Приглашение контрагента к обмену электронными документами в 1С

Пригласить контрагента в 1С можно прямо из его карточки: откройте контрагента, нажмите ЭДО и выберите команду приглашения к обмену электронными документами. Программа сама найдёт его идентификатор участника по ИНН и КПП и отправит приглашение через вашего оператора. Через минуту строка появится в списке исходящих приглашений со статусом ожидания.

Частое заблуждение — что приглашение уходит на e-mail и контрагенту надо «что-то скачать». Нет. Если партнёр уже подключён к любому оператору ЭДО, приглашение придёт ему в программу или в веб-кабинет оператора. Письмо на почту нужно только тем, у кого ЭДО ещё нет вообще.

Что должно быть готово до отправки приглашения

Без работающей учётной записи ЭДО кнопка приглашения либо неактивна, либо выдаёт ошибку. Проверьте четыре вещи.

• 🔑 Электронная подпись. Действующий сертификат руководителя или уполномоченного сотрудника, установленный на компьютере. Если подписывает не руководитель, а сотрудник, ему нужна своя подпись физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД), зарегистрированная у оператора.
• 🧾 Учётная запись ЭДО организации. Создаётся в Администрирование → Обмен электронными документами (в некоторых релизах — Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы). Там же видно оператора и идентификатор участника.
• 🌐 Интернет-поддержка. Должна быть подключена: через неё 1С обращается к сервису 1С-ЭДО и ищет контрагентов.
• ⚙️ Флажок использования ЭДО. В разделе настроек обмена электронными документами должна быть включена работа с электронными документами.

Быстрый тест: откройте учётную запись ЭДО и нажмите тест настроек. Если все пункты зелёные — можно приглашать.

Таблица: что проверить и где

Карточка контрагента: что заполнить, чтобы его нашли

1С ищет партнёра в сети ЭДО по паре ИНН + КПП. Одна ошибка в цифре — и поиск вернёт пустоту или чужую организацию.

Если контрагент уже есть в справочнике

1. Откройте Справочники → Контрагенты.
2. Найдите организацию поиском по наименованию или ИНН.
3. Сверьте ИНН и КПП с последним актом сверки или договором.
4. Для обособленного подразделения проверьте КПП именно того филиала, с которым будете обмениваться.

Если контрагента ещё нет

1. В списке контрагентов нажмите Создать.
2. Введите ИНН в поле поиска по реквизитам. 1С подтянет наименование, адрес и КПП из ЕГРЮЛ, если подключена интернет-поддержка.
3. Проверьте вид контрагента: юрлицо, ИП или физлицо. У ИП КПП нет — это нормально.
4. Запишите карточку.

Проверка, подключён ли партнёр к ЭДО

В списке контрагентов есть команда проверки подключения к ЭДО (находится в меню ЭДО над списком). Выделите одну или несколько строк и запустите её. Напротив каждого контрагента 1С покажет, найден ли он у какого-либо оператора и какие у него идентификаторы.

Результат подскажет, какой способ приглашения выбрать:

• ✅ найден один идентификатор — приглашаете по нему, это самый быстрый вариант;
• 🔀 найдено несколько — уточните у партнёра, какой ящик у него рабочий;
• ❌ не найден — приглашение уйдёт письмом на электронную почту.

Отправка приглашения из 1С: пошагово

Способов два: из карточки одного контрагента и пакетом по списку. Логика одинаковая.

Приглашение одного контрагента

1. Откройте карточку контрагента.
2. Нажмите кнопку ЭДО в командной панели карточки.
3. Выберите команду приглашения к обмену электронными документами.
4. В открывшейся форме укажите свою организацию (если в базе их несколько) и учётную запись ЭДО.
5. Проверьте идентификатор получателя. Если 1С нашла его автоматически — оставьте. Если нет — вставьте ID, полученный от партнёра.
6. Если ID нет, заполните e-mail контрагента и при желании текст письма.
7. Нажмите Отправить.

Пакетное приглашение

Удобно при переходе на ЭДО, когда партнёров десятки.

1. В списке Справочники → Контрагенты выделите нужные строки с зажатым Ctrl или Shift.
2. Через меню ЭДО запустите приглашение.
3. 1С откроет помощник со списком: по найденным контрагентам будет стоять ID, по ненайденным — поле для e-mail.
4. Заполните пустые адреса, снимите флажки с тех, кого приглашать не нужно.
5. Отправьте.

Какой способ выбрать

Если у партнёра ЭДО нет: приглашение по электронной почте

Небольшие поставщики и ИП часто вообще не подключены к электронному документообороту. Отказываться от них не нужно — приглашение по e-mail как раз для этого случая.

Что получит партнёр

На указанный адрес придёт письмо от оператора с вашим названием, ИНН и ссылкой. По ссылке партнёр регистрируется в веб-кабинете: вводит реквизиты, ставит свою подпись. После регистрации ваше приглашение уже будет ждать его во входящих — останется нажать «Принять».

Как поднять шансы на ответ

1. Предупредите партнёра звонком до отправки. Письмо от незнакомого сервиса легко принять за рассылку.
2. Укажите адрес бухгалтера, который будет работать с документами, а не общий info@.
3. Напишите в тексте приглашения, какие документы планируете отправлять: УПД, акты, счета-фактуры. Так понятнее, зачем это партнёру.
4. Подскажите, что входящие документы в веб-кабинете у большинства операторов бесплатны.

Статусы приглашения: как понять, что связь установлена

Все приглашения собраны в одном месте: форма приглашений к обмену, вкладки исходящих и входящих. Открыть её можно из раздела обмена электронными документами или через панель «Текущие дела ЭДО».

Статусы обновляются при каждом обмене с оператором. Если в базе не настроено расписание обмена, нажмите кнопку обмена с сервисом вручную или откройте «Текущие дела ЭДО» — там видно всё, что пришло.

Роуминг: если у вас и у партнёра разные операторы

У вас 1С-ЭДО, у партнёра Диадок или СБИС — обычная ситуация. Документы между разными операторами ходят через роуминг: операторы передают их друг другу по своим каналам.

Как это выглядит со стороны 1С

1. Вы приглашаете контрагента по его ID с префиксом другого оператора.
2. Если роуминг между вашими операторами уже настроен технически, приглашение уходит так же, как внутри сети.
3. Если для этой пары организаций роуминг ещё не включён, оператор формирует заявку на настройку. Срок — обычно от одного до нескольких рабочих дней.
4. После настройки приглашение доставляется партнёру, дальше — обычный цикл статусов.

Что ускоряет настройку роуминга

• 📞 Предупредите партнёра: часть операторов включает роуминг только после подтверждения со стороны клиента.
• 🆔 Передайте партнёру свой ID. Он может сам пригласить вас из своей системы — иногда так быстрее.
• 🏢 Если у партнёра несколько ящиков у разных операторов, выберите тот, где уже есть роуминг с вашим оператором.

Сколько это стоит

Ориентиры приблизительные, точные цены зависят от тарифа. Входящие документы у большинства операторов бесплатны. Исходящие тарифицируются пакетами, ориентировочно от нескольких рублей до 10–15 рублей за документ. Роуминг с крупными операторами обычно не тарифицируется отдельно, но условия своего тарифа уточните у оператора.

Почему приглашение не уходит или зависает

Ниже ситуации, которые встречаются чаще всего. Нажмите на симптом, чтобы увидеть причину и решение.

Если ни одна ситуация не подошла, откройте протокол обмена в учётной записи ЭДО. Там дословный текст ответа оператора — его и передавайте в поддержку.

Частые вопросы