Приём сотрудника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: порядок действий

Приём работника оформляют в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения (в 1С:ЗУП 3.1) или в Зарплата и кадры → Сотрудники (в 1С:Бухгалтерии 3.0). До документа нужно внести физлицо и заполнить его персональные данные, а после — не забыть про отчёт ЕФС-1, который сдают не позднее следующего рабочего дня.

Разберём весь порядок: что подготовить заранее, как создать сотрудника и документ приёма, где задать оклад и график, как подтянуть вычеты по НДФЛ, какие проводки появятся при начислении зарплаты и какую отчётность программа потребует в день приёма. Инструкция подходит и для ЗУП, и для упрощённого кадрового учёта в Бухгалтерии — различия отмечены отдельно.

Что подготовить до оформления приёма

Приём пройдёт быстрее, если заранее заполнены общие справочники. Иначе программа будет останавливать вас на полпути и просить создать недостающие элементы прямо из документа.

Проверьте, что в базе готово:

• 🏢 Подразделения — Настройка → Подразделения. Без подразделения сотрудника не принять.
• 👔 Должности — Настройка → Должности. Название должно совпадать с трудовым договором.
• 📅 График работы — Настройка → Графики работы. Типовая пятидневка с 8-часовым днём обычно уже заведена; для сменного режима график создают отдельно.
• 💰 Начисления — вид «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу» в Настройка → Начисления.

Отдельно решите, ведёте ли вы штатное расписание. Флаг включается в Настройка → Кадровый учёт (ЗУП) или в настройках зарплаты (Бухгалтерия). Если штатное расписание ведётся, при приёме программа предложит выбрать позицию, а должность и оклад подтянутся из неё автоматически — вручную их уже не меняют. Если не ведётся, должность и размер оплаты вводят прямо в документе.

Подготовьте и документы, которые приносит сам работник, — без них часть полей не заполнить:

Физлицо и сотрудник: как 1С хранит данные о работнике

В 1С данные о человеке разложены по двум справочникам, и их важно не путать.

Физические лица — паспорт, СНИЛС, ИНН, дата рождения, адрес, гражданство. Это сведения о человеке как таковом.

Сотрудники — конкретные трудовые отношения с вашей организацией: должность, оклад, вид занятости.

Один человек может быть сотрудником несколько раз: например, основное место работы плюс внутреннее совместительство. Тогда в справочнике Сотрудники будет два элемента, а физлицо — одно. Если на каждую ставку заводить новое физлицо, у работника задвоятся СНИЛС и ИНН, а отчётность в СФР и ФНС уйдёт с ошибкой.

Поэтому при создании сотрудника программа ищет физлицо по ФИО и дате рождения. Если выпадает подсказка «найдено похожее физлицо» — почти всегда нужно выбрать существующее, а не создавать новое.

Персональные данные вносят в карточке физлица (ссылка Личные данные в карточке сотрудника). Обязательный минимум для отчётности:

• СНИЛС — без него не сдать персонифицированные сведения;
• ИНН — при наличии (отсутствие ИНН не блокирует приём);
• дата рождения, пол, гражданство;
• паспортные данные и адрес;
• воинский учёт — отдельная вкладка, заполняется для военнообязанных.

Оформление приёма в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП приём оформляют документом в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. Можно пойти и от карточки: Кадры → Сотрудники → Создать, а затем из карточки нажать Оформить документ → Приём.

Порядок заполнения документа:

1. Организация и дата приёма — дата по трудовому договору. С неё начинается учёт стажа и начислений.
2. Сотрудник — выберите или создайте. При создании проверьте подсказку о существующем физлице.
3. Подразделение и должность — из справочников. При ведении штатного расписания выбирается позиция.
4. Вид занятости — «Основное место работы», «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». От этого зависят лимиты по времени и порядок вычетов.
5. График работы — пятидневка или сменный график.

На вкладке «Оплата труда» добавляют плановые начисления: вид «Оплата по окладу» и его размер. Для совместителя оклад обычно указывают полный, а долю ставки (например, 0,5) задают в поле количества ставок — программа сама пересчитает плановую сумму.

На вкладке «Трудовой договор» вносят номер и дату договора, а на вкладке условий — испытательный срок. По Трудовому кодексу испытание не может превышать 3 месяцев (для руководителей и главбухов — до 6 месяцев).

После проведения документа сотрудник считается принятым: его оклад попадёт в ближайшее начисление зарплаты, а стаж начнёт считаться с даты приёма.

Приём работника в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый — он рассчитан на небольшой штат. Отдельного вида занятости и сложных графиков здесь нет, зато приём оформляется в пару кликов.

Путь зависит от настройки учёта в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты:

• При упрощённом кадровом учёте создавать отдельный документ не нужно. Идёте в Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать, помощник одной формой заводит физлицо, сотрудника и сам факт приёма: ФИО, дата приёма, должность и оклад.
• При полном учёте (флаг «Вести полный кадровый учёт») появляется журнал Зарплата и кадры → Приёмы на работу с отдельным документом, как в ЗУП.

Персональные данные (СНИЛС, ИНН, паспорт) заполняют по ссылкам в карточке сотрудника — так же, как в ЗУП.

Оплата труда, график и НДФЛ-вычеты

Размер оплаты задаётся в документе приёма, но есть нюансы, которые часто упускают.

Способ выплаты и аванс. Аванс настраивается в карточке сотрудника или организации: фиксированной суммой, процентом от оклада либо расчётом за первую половину месяца. С 2023 года НДФЛ удерживают и с аванса, поэтому «аванс 40% от оклада» и сумма на руки — не одно и то же.

График работы влияет на норму времени и на оплату: по окладу за полностью отработанный месяц платят полную сумму, при неполной норме — пропорционально отработанным дням.

Стандартные вычеты на детей не подтягиваются сами — их вводят отдельным заявлением. В ЗУП: карточка сотрудника → Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты. Вычет на первого и второго ребёнка — по 1400 ₽ в месяц, на третьего и каждого следующего — 3000 ₽. Вычеты применяются, пока доход с начала года не превысит установленный лимит; программа снимает их автоматически при достижении порога.

Если работник пришёл в середине года, для корректного контроля лимита дохода и вычетов вносят доходы с предыдущих мест работы — иначе вычеты могут отмениться раньше или позже, чем нужно.

Для внешнего совместителя вычеты, как правило, применяют по основному месту работы, а не у вас: работник сам выбирает, где их получать, и пишет заявление только в одной организации. Если по ошибке дать вычет и там, и там, по итогам года вылезет недоплата НДФЛ. Поэтому при приёме совместителя уточните, получает ли он вычеты в другом месте, и не вводите заявление «на всякий случай».

Проводки: как приём отражается в бухучёте

Сам документ приёма проводок не формирует — это кадровое событие, а не хозяйственная операция. Бухгалтерские проводки появляются позже, когда начисляется зарплата .

Чтобы проводки легли на правильные счета затрат, настраивают способ отражения зарплаты в бухучёте: Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте (ЗУП) либо в учётной политике по зарплате (Бухгалтерия). Способ можно задать на уровне организации, подразделения, сотрудника или конкретного начисления — программа берёт ближайший заданный.

Типовые проводки при начислении зарплаты:

Счёт затрат (20, 25, 26, 44) зависит от того, где занят работник, — именно его и определяет способ отражения, заданный при приёме. В ЗУП проводки формирует документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который по синхронизации переносится в Бухгалтерию; в самой Бухгалтерии проводки создаёт документ начисления зарплаты.

Отчётность в день приёма: ЕФС-1 и сроки

Самая частая промашка новичков — оформить приём в 1С и забыть про отчёт. А срок здесь жёсткий.

О приёме работника нужно отчитаться в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1, бывший СЗВ-ТД) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения трудового договора. Опоздание грозит штрафом.

В 1С отчёт формируют так:

1. После проведения приёма откройте Кадры → Электронные трудовые книжки (ЗУП) или раздел отчётности по сотрудникам (Бухгалтерия).
2. Программа покажет кадровое мероприятие, по которому ещё не отчитались.
3. Сформируйте ЕФС-1 с подразделом 1.1 и отправьте через оператора ЭДО или выгрузите для сдачи.

Остальную отчётность (персонифицированные сведения, РСВ, 6-НДФЛ) сдают в обычные сроки — она подтянет нового сотрудника автоматически, если персональные данные заполнены полностью.

Частые ошибки при приёме

Ошибки при приёме всплывают не сразу, а в момент расчёта зарплаты или сдачи отчётности. Вот те, что встречаются чаще всего.

• 🔁 Задвоение физлица. Нового сотрудника завели, проигнорировав подсказку о существующем физлице. Итог — два СНИЛС, два набора данных и ошибка в СФР. Лечится объединением карточек физлиц через обработку поиска и удаления дублей.
• 📅 Неверная дата приёма. Дату поставили «задним числом» или на день подписания вместо даты выхода. Стаж и первое начисление считаются от этой даты — проверяйте её по трудовому договору.
• 🪪 Пустой СНИЛС. Без СНИЛС не пройдут персонифицированные сведения. Если работник ещё не получил документ, оформите за него АДИ-РЕГ.
• 💸 Забытые вычеты. Заявление на стандартные вычеты не ввели, и с первого месяца удержали лишний НДФЛ. Вычеты вводят отдельным документом, а не в карточке приёма.
• ⏰ Пропущенный ЕФС-1. Приём провели, отчёт не сдали. Срок — следующий рабочий день, поэтому формируйте ЕФС-1 сразу после документа приёма.

Частые вопросы