Прайс-лист для клиентов в 1С 8.3: от видов цен до рассылки в Excel
Содержание
Прайс-лист в 1С:Предприятии 8.3 делается штатным отчётом «Прайс-лист»: в Бухгалтерии 3.0 он лежит в Склад → Цены → Прайс-лист, в Управлении торговлей 11 — среди команд ценообразования. Отчёт берёт цены, которые уже записаны в базе по выбранному типу (виду) цен. Если цен нет, прайс выйдет пустым, так что начинать надо с них.
Типичная ситуация: менеджер просит «скинуть клиенту актуальный прайс», а бухгалтер выгружает отчёт, где рядом с отпускной ценой стоит закупочная. Ниже по шагам: как настроить цены, сделать прайс-лист для клиентов и партнёров, сохранить его в Excel, оформить с логотипом и отправлять по расписанию.
Подготовка: типы цен и сами цены
Прайс показывает только то, что лежит в регистре цен. Поэтому сначала проверьте две вещи: заведены ли нужные типы цен и установлены ли по ним цены на нужную дату.
Где что находится
| Конфигурация | Справочник цен | Документ установки цен | Отчёт |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | «Типы цен номенклатуры» (раздел Справочники, группа товаров и услуг) | «Установка цен номенклатуры» (Склад → Цены) | «Прайс-лист» (Склад → Цены) |
| Управление торговлей 11 | «Виды цен» | «Установка цен номенклатуры» | «Прайс-лист» |
В УТ 11 все три команды собраны в одной группе ценообразования раздела CRM и маркетинг. В старых релизах УТ 11 этот раздел назывался Маркетинг — команды те же.
Термины не путайте. В БП справочник называется «Типы цен», в УТ — «Виды цен». Смысл один: «Оптовая», «Розничная», «Дилерская», «Закупочная».
Что настроить в карточке типа (вида) цен
- 💰 Цена включает НДС — от флажка зависит, какая сумма попадёт в прайс. Клиенту на ОСН обычно нужна цена с НДС, и в шапке прайса это стоит прописать.
- 🔢 Округление — без него наценка 18% от закупки 1 237 руб. даст 1 459,66 руб. С округлением до 10 руб. получится 1 460 руб.
- 🧮 Способ задания цены (УТ 11) — вручную, расчётом по формуле от другого вида цен или по данным поступлений. Для прайса обычно берут расчётный вид от закупочной с наценкой.
- 🔒 Использовать при продаже (УТ 11) — включите для отпускных видов и снимите для закупочной. Это защита от случайной отправки себестоимости клиенту.
Как заполнить цены
- Создайте документ «Установка цен номенклатуры» и задайте дату. Цены действуют с этой даты.
- Выберите тип (вид) цен. Их может быть несколько в одном документе.
- Заполните табличную часть командой заполнения. Есть варианты: по группе номенклатуры, по поступлению, по ценам другого типа.
- Если цена считается от базовой, задайте процент наценки и пересчитайте колонку.
- Проведите документ.
Не правьте цены «задним числом» в старом документе. Создайте новый с текущей датой. Тогда в базе останется история, и можно будет показать клиенту, когда менялась цена.
Формируем прайс-лист стандартным отчётом
Откройте отчёт «Прайс-лист» по пути из таблицы. В шапке три главных параметра:
- Дата — на неё отчёт берёт последнюю установленную цену. По умолчанию стоит сегодняшняя. Если вы готовите прайс «с 1-го числа», а цены установили документом от 1-го, поставьте эту дату, иначе увидите старые цифры.
- Типы (виды) цен — отметьте одну или несколько колонок. Оптовику — «Оптовая» и «Крупный опт». Рознице — «Розничная».
- Номенклатура — группа или список позиций. Пусто — в прайс попадёт весь справочник, включая услуги и архивные позиции.
Нажмите Сформировать. Отчёт выводит дерево групп номенклатуры, артикул, наименование, единицу и колонки цен.
Позиции без цены
Позиции, по которым цена не установлена, отчёт может вывести с пустой ячейкой. Клиент видит «пустой» товар и звонит уточнять. Чтобы этого не было, задайте отбор по цене (условие «заполнено» или «больше 0»). Как это сделать, разберём в следующем разделе.
Прайс для клиентов и прайс для партнёров
Розничному клиенту хватает одной колонки цены. Партнёру и дилеру удобнее видеть сразу несколько: рекомендованную розничную и свою закупочную у вас. Тогда он сразу понимает свою маржу.
Пример. Розничная цена фильтра — 2 400 руб., дилерская — 1 920 руб. (скидка 20%). Сделайте два типа цен, отметьте оба в отчёте, и в прайсе будут две колонки рядом. Проверка: 2 400 × 0,8 = 1 920.
Отдельный тип цен под дилеров лучше, чем ручная скидка в каждом заказе. Цена фиксируется в базе, и прайс совпадает с тем, что потом окажется в счёте.
Настройка отчёта: отборы, колонки, группировки
Кнопка Настройки открывает форму в простом виде. Для тонкой работы переключите её в расширенный режим: команда переключения вида есть в той же форме настроек.
Что обычно настраивают
- 🗂 Отборы. Номенклатура в группе «Готовая продукция», вид номенклатуры «Товар» (без услуг), пометка удаления «Нет». Отдельно — отбор по цене, чтобы убрать нулевые позиции.
- 📐 Поля. Уберите лишнее: код, полное наименование. Добавьте нужное: артикул, производителя, единицу. Список доступных полей зависит от конфигурации — смотрите его на вкладке полей в расширенном режиме.
- 📦 Группировки. По умолчанию прайс идёт деревом групп. Плоский список удобнее загружать на сайт и в системы клиента. Для этого снимите группировку по родителю.
- 🔤 Сортировка. По наименованию или по артикулу. Покупатели часто ищут по артикулу, так что сортировка по нему экономит им время.
Сохраните вариант под каждого получателя
Не перенастраивайте отчёт каждый раз. Через меню Ещё выберите команду сохранения варианта отчёта и дайте понятное имя: «Прайс опт — без услуг», «Прайс дилерам — запчасти». Следующий раз выбираете вариант и сразу жмёте Сформировать.
Варианты можно сделать доступными другим пользователям. Тогда менеджеры перестанут просить бухгалтерию «скинуть прайс» — сформируют сами.
Выгрузка прайс-листа в Excel
Сформированный отчёт — табличный документ. Его можно сохранить в файл:
- В форме отчёта откройте главное меню (кнопка с тремя полосками в заголовке окна) или меню
Ещё. - Выберите
Сохранить как. Платформа предложит путь и тип файла. - Укажите тип «Лист Excel 2007-…» (
*.xlsx). Старый формат*.xlsиспользуйте, только если у клиента древний Excel. - Сохраните и откройте файл: проверьте, что числа остались числами.
Что поправить в Excel
| Проблема | Почему возникает | Что сделать |
|---|---|---|
| Цены не суммируются, стоят слева | Число ушло в файл как текст | В отчёте убрать нестандартный формат поля цены; в Excel — «Преобразовать в число» |
| Сортировка «съезжает» | Объединённые ячейки в шапке и группах | Перед выгрузкой снять группировку, сделать плоский список |
| Лишние отступы у наименований | Дерево групп выводится сдвигом | Плоский вариант отчёта или выравнивание в Excel |
| Лишняя колонка «Закупочная» | Отмечен не тот тип цен | Пересоздать отчёт с правильным вариантом |
Перед отправкой файла клиенту пролистайте колонки цен. Закупочная цена в прайсе — частая и неприятная утечка, и отозвать письмо уже не получится.
Оформление: логотип и фирменная шапка
Логотип хранится в карточке организации. В БП 3.0 это Главное → Организации, карточка организации
, блок с логотипом и печатью. Там загружают картинку логотипа и факсимиле. Этот логотип типовые конфигурации подставляют в некоторые печатные формы документов, например в счёт на оплату.
Отчёт «Прайс-лист» — именно отчёт, а не печатная форма документа. Логотип организации он сам не выводит. Есть три рабочих способа получить фирменный вид.
Способ 1. Шаблон Excel
Самый быстрый путь без программиста. Сделайте в Excel файл-шаблон: логотип, реквизиты, телефон, строка «Цены указаны с НДС». Каждый раз копируйте в него данные из выгруженного прайса. Минус — ручная работа при каждом обновлении.
Способ 2. Заголовок отчёта
В расширенных настройках отчёта есть параметры вывода, в том числе заголовок. Впишите название фирмы и условия: «ООО Альфа. Цены с НДС 20%. Действуют с 01.11». Логотипа не будет, но шапка появится без доработок и сохранится в варианте отчёта.
Способ 3. Внешний отчёт или расширение
Для красивого прайса с картинкой нужен программист 1С. Обычно делают внешний отчёт или обработку и подключают через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Второй вариант — расширение конфигурации
. Оба способа не снимают типовую конфигурацию
с поддержки и переживают обновления.
В такой форме можно вывести логотип из карточки организации, фото товара, остатки на складе и любой порядок колонок.
| Способ | Когда подходит | Минусы |
|---|---|---|
| Шаблон Excel | Прайс раз в месяц, один-два получателя | Ручное копирование |
| Заголовок отчёта | Нужна шапка с условиями, логотип не обязателен | Нет картинки |
| Внешний отчёт или расширение | Частые рассылки, фото, фирменный стиль | Нужен программист, проверка после обновлений |
Автоматическая рассылка и обновление цен
Если прайс уходит одним и тем же получателям каждую неделю, отдайте это программе. В БП 3.0 и УТ 11 есть механизм «Рассылки отчетов».
Как настроить
- Включите функцию:
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, флажок «Рассылки отчетов». - Проверьте учётную запись электронной почты, с которой будут уходить письма. Без неё рассылка не отправится.
- Создайте новую рассылку. Добавьте отчёт «Прайс-лист» и выберите сохранённый вариант.
- Укажите формат вложения —
xlsx. Можно добавить и PDF для тех, кто только смотрит. - Заполните получателей: адреса или список контрагентов с контактами.
- На вкладке расписания задайте периодичность, например каждый понедельник в 9:00.
- Отправьте рассылку вручную один раз — проверьте, как письмо выглядит у получателя.
В файловой базе регламентные задания выполняются, только пока в базе открыт хотя бы один сеанс. Если в понедельник в 9:00 1С никто не запустил, письмо уйдёт позже. В клиент-серверной базе задания выполняет сервер 1С.
Как сделать, чтобы цены в прайсе были свежими
Рассылка берёт цены на дату формирования. Значит, к моменту отправки цены уже должны быть установлены.
- 🔁 В УТ 11 расчётные виды цен (наценка от закупочной) можно пересчитывать документом установки цен по формуле. После поступления с новой закупочной ценой достаточно пересчитать отпускные.
- 📅 Заведите правило: новые цены вносятся документом не позже чем за день до рассылки.
- 🧾 Перед первой автоматической отправкой сверьте прайс с текущими ценами в документах продажи по пяти-шести позициям.
Похожим образом прайс выгружают на сайт и маркетплейсы — через обмен с сайтом или обработку выгрузки. Это отдельная настройка, но источник цен тот же: регистр цен по нужному виду.
Почему прайс выходит пустым или с неверными цифрами
| Что видите | Вероятная причина | Что проверить |
|---|---|---|
| Отчёт пустой | По выбранному типу цен нет ни одной установленной цены | Есть ли проведённый документ установки цен по этому типу |
| Цены старые | Дата отчёта раньше даты нового документа цен | Дату в шапке отчёта |
| Цена есть в документе, но не в прайсе | Документ установки цен не проведён | Статус документа в списке |
| У части товаров пусто | Цена установлена на другую характеристику или единицу | Карточку позиции и строки документа цен |
| Цена с НДС и без НДС перемешаны | Типы цен с разным флагом «Цена включает НДС» | Карточки типов цен, выведенных в колонки |
Если цена должна считаться по формуле, но в прайсе её нет, вероятно, расчётный вид цены не пересчитали после изменения базовой цены. Откройте документ установки цен и посмотрите, есть ли строка по этой позиции на нужную дату.