (раздел Зарплата), укажите сотрудника, даты и вид отсутствия «Прогул». После проведения в табеле появится код ПР, а оклад за месяц программа начислит только за отработанные дни.

Типичная ситуация: кладовщик не вышел в понедельник, на звонки не отвечает, а в среду приходит без объяснений. Табельщик ставит прочерк, расчётчик не знает, что вводить, а кадровик ждёт объяснительную. Ниже разберём, в каком порядке оформить прогул в 1С и в бумагах, чтобы табель, зарплата и приказ сошлись.

Что считать прогулом и какие бумаги собрать до 1С

Прогул по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ — это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин:

• 📅 весь рабочий день (смену), независимо от её длины;
• ⏰ больше 4 часов подряд в течение рабочего дня.

Если сотрудник отсутствовал 3 часа, а потом ещё 2 часа с перерывом, это не прогул. Это опоздание или неявка на часть дня, за которые можно объявить замечание, но не уволить по пункту 6 «а».

Документы, без которых прогул не устоит

1. Акт об отсутствии на рабочем месте — составляют в день отсутствия, подписывают двое-трое свидетелей. Если сотрудник не появился несколько дней, акт пишут на каждый день.
2. Запрос письменного объяснения — вручают под подпись или отправляют почтой с описью, когда работник выйдет на связь.
3. Объяснительная или акт об отказе — по статье 193 ТК РФ у работника есть 2 рабочих дня. Не дал объяснений — составляют акт.
4. Служебная записка руководителя — по желанию, но полезна при споре.

Включаем учёт прогулов и проверяем коды ПР и НН

В свежей базе ЗУП 3.1 документ «Прогул, неявка» может быть скрыт. Его включают в настройках расчёта зарплаты:

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке, посвящённой учёту отсутствий, установите флажок «Прогулы и неявки».
4. Нажмите «ОК» — в разделе Зарплата появится журнал «Прогулы, неявки».

После этого программа сама связывает документ с видами времени. Коды берутся из справочника «Виды использования рабочего времени». Найти его проще всего через полнотекстовый поиск по названию в разделе Настройка.

Коды табеля, которые нужны по теме

Коды взяты из унифицированной формы Т-13, которую утвердил Госкомстат. Менять их в справочнике не нужно: они уже заполнены правильно.

Как поставить прогул документом «Прогул, неявка»

Это основной способ. Он сразу правит и табель, и расчёт.

Пошагово

1. Откройте Зарплата → Прогулы, неявки и нажмите «Создать».
2. Укажите месяц начисления — тот, в котором будет учтён прогул. Обычно это месяц самого отсутствия.
3. Выберите сотрудника. Если у человека несколько трудовых договоров (основной и совместительство), выберите нужное рабочее место.
4. В поле вида отсутствия оставьте «Прогул». Для периода, когда причина ещё не ясна, выберите неявку по невыясненным причинам.
5. Задайте период: даты «с» и «по». Для одного дня обе даты совпадают.
6. Если прогул длился часть дня (больше 4 часов подряд), выберите вариант ввода в часах и укажите дату и количество часов.
7. Проведите документ.

После проведения на закладке документа видно, какие начисления будут пересчитаны. Если зарплата за месяц ещё не считалась, ничего делать не нужно: «Начисление зарплаты и взносов» само учтёт уменьшенное время.

Если зарплата уже начислена

Бывает так: начислили и выплатили зарплату за март, а в апреле выяснилось, что 15 марта был прогул. Порядок такой:

1. Введите «Прогул, неявка» с датами в марте, а месяц начисления поставьте апрель.
2. Программа зарегистрирует перерасчёт по марту.
3. В апрельском «Начислении зарплаты и взносов» появятся строки сторно: оклад за март уменьшится на стоимость прогульного дня.

Получится переплата, которую удерживают из следующей зарплаты. По статье 137 ТК РФ такое удержание без согласия работника возможно только в узких случаях, поэтому берут письменное согласие.

Прогул в табеле Т-13: как отражается и как поправить вручную

Табель Т-13 в ЗУП 3.1 строится отчётом. Он лежит в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате и называется «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Данные для него программа берёт из графика и документов-отклонений.

После проведения «Прогул, неявка» в клетке нужного дня вместо Я 8 будет ПР, а в итогах по месяцу уменьшатся отработанные дни и часы.

Когда прогул ставят документом «Табель»

В ЗУП 3.1 есть документ «Табель» (Зарплата → Табели). Им вводят фактическое время целиком, когда учёт ведётся вручную, а не «по отклонениям».

• ✍️ Подходит, если табельщик заполняет всё время за месяц сам, например при суммированном учёте.
• 🚫 Не подходит как замена «Прогул, неявка» при обычной пятидневке: код в табеле будет, но документа-основания для кадровика и истории по сотруднику не останется.

Не вводите прогул одновременно и документом «Табель», и документом «Прогул, неявка» на одни и те же дни. Программа сообщит о пересечении, а если документы введены в разные месяцы начисления, может дважды уменьшить время.

Как прогул влияет на зарплату, отпуск и средний заработок

Оклад

За время прогула зарплата не начисляется. Оклад пересчитывается пропорционально отработанному времени по норме графика.

Пример. Оклад — 60 000 ₽, норма месяца — 22 рабочих дня, прогул — 1 день.

• Стоимость дня: 60 000 / 22 = 2 727,27 ₽.
• Начислено: 2 727,27 × 21 = 57 272,73 ₽.
• Разница: 2 727,27 ₽.

При часовой оплате и сменном графике логика та же, только считается от нормы часов.

Премии и надбавки

Лишение премии — не дисциплинарное взыскание. Снижать премию можно, если это прямо разрешено положением о премировании.

• 💰 Премию, которая считается процентом от оклада за отработанное время, программа уменьшит автоматически вместе с окладом.
• ✂️ Разовую или квартальную премию снижают вручную: правят сумму в документе «Премия» или не включают в него сотрудника.

Стаж для отпуска

По статье 121 ТК РФ время прогула не входит в стаж, который даёт право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Рабочий год сдвигается на число прогульных дней.

После проведения документа откройте отчёт «Остатки отпусков» и проверьте, как изменился рабочий год сотрудника. Сверка особенно важна, если прогулов было несколько за год.

Средний заработок

По постановлению № 922 дни прогула не исключаются из расчётного периода. Поэтому месяц с прогулом участвует в расчёте отпускных целиком (29,3 календарного дня), а сумма заработка за него меньше. Средний заработок для отпуска снижается.

Выговор и увольнение за прогул в 1С ЗУП

Замечание или выговор

По статье 193 ТК РФ взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. В этот месяц не входят больничный, отпуск и время на учёт мнения профсоюза. И не позднее 6 месяцев со дня самого проступка.

Приказ объявляют работнику под подпись в течение 3 рабочих дней. Отказался расписаться — составляют акт.

На расчёт зарплаты выговор не влияет, поэтому отдельного расчётного документа для него в ЗУП 3.1 нет. Приказ обычно готовят по внутреннему шаблону, подписанный скан прикрепляют к карточке сотрудника через присоединённые файлы. Так история взысканий хранится рядом с личными данными.

Увольнение за прогул

1. Убедитесь, что прогул введён документом «Прогул, неявка»: последний рабочий день и табель должны с ним совпадать.
2. Откройте Кадры → Увольнения и создайте документ «Увольнение».
3. Укажите дату увольнения. Если работник не выходит с первого дня прогула, датой обычно ставят последний рабочий день, когда он был на работе.
4. В поле основания выберите статью из классификатора: подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.
5. На закладке расчёта проверьте компенсацию за неиспользованный отпуск: она рассчитывается с учётом сдвинутого рабочего года.
6. Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 из меню «Печать».

После проведения программа зарегистрирует кадровое мероприятие для подраздела сведений о трудовой деятельности в форме ЕФС-1. Формулировка основания попадёт туда из выбранной статьи, поэтому её выбирают из списка, а не вписывают текстом.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Документа «Прогул, неявка» в БП 3.0 нет. Если зарплата ведётся там, уменьшите сумму оклада вручную в документе «Начисление зарплаты» и сохраните расчёт в комментарии. Код ПР в табель придётся вносить вне программы.

Ошибки при оформлении прогула и как их исправить

Если исправления не помогают

• 🔄 Проверьте, не закрыт ли период: при установленной дате запрета изменения данных документ прошлых месяцев не проведётся.
• 🔍 Откройте расчётный листок за месяц прогула и сравните отработанные дни с табелем. Расхождение покажет, какой документ учтён неверно.
• 🧾 Если в одном месяце было несколько документов «Прогул, неявка» по одному сотруднику, просмотрите их списком с отбором по сотруднику: дубли видны сразу.

Частые вопросы