Приход товара в 1С: документ, склад, НДС и проводки

Приход товара в 1С оформляют документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Приобретение товаров и услуг» в УТ и Комплексной автоматизации. Путь в БП 3.0 — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в УТ 11 — Закупки → Документы закупки (все). Документ ставит товары на нужный счёт, фиксирует долг перед поставщиком и — после регистрации счёта-фактуры — даёт право на вычет НДС.

Ниже — порядок для БП 3.0, УТ 11 и Розницы: что завести в справочниках, как заполнить документ , как учесть доставку и таможню, когда включается ордерная схема склада и какие проводки получатся. Пути в этих трёх конфигурациях стабильны, поэтому я называю их напрямую.

Что завести в справочниках до ввода документа

Документ не сохранится, пока не заполнены обязательные реквизиты. Поэтому справочники готовят заранее — иначе придётся прерывать ввод и создавать карточки на ходу.

• 🧾 Контрагент и договор. Поставщик — в Справочники → Контрагенты (в УТ — НСИ → Партнёры/Контрагенты). В договоре укажите вид «С поставщиком» и валюту расчётов.
• 📦 Номенклатура. Карточка товара в Справочники → Номенклатура. Проверьте вид номенклатуры: от него зависит счёт учёта (41 «Товары», 10 «Материалы», 07 «Оборудование к установке »).
• 🏬 Склад. Место хранения — в Справочники → Склады. Для ордерной схемы у склада включают признак использования ордеров (см. раздел про ордерный склад ).
• 💳 Счета учёта. В БП они подставляются по регистру «Счета учёта номенклатуры». Если товар встаёт не на тот счёт — правьте не документ, а этот регистр.

Создаём документ поступления: порядок заполнения

Открываете журнал поступлений и нажимаете «Поступление» → «Товары (накладная, УПД)» (в БП вид операции выбирается кнопкой при создании). Дальше — по шагам.

1. Шапка. Укажите организацию, склад, контрагента и договор. Поле «Номер входящего» и его дату заполняйте по бумажной накладной или УПД, а не по дате документа 1С — по ним потом ищут приход.
2. Табличная часть. Добавляйте строки кнопкой «Добавить» или «Подбор» (подбор удобнее: открывает номенклатуру с остатками и ценами). Проставьте количество и цену без НДС или с НДС — в зависимости от того, как настроена колонка «Цена включает НДС».
3. Ставка НДС. Подтягивается из карточки номенклатуры, но её видно и правится прямо в строке. Сверьте со ставкой в накладной поставщика.
4. Счёт-фактура. Внизу документа — поля «Счёт-фактура №» и дата. Заполните их и нажмите «Зарегистрировать»: без этого шага вычет НДС не пройдёт.
5. Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть». Если 1С выдала ошибку — чаще всего не заполнен счёт учёта или договор не того вида (разбор — в разделе про ошибки).

Проверить результат сразу после проведения помогает кнопка «Дт/Кт» в самом документе — она открывает сформированные движения, и видно, на какой счёт встал товар и выделился ли НДС. Это быстрее, чем искать документ в отчётах.

В Рознице приход оформляют документом Закупки → Поступления товаров. Логика та же, но в розничной точке с суммовым учётом цены могут не детализироваться по позициям — это зависит от настройки склада. Если в Рознице ведётся учёт по продажным ценам, после прихода часто сразу назначают розничную цену документом установки цен.

Виды операции, цены и дополнительные расходы

Вид операции в поступлении определяет, что именно приходуете: товары, услуги, оборудование, материалы в переработку. От него зависит и счёт, и набор колонок. Если в одной накладной и товар, и услуга — берите вид «Товары, услуги, комиссия»: там две табличные части.

Товары на комиссию (которые остаются собственностью поставщика) и товары, принятые на ответственное хранение , оформляют отдельными видами операции — они не ставят товар на баланс и не формируют долг, а учитываются на забалансовых счетах (004, 002). Не путайте их с обычной закупкой: по комиссионному товару долг возникает только после его продажи.

Цена поступления — это цена поставщика из накладной, её вводят в документ вручную или подбором. Не путайте её с ценой продажи: отпускные цены задаются отдельно. В БП они называются «типы цен» (Склад → Установка цен номенклатуры), в УТ — «виды цен» (НСИ → Виды цен). Чтобы приход сразу обновлял продажную цену, в УТ в документе закупки есть флаг пересчёта цен — в БП для этого проводят отдельный документ установки цен.

Доставку, погрузку, таможенные платежи и комиссию относят на себестоимость товара документом «Поступление доп. расходов»:

• в БП 3.0 — Покупки → Поступление доп. расходов;
• в УТ 11 — на основании документа закупки или через Закупки → Поступление услуг и прочих активов.

Сумму расходов распределяют по товарам — пропорционально стоимости или количеству. После проведения себестоимость каждой позиции вырастет на свою долю доставки. Распределяйте доп. расходы тем же месяцем, что и само поступление — иначе себестоимость партии закроется без них и при продаже спишется заниженной.

Пример. Пришла партия из двух позиций на 100 000 ₽ и доставка 10 000 ₽. При распределении пропорционально стоимости позиция за 60 000 ₽ получит 6 000 ₽ доставки, позиция за 40 000 ₽ — 4 000 ₽. Так себестоимость каждой позиции станет 66 000 и 44 000 ₽ соответственно. Если распределять по количеству, доставка делится поровну на штуки, а не на рубли — выбор базы задаётся в самом документе доп. расходов.

Отдельный случай — импорт: таможенные пошлины и сборы тоже относят на себестоимость товара через доп. расходы, а таможенный НДС учитывают отдельным документом. Если товары закупаются в валюте, стоимость в рублях считается по курсу на дату перехода права собственности по договору.

Ордерный склад: когда приход делится на два документа

На крупных складах поступление разделяют: кладовщик принимает физически, бухгалтер проводит по учёту позже. Для этого у склада включают ордерную схему (в УТ — НСИ → Склады, флаг использования ордеров при поступлении).

При ордерной схеме порядок такой:

1. На склад приходит товар — кладовщик создаёт «Приходный ордер на товары» (в УТ — Склад → Приёмка). Ордер двигает товар по складу, но не формирует бухгалтерских проводок и долга перед поставщиком.
2. Бухгалтер оформляет финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» — он и даёт проводки по 41 и 60 счетам.

Так разводят складское и бухгалтерское событие: фактический приём и отражение в учёте могут не совпадать по дате. В списке приходных ордеров видно, какие из них уже закрыты накладной, а какие ждут оформления — по этому и сверяют «приняли, но не провели».

НДС и проводки по поступлению товаров

При проведении поступления в бухгалтерской конфигурации формируются движения по счетам. Для товаров на счёте 41 они такие:

Ключевой момент: проводку Дт 68.02 Кт 19.03 (вычет) формирует не само поступление, а регистрация счёта-фактуры. Пока она не сделана, НДС «висит» на 19 счёте и в книгу покупок не попадает. Право на вычет возникает, когда товар принят к учёту и есть правильно оформленный счёт-фактура (НК РФ, ст. 171–172).

Если организация на УСН и не платит НДС, входной налог включают в стоимость товара — тогда 19 счёт не используется, вся сумма ложится на 41. В БП это управляется учётной политикой и настройками налогообложения организации.

Себестоимость товаров на счёте 41 с 2021 года формируют по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы»: в неё включают цену поставщика и связанные затраты (доставку, пошлины), то есть те самые доп. расходы из предыдущего раздела.

Загрузка товаров из файла и приём УПД по ЭДО

Набивать длинную накладную руками не нужно — есть два способа заполнить табличную часть быстро.

Из файла (Excel). В табличной части документа поступления используйте кнопку заполнения из внешнего файла: 1С откроет форму сопоставления, где колонки файла (наименование, количество, цена) привязывают к полям документа. Товары, которых нет в справочнике, программа предложит создать. Удобно, когда поставщик присылает прайс или накладную в Excel.

По ЭДО (входящий УПД). Если подключён электронный документооборот, поступление создаётся из входящего документа автоматически:

1. Откройте Покупки → Текущие дела ЭДО (в БП 3.0).
2. Найдите входящий УПД от поставщика, нажмите обработку — 1С создаст «Поступление» на основании электронного документа.
3. Сопоставьте номенклатуру поставщика со своей (один раз — дальше сопоставление запоминается).
4. Утвердите и подпишите извещение о получении.

Частые ошибки при оформлении прихода

• Не заполнен счёт учёта. Товар не встаёт на 41 счёт. Причина — пустой или неверный вид номенклатуры. Проверьте карточку и регистр «Счета учёта номенклатуры», а не правьте счёт в каждом документе.
• Договор не того вида. Если в договоре стоит «С покупателем», документ закупки не проведётся. Поставьте вид «С поставщиком».
• НДС к вычету не принят. Самая частая — забыли зарегистрировать счёт-фактуру. НДС остаётся на 19 счёте и не попадает в книгу покупок. Вернитесь в документ и нажмите «Зарегистрировать».
• Расхождение количества с ордером. При ордерной схеме финансовый документ оформили на большее количество, чем принято ордером. Сверьте с приходным ордером и, если товар недопоставлен, оформляйте по факту.
• Задвоение прихода по ЭДО. Создали поступление и вручную, и из входящего УПД. Проверьте журнал по номеру входящего документа перед ручным вводом.
• Отрицательный остаток после прихода. Если ОСВ по 41 счёту показывает минус, обычно дело не в самом приходе, а в том, что продажу провели раньше поступления. Сверьте даты документов: приход должен стоять не позже первой продажи этой партии.
• Товар встал на 10 счёт вместо 41. В карточке номенклатуры выбран вид «Материалы». Для перепродажи нужен вид, который ведёт на счёт 41 «Товары». Исправьте вид номенклатуры и перепроведите документ.

Для проверки итога после ввода смотрите отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту): остатки по складу и номенклатуре должны сойтись с фактическими.

Частые вопросы