Как принять поставку спиртного и подтвердить ТТН в ЕГАИС

Чтобы принять алкоголь в 1С, откройте рабочее место обмена с ЕГАИС, загрузите входящую ТТН от поставщика, сверьте её с тем, что реально привезли, и отправьте в ЕГАИС один из трёх ответов: подтверждение, акт расхождений или отказ. Пока вы не подтвердили накладную, продукция не встанет на ваши остатки в ЕГАИС и продавать её нельзя.

Знакомая сцена: машина с товаром у дверей, кладовщик вскрывает короба, а в ЕГАИС висит ТТН на сорок позиций — и две бутылки коньяка оказались битыми. Разберём весь путь приёмки алкогольной продукции: от проверки УТМ и сканирования акцизных марок до подтверждения ТТН и оформления расхождений.

Порядок действий одинаков для 1С:Розницы, Управления торговлей и УНФ — различаются только названия разделов в меню. Операции с ЕГАИС идут через отдельное рабочее место, а не через обычный документ поступления.

С чего начать: УТМ, марки и сопоставление товара

Связь с ЕГАИС обеспечивает УТМ — универсальный транспортный модуль. Это служебная программа, которая стоит на компьютере в магазине, подписывает документы вашим сертификатом и обменивается данными с сервером ЕГАИС. 1С сама в ЕГАИС не ходит — она отправляет и забирает документы через УТМ.

Первым делом убедитесь, что УТМ работает. Откройте в браузере http://localhost:8080 — это домашняя страница модуля. Если она открылась и показывает два сертификата (ГОСТ-сертификат РСА для подписи документов и квалифицированную подпись), связь в порядке. Белый экран или ошибка — модуль не запущен или просрочен сертификат на крипто-ключе.

УТМ должен работать постоянно: он сам опрашивает сервер ЕГАИС и складывает входящие документы, даже когда 1С закрыта. Если модуль выключить, накладные от поставщиков просто копятся на сервере и не приходят к вам. Крипто-ключ (JaCarta или Рутокен ЭЦП) с сертификатом при этом должен быть вставлен в тот же компьютер — без него УТМ не подпишет ни один ответ.

Для крепкого алкоголя понадобится 2D-сканер: при приёмке вы будете считывать двухмерный код с каждой федеральной специальной марки. Обычный линейный сканер штрихкодов марку не прочитает.

Отдельный шаг, который часто пропускают, — сопоставление номенклатуры . Позиции в ТТН приходят с кодами алкогольной продукции ЕГАИС (алкокодами). При первой загрузке их нужно связать с карточками товара в вашей базе 1С. Пока алкокод не сопоставлен, товар не оприходуется на нужную номенклатуру.

Как загрузить входящую ТТН из ЕГАИС

Поставщик, отгружая товар, формирует в своей системе товарно-транспортную накладную ЕГАИС. Она уходит на сервер ЕГАИС и попадает в ваш УТМ. Ваша задача — забрать её в 1С.

Откройте рабочее место обмена с ЕГАИС (в разных конфигурациях оно называется «Обмен с ЕГАИС» и находится в разделе, посвящённом ЕГАИС или закупкам). Нажмите команду получения документов — 1С запросит у УТМ новые данные.

Входящие накладные появятся в списке со статусом, что требуется ваш ответ. Порядок работы такой:

1. Откройте входящую ТТН — внутри перечень позиций с количеством, кодами продукции и реквизитами поставщика.
2. Если в накладной есть позиции без сопоставления, 1С подсветит их — свяжите каждую с карточкой номенклатуры или заведите новую.
3. На основании ТТН создайте документ поступления в учёте — он отразит приход в вашей товароучётной системе.

Накладная приходит от поставщика ровно в том виде, в каком он её отгрузил: его реквизиты, его количество, его алкокоды. Поменять содержимое ТТН вы не можете — можете только согласиться с ней или заявить расхождение. Поэтому если видите в накладной явную ошибку поставщика (не та позиция, лишняя строка), не пытайтесь её «подправить» в своей базе — это решается актом расхождений или отказом.

Проверка акцизных марок: помарочный учёт

Для крепкого алкоголя и вина с 2018 года действует помарочный (бутылочный) учёт: в ЕГАИС числится не просто «10 бутылок», а каждая бутылка со своей маркой. Поэтому при приёмке марки сканируют.

Как это выглядит на практике:

• 📦 Открываете форму сканирования марок внутри входящей накладной.
• 🔍 2D-сканером считываете код с федеральной специальной марки каждой бутылки по позиции.
• ✅ 1С сверяет количество отсканированных марок с количеством в ТТН и показывает расхождения.

Если марка не читается или её физически нет на бутылке — это повод не принимать такую единицу: по неподтверждённой марке потом не пройдёт розничная продажа через кассу.

На что обратить внимание при сканировании:

• 🏷️ сканируется именно двухмерный код марки, а не линейный штрихкод товара на этикетке;
• 🔁 если марка считалась дважды, 1С это заметит и не задвоит бутылку;
• ❓ марку, которой нет в этой ТТН, система подсветит как лишнюю — значит, бутылка приехала не из этой поставки.

Когда количество отсканированных марок меньше, чем в накладной, расхождение переносится в акт: вы фактически принимаете столько бутылок, сколько реально приняли по маркам.

Отдельная история — пиво и пивные напитки. В ЕГАИС они учитываются по объёму, помарочно их не сканируют. Зато маркированное пиво попадает под «Честный ЗНАК»: коды маркировки Data Matrix принимают не через ЕГАИС, а через ЭДО — по универсальному передаточному документу от поставщика. Это два параллельных учёта, не путайте их.

Как подтвердить накладную в ЕГАИС

Когда фактическая поставка совпала с ТТН — и по количеству, и по маркам, — отправляйте акт подтверждения. Это согласие принять накладную целиком.

В рабочем месте обмена откройте накладную и выберите действие подтверждения. 1С сформирует акт, передаст его через УТМ в ЕГАИС, и после приёма сервером товар встанет на ваш остаток. Обычно ответ приходит в течение нескольких минут — статус накладной сменится на принятый.

После подтверждения:

• продукция доступна для розничной продажи через кассу с передачей чеков в ЕГАИС;
• остаток в ЕГАИС по этим позициям увеличивается;
• документ поступления в 1С можно проводить по учёту.

Подтверждение возможно только на всю накладную сразу. Принять часть позиций, а по остальным заявить недостачу через простое подтверждение нельзя — для этого есть акт расхождений.

Если после отправки статус долго не меняется, проверьте очередь обмена в УТМ: иногда документ зависает из-за того, что модуль не достучался до сервера ЕГАИС. В этом случае помогает повторная команда обмена из рабочего места, а не создание второго акта — дублировать ответ по одной ТТН не нужно.

Что делать при расхождениях и возврате

Фактическое количество не сошлось с ТТН — недовоз, бой, пересорт. В этом случае вместо подтверждения оформляют акт расхождений.

Порядок такой:

1. В накладной укажите фактически принятое количество по каждой позиции.
2. Сформируйте акт расхождений и отправьте его через УТМ.
3. Акт уходит поставщику — он должен его подтвердить или отклонить.

Пока поставщик не ответил, накладная в подвешенном состоянии. Если он подтвердил акт — на ваш остаток встанет только фактически принятое, недовоз остаётся за ним. Если отклонил — придётся либо принимать накладную как есть, либо оформлять полный отказ.

Поэтому расхождение лучше фиксировать актом сразу при приёмке, а не «разобраться потом»: чем дольше накладная висит без ответа, тем сложнее свести остатки и тем выше риск, что товар уже разошёлся по залу, а в ЕГАИС его ещё нет. Если поставщик затягивает с ответом на акт расхождений, с ним проще созвониться — через саму систему поторопить его нельзя.

Полный отказ (акт отказа ТТН) нужен, когда поставка целиком не ваша, пришёл дубль уже принятой накладной или товар полностью бракован. После отказа ваши остатки не меняются, а накладная закрывается.

Возврат уже принятого алкоголя — отдельная операция. Вы как получатель формируете возвратную (расходную) ТТН в адрес поставщика: товар списывается с вашего остатка в ЕГАИС и уходит обратно. Это не то же самое, что отказ при приёмке.

Коротко разница между тремя ответами и возвратом:

• Подтверждение — приняли всё, товар встал на остаток.
• Акт расхождений — приняли часть, остальное осталось за поставщиком (нужно его согласие).
• Отказ — не приняли ничего, остаток не изменился.
• Возвратная ТТН — приняли, а потом отправляем обратно; это уже движение по вашему остатку.

Контроль остатков после приёмки: регистры ЕГАИС

После подтверждения стоит убедиться, что товар действительно встал на остаток в ЕГАИС, а не завис. Остатки в ЕГАИС хранятся на двух регистрах:

Принятый по ТТН алкоголь попадает на регистр 1 — это склад. Чтобы продавать его в рознице через кассу, продукцию переводят на регистр 2 внутренним документом перемещения в торговый зал.

Это частая причина вопроса «товар принял, а касса его не продаёт»: бутылки стоят на регистре 1, а касса списывает с регистра 2. Пока не сделано перемещение в зал, продажа не пройдёт. Перемещать можно и частями — ровно столько, сколько выставляете на полку.

Сверить остатки можно так:

• запросите актуальные остатки из ЕГАИС командой обмена в том же рабочем месте;
• сравните их с остатками по учёту в 1С;
• разберите расхождения — обычно это неподтверждённые ТТН или непроведённые перемещения.

Для крепкого алкоголя учёт идёт ещё и помарочно: по каждой бутылке с маркой. Если помарочный остаток не сходится с количественным, значит, часть марок при приёмке не отсканирована — их добавляют отдельным актом постановки на баланс.

Частые вопросы