Как оформить внутреннего и внешнего совместителя в 1С

Совместителя принимают тем же документом, что и основного работника, — Приём на работу, только в поле «Вид занятости» выбирают Внутреннее совместительство или Внешнее совместительство. В 1С:ЗУП 3.1 путь к документу: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. В 1С:Бухгалтерии 3.0 с полным кадровым учётом — Зарплата и кадры → Приёмы на работу.

Главное отличие от основного места — доля ставки (обычно 0,5) и ограничение по времени: совместитель работает не более 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство — это вторая должность у того же работодателя, внешнее — работа у другого работодателя в свободное от основной время.

Ниже разберём подготовку базы, пошаговый приём обоих видов совместителей, настройку оплаты по отработанному времени, табелирование и отчётность в СФР.

Что проверить в базе перед приёмом

До создания документа убедитесь, что в штатном расписании есть свободная ставка под должность совместителя. Если штатное расписание ведётся (Настройка → Штатное расписание в ЗУП), позиция должна допускать неполную ставку — долю 0,5 или 0,25.

Ключевой момент для внутреннего совместителя: один человек — это одно физлицо, но несколько «сотрудников». Справочник Сотрудники хранит позиции (место работы), справочник Физические лица — самого человека. При внутреннем совместительстве вы создаёте новую карточку сотрудника, но привязываете её к уже существующему физлицу — не заводите дубль.

Для внешнего совместителя проверьте по СНИЛС, нет ли этого человека в базе. Совпадение бывает, если раньше он у вас уже работал.

Чем внутреннее совместительство отличается от внешнего

Вид занятости влияет на карточку сотрудника, трудовой договор и отчётность. Сравните, прежде чем выбрать:

Вид занятости нельзя «дописать» в основную должность — на совместительство всегда оформляют отдельный приём, отдельный трудовой договор и отдельную карточку сотрудника.

Не путайте совместительство с совмещением. Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня за доплату, без отдельного трудового договора и без отдельного приёма. В 1С совмещение оформляют не документом приёма, а назначением доплаты (например, через Изменение оплаты труда или разовое начисление). Если вам нужно именно совмещение — этот документ приёма не подходит, и отдельная карточка сотрудника не заводится.

Как принять внутреннего совместителя в 1С:ЗУП

Порядок действий в 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и нажмите Создать → Приём на работу.
2. В поле «Сотрудник» нажмите Создать нового. В карточке в строке выбора физлица найдите и выберите существующего человека — того, кто уже принят на основную должность.
3. Программа подхватит паспорт, СНИЛС и ИНН из физлица. Задайте новое наименование позиции, например «Иванов И. И. (совместитель)».
4. Вернитесь в документ приёма. Укажите подразделение, должность и дату приёма.
5. В поле «Вид занятости» выберите Внутреннее совместительство.
6. Поставьте «Размер ставки» (долю) — например 0,5. Выберите график неполного рабочего времени.
7. На вкладке «Оплата труда» укажите плановое начисление — оклад по позиции. При доле 0,5 начисление будет считаться пропорционально.
8. Проведите документ. При необходимости распечатайте приказ по форме Т-1.

Оклад в карточке указывают полный по позиции штатного расписания — долю ставки программа учтёт сама при расчёте. Не делите оклад на два вручную: тогда начисление уменьшится дважды.

Специфика приёма внешнего совместителя

Для внешнего совместителя документ тот же, но физлицо обычно новое:

1. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу.
2. Создайте нового сотрудника и новое физлицо. Внесите паспорт, СНИЛС, ИНН.
3. В поле «Вид занятости» выберите Внешнее совместительство.
4. Укажите долю ставки и график неполного времени так же, как для внутреннего.
5. На вкладке с НДФЛ, как правило, стандартные вычеты не указывают — их работник получает по основному месту (ст. 218 НК РФ). Вычет можно предоставить только по одному работодателю и только по заявлению.

Трудовую книжку внешний совместитель вам не приносит — она хранится у основного работодателя. Запись о совместительстве по желанию работника вносит именно основной работодатель, на основании справки или копии приказа от вас.

Страховые взносы каждый работодатель начисляет на свои выплаты самостоятельно. Предельная база по взносам отслеживается по каждому работодателю отдельно — выплаты у основного работодателя вы не видите и не суммируете.

Оплата по отработанному времени и доля ставки

Оплата совместителю — пропорционально отработанному времени или по выработке, на условиях трудового договора (ст. 285 ТК РФ). В 1С это обеспечивается связкой «доля ставки + график неполного времени».

Как считается оклад при доле ставки 0,5. Допустим, оклад позиции — 60 000 ₽, норма месяца — 20 дней, совместитель отработал все 20 дней по своему графику:

• начислено = 60 000 × 0,5 = 30 000 ₽ за полностью отработанный по графику месяц;
• если отработано 10 дней из 20 по графику — 30 000 × 10 / 20 = 15 000 ₽.

Расчёт выполняет документ Начисление зарплаты и взносов (ЗУП) или Начисление зарплаты (БП). Отдельных видов расчёта под совместительство заводить не нужно — хватает стандартного «Оплата по окладу», доля ставки уже заложена в карточке.

Зарплата совместителя отражается теми же проводками, что и обычная оплата труда. Счёт затрат зависит от подразделения и характера работы:

Проводки формируются при проведении документа начисления. В 1С:Бухгалтерии счёт затрат берётся из настроек отражения зарплаты, в ЗУП — выгружается в бухгалтерскую базу документом синхронизации.

Аванс и окончательный расчёт совместителю выплачивают в те же сроки, что и остальным работникам. Отдельного порядка выплат для совместителей нет: они попадают в общую ведомость Ведомость в банк или Ведомость через кассу наравне с основными сотрудниками. Если по совместителю настроен отдельный способ выплаты (например, другой банк), его указывают в карточке сотрудника на вкладке с выплатами.

Учёт рабочего времени: не более 4 часов в день

Совместитель работает не более 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ). В дни, когда по основному месту работник свободен от работы, он может трудиться у вас полный день. Но за месяц отработанное время не должно превышать половину месячной нормы.

Чтобы 1С считала время верно, совместителю назначают график неполного рабочего времени:

1. Настройка → Графики работы сотрудников — создайте график, например «4 часа, 5 дней».
2. В карточке приёма укажите этот график в поле «График работы».
3. Табель заполнится автоматически по графику; при отклонениях вводят Табель или документы-отклонения (отпуск, больничный).

Унифицированная форма Т-13 (табель) по совместителю ведётся на общих основаниях. Часы в табеле — по графику совместителя, а не по полной норме.

Отпуск совместителю предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ), даже если он ещё не отработал полгода. В 1С отпуск оформляют документом Отпуск на карточку сотрудника-совместителя.

Отчётность в СФР и кадровые документы

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а СЗВ-ТД заменён на подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

При приёме совместителя подаётся подраздел 1.1 ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С отчёт формируется из Кадры → Электронные трудовые книжки (ЗУП) или из 1С-Отчётность. В сведениях указывается мероприятие «ПРИЁМ» и признак «Совместительство».

Совместители попадают и в регулярную отчётность:

• 📄 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно в ФНС, включает всех работников, в том числе совместителей;
• 📄 РСВ — страховые взносы с выплат совместителю;
• 📄 6-НДФЛ — удержанный НДФЛ по этой должности.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся и при увольнении совместителя — с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ» в тот же срок. Отдельного внешнего совместителя увольняют самостоятельным документом Увольнение, не затрагивая основную должность.

Кадровый пакет при приёме стандартный: заявление работника, трудовой договор с условием о совместительстве, приказ о приёме. В трудовом договоре обязательно указывают, что работа является совместительством (ст. 282 ТК РФ) — без этого условия договор считается заключённым по основному месту.

Типичные ошибки при оформлении

Ошибки в приёме совместителя всплывают позже — в отчётности и при расчёте зарплаты. Вот что проверить до проведения документов:

• 🔁 Задвоение физлица. Для внутреннего совместителя создана новая карточка физлица вместо выбора существующего. Итог — два СНИЛС на одного человека и расхождения в ЕФС-1, РСВ и персонифицированных сведениях. Исправляется объединением физлиц через Кадры → Сервис → Объединение карточек.
• ➗ Оклад поделён вручную. В карточку внесли половину оклада, а доля ставки уже стоит 0,5. Начисление уменьшается дважды. Указывайте полный оклад позиции — долю программа учтёт сама.
• 📅 Полный график вместо неполного. Совместителю оставили обычный график 40 часов. Табель наберёт полную норму, время превысит лимит 4 часа в день. Назначайте график неполного времени.
• 💸 Вычеты НДФЛ у внешнего совместителя. Стандартные вычеты применили и у вас, и по основному месту — работник получит их дважды, а по итогам года придётся доудерживать НДФЛ.
• 📝 Нет условия о совместительстве в договоре. Если в трудовом договоре не указано, что работа — по совместительству, он считается заключённым по основному месту (ст. 282 ТК РФ).

Частые вопросы