Как оформить сотрудника при приёме на работу в 1С ЗУП 3.1

Приём сотрудника в 1С ЗУП 3.1 оформляется одним документом — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. Он заводит человека в штат, фиксирует должность, график и оклад, а из него же печатаются приказ по форме Т-1 и трудовой договор.

Но до создания самого приёма обычно нужно подготовить два справочника: штатное расписание (если вы его ведёте) и карточку сотрудника. Ниже — весь путь от настройки программы до сдачи ЕФС-1 в СФР, с точными пунктами меню и оговорками, где форма или кнопка зависит от релиза.

Что настроить в программе перед первым приёмом

Если это первый приём в новой базе, проверьте два блока настроек. Иначе половина полей в документе будет недоступна или программа не даст выбрать должность.

Кадровый учёт. Откройте Настройка → Кадровый учёт. Здесь включается ведение штатного расписания (флажок Ведётся штатное расписание) и проверки соответствия приёма штатке. Если штатное расписание не ведётся, должность и оклад вы будете указывать в документе приёма вручную — это допустимо для микропредприятий.

Расчёт зарплаты. В разделе Настройка → Расчёт зарплаты задаются виды начислений (оклад, премия, надбавки), которые потом попадут в плановые начисления сотрудника . Базовый вид «Оплата по окладу» создаётся автоматически при первом запуске.

Штатное расписание: создаём или находим позицию

Этот шаг нужен, только если вы ведёте штатное расписание. Пропустите его, если в настройках кадрового учёта штатка выключена.

Откройте Кадры → Штатное расписание. Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность + количество ставок + вилка оплаты». Принять человека можно только на ту позицию, где есть свободная ставка.

Если нужной строки нет, её добавляют документом изменения штатного расписания:

1. В форме штатного расписания нажмите кнопку изменения (Изменить штатное расписание или Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание, в зависимости от релиза).
2. Добавьте новую позицию: подразделение, должность, количество ставок, вид тарифной ставки и размер (или вилку «от» и «до»).
3. Проведите документ. Дата изменения не должна быть позже даты приёма, иначе ставки для приёма ещё не будет.

Карточка сотрудника и физического лица

В ЗУП разделены два справочника: Физические лица (человек как субъект — паспорт, ИНН, СНИЛС) и Сотрудники (его трудовые отношения с конкретной организацией). Один человек может быть сотрудником дважды — по основному месту и по совместительству, — и это будут две карточки сотрудника на одно физлицо.

Проще всего заводить человека через Кадры → Сотрудники → Создать. Программа сама предложит создать и физлицо.

Заполните по порядку:

• ФИО. После ввода фамилии 1С проверит, нет ли уже такого физлица в базе. Если выскочило окно Возможно, этот человек уже есть — внимательно сверьте по ИНН и дате рождения. Создавать дубль физлица нельзя: это приведёт к задвоению данных для НДФЛ и отчётности.
• Личные данные. По ссылкам в карточке — паспорт, адрес, гражданство.
• ИНН и СНИЛС. Без СНИЛС не сдать ЕФС-1, поэтому заполните сразу.
• Способ выплаты. Если зарплата идёт на карту, в карточке сотрудника откройте Выплаты, учёт затрат и укажите способ выплаты «На карту» с номером банковского счёта (или реквизитами зарплатного проекта). Иначе выплата встанет «через кассу».

После записи карточки сотрудника можно сразу перейти к приёму — в карточке есть ссылка Оформить документ → Приём на работу.

Документ «Приём на работу»: заполняем по шагам

Основной документ. Создаётся из карточки сотрудника или через Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (кнопка Создать → Приём на работу). Для нескольких человек одной датой удобнее Приём на работу списком.

Вкладка «Главное»

1. Сотрудник — выбирается из справочника (или подставляется, если открыли из карточки).
2. Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору. Именно она попадёт в трудовую книжку и ЕФС-1.
3. Подразделение и должность — если ведётся штатное расписание, выбирается позиция; оклад подтянется из неё.
4. Вид занятости — Основное место работы, Внутреннее совместительство или Внешнее совместительство.
5. График работы — пятидневка, сменный и т. д. Если нужного графика нет, его создают в Настройка → Графики работы сотрудников.
6. Испытательный срок — укажите число месяцев, если он есть по договору.

Вкладка «Оплата труда»

Здесь задаются плановые начисления, которые будут рассчитываться каждый месяц:

• строка Оплата по окладу (или по тарифу) с суммой;
• при необходимости — надбавки, доплаты, районный коэффициент;
• порядок выплаты аванса (фиксированной суммой, процентом или расчётом за первую половину месяца).

Размер здесь — это плановая сумма за полный месяц. Фактический расчёт за первый месяц с учётом даты приёма программа сделает сама при начислении зарплаты.

По авансу есть три режима: фиксированная сумма, процент от оклада и расчёт за первую половину месяца. Процент и фиксированную сумму удобно ставить для стабильных окладов, расчёт за половину месяца — когда много переменных начислений. Выбор можно поменять позже отдельным документом, не трогая приём.

Вкладка «Трудовой договор»

Номер и дата договора, срок (бессрочный или срочный с датой окончания). Эти данные уходят в печатную форму договора и в отчётность.

После заполнения проведите документ. Сотрудник появится в списке работающих, а его плановые начисления — в расчёте зарплаты со следующего периода.

Испытательный срок, график и совместительство: на что смотреть

Несколько условий приёма напрямую регулируются Трудовым кодексом, и в документе их легко задать неверно.

Испытательный срок (ст. 70 ТК РФ) по общему правилу — не более 3 месяцев, для руководителей и главных бухгалтеров — до 6 месяцев. С некоторыми категориями (например, при срочном договоре до 2 месяцев) испытание устанавливать нельзя — программа это не контролирует, следите сами.

Совместительство. Для совместителя в поле вида занятости выберите Внутреннее или Внешнее совместительство. По совместительству рабочее время, как правило, ограничено половиной нормы — это отражается через график работы с сокращёнными часами или через процент ставки в штатном расписании.

Срочный договор. Если договор срочный, на вкладке трудового договора укажите дату окончания и основание срочности. Тогда программа напомнит о завершении договора.

Иностранные работники. Для иностранца в карточке физлица заполняется гражданство и статус (временно пребывающий, временно или постоянно проживающий) — от него зависят взносы и НДФЛ. Помните про внешнюю обязанность: о приёме иностранца работодатель уведомляет территориальный орган МВД по миграции. ЗУП такое уведомление сам не отправляет — оно подаётся отдельно, вне программы.

Вычеты по НДФЛ и первое начисление зарплаты

Приём создаёт трудовые отношения, но не учитывает налоговые льготы работника — их вносят отдельно, иначе НДФЛ удержат без вычетов.

Если у сотрудника есть дети, он пишет заявление на стандартный вычет и прикладывает подтверждающие документы (свидетельства о рождении, при необходимости — справки). В ЗУП право на вычеты вводится в карточке сотрудника через Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты (название ссылки зависит от релиза). Там указываются количество детей, очерёдность и месяц, с которого вычет применяется.

Если новый сотрудник трудоустроен не с начала года, для корректного расчёта НДФЛ и вычетов понадобится справка о доходах с прошлого места работы. Данные из неё вносятся в ту же группу Налог на доходы — иначе программа посчитает, что доход у человека с начала года нулевой, и может предоставить лишние вычеты.

После проведения приёма и ввода вычетов сотрудник автоматически попадёт в документ Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц. Отдельно «запускать» расчёт по новичку не нужно — он встанет в общий список работающих.

Печатные формы, трудовой договор и отчётность в СФР

Когда документ проведён, из него печатаются кадровые бумаги. Кнопка Печать в форме приёма даёт на выбор:

• Приказ о приёме — унифицированная форма Т-1 (или своя форма организации);
• Трудовой договор — по шаблону, который можно донастроить;
• Приказ о приёме списком — форма Т-1а, если принимали нескольких человек одним документом.

С 2013 года унифицированные формы необязательны: организация вправе утвердить свои бланки приказа и договора. Форма Т-1 в 1С остаётся как привычный шаблон.

Про личную карточку. Унифицированная форма Т-2 как обязательная отменена, но вести персональный учёт работника организация всё равно должна — по собственной форме. В ЗУП данные для неё собираются в карточке сотрудника автоматически.

Отчётность в СФР. С 2023 года СЗВ-ТД заменена подразделом 1.1 отчёта ЕФС-1 (бывший ФСС и ПФР теперь — единый СФР). При приёме кадровое мероприятие ПРИЁМ нужно отразить не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.

В ЗУП сведения для ЕФС-1 формируются из проведённого документа приёма. Отчёт собирается в Отчётность, справки → ЕФС-1 — там мероприятие по новому сотруднику подтянется автоматически, останется проверить и отправить.

Частые ошибки при оформлении приёма

Ошибки здесь почти всегда «тихие»: документ проводится, а вылезает всё при расчёте зарплаты или сдаче отчёта.

• Дубль физлица. Самая частая. Человека завели повторно, не заметив подсказку о совпадении. Итог — расщеплённый доход по НДФЛ и ошибки в ЕФС-1. Лечится переносом данных и пометкой дубля на удаление.
• Приём задним числом после изменения штатки. Если штатное расписание изменили позже даты приёма, ставки на момент приёма «нет». Сначала проводят изменение штатки нужной датой, потом приём.
• Пустой график работы. Без графика программа не рассчитает норму времени и зарплату за первый месяц. График обязателен даже для оклада.
• Забыли про ЕФС-1. Срок — следующий рабочий день после приказа. Пропуск — повод для штрафа, программа сама отчёт не отправит.
• Неверный вид занятости у совместителя. Если совместителя приняли как основное место, задвоится норма времени и стаж.
• Не внесли данные с прошлой работы. Для принятого в середине года без справки о доходах программа посчитает доход с начала года нулевым и может дать лишние стандартные вычеты — потом придётся пересчитывать НДФЛ.
• Оклад в документе и в штатке разошлись. Если штатное расписание ведётся, а оклад в приёме поставили вручную «мимо» позиции, при проверке соответствия штатке вылезет расхождение. Правьте либо штатку, либо сумму в документе.