Продажа товара в 1С: от оформления до чека и отчётов

Продажа товара в 1С оформляется разными документами, и выбор зависит от сценария. Оптовую отгрузку юрлицу проводят документом «Реализация товаров и услуг», розничную продажу покупателю за наличные или картой — чеком ККТ через рабочее место кассира (РМК). Ниже — порядок действий для «1С:Управление торговлей» (УТ 11) и «1С:Розница», с путями меню, печатными формами, маркировкой и возвратами.

Если продаёте партиями по договору с отсрочкой — это опт, нужна «Реализация». Если пробиваете чек на кассе здесь и сейчас — это розница, нужна касса. В одной базе УТ могут работать оба канала одновременно.

Перед первой продажей стоит потратить 10 минут на справочники: без заполненной номенклатуры и цены документ придётся дооформлять вручную.

Что подготовить до оформления продажи

Три справочника определяют, пройдёт продажа гладко или с ошибками проведения.

• 📦 Номенклатура. Карточка товара в справочнике НСИ и администрирование → Номенклатура. Проверьте единицу измерения, ставку НДС и признак «Маркируемая продукция», если товар подлежит маркировке.
• 💰 Виды цен. В УТ цена хранится в «Видах цен» (CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен) — это именно «Виды цен», не «Типы цен», как в «Бухгалтерии». Задайте хотя бы одну цену продажи, иначе в документ сумма не подставится.
• 🏢 Контрагент и соглашение. Для опта — карточка клиента и соглашение об условиях продаж (цена, срок оплаты, склад отгрузки). Для розницы контрагент не нужен, продажа идёт обезличенно.

Для постоянных клиентов условия удобно зафиксировать в соглашении: вид цены, допустимая скидка, срок оплаты, склад отгрузки. Тогда при оформлении продажи большинство полей подставится само, и менеджер не ошибётся с ценой. Разовую сделку можно провести и без соглашения — цену тогда вводят вручную.

Оптовая реализация в «Управлении торговлей»

Оптовая продажа — это отгрузка товара покупателю с оформлением накладной и, при необходимости, счёта-фактуры. Документ создаётся в разделе Продажи → Документы продажи (все) кнопкой «Создать → Реализация товаров и услуг».

Пошагово:

1. Укажите организацию, клиента и склад, с которого уходит товар.
2. На закладке «Товары» подберите номенклатуру кнопкой «Добавить» или «Заполнить → Подбор товаров». Количество и цена подставятся из вида цен.
3. Проверьте ставку и сумму НДС в нижней части табличной части.
4. Нажмите «Провести». Программа спишет товар со склада и сформирует задолженность клиента.

Чаще продажа идёт по цепочке «заказ → отгрузка». Тогда сначала оформляют «Заказ клиента » (Продажи → Заказы клиентов), резервируют товар, а «Реализацию» вводят на основании заказа кнопкой «Создать на основании». Это удобно, когда между договорённостью и отгрузкой проходит время.

Если клиент хочет сначала получить счёт на оплату, его тоже оформляют на основании заказа или напрямую. Тогда последовательность такая: счёт → поступление оплаты → реализация → печать накладной и счёта-фактуры. Такая цепочка даёт полную картину сделки: от выставленного счёта до закрытой задолженности.

После проведения «Реализация» формирует движения по взаиморасчётам (задолженность клиента) и по складу (списание). Оплату отражают отдельным документом — «Поступление безналичных денежных средств» или кассовым ордером.

Несколько практических моментов по опту:

• Цена вручную. Если нужная цена не задана видом цен, её можно ввести прямо в табличной части. Но тогда отчёты по скидкам и маркетингу покажут эту продажу как ручную правку — для регулярных продаж лучше завести вид цены.
• Продажа без НДС. Для организации на УСН в документе ставка НДС будет «Без НДС». Проверьте это в карточке организации — если по ошибке стоит общий режим, программа начислит налог.
• Отгрузка и оплата по отдельности. Задолженность клиента закрывается не самой реализацией, а документом оплаты. Пока оплаты нет, клиент числится должником — это видно в ведомости расчётов.

Розничная продажа через кассу и РМК

Розничная продажа оформляется чеком ККТ. Рабочее место кассира открывается из раздела Продажи → РМК (управляемый режим) — это основной экран в «1С:Розница» и доступный канал в УТ с подключённой кассой.

Порядок работы кассира:

1. Открыть смену — кнопка открытия кассовой смены в РМК. Без открытой смены чек не пробить.
2. Добавить товары — сканером штрихкода или подбором по наименованию.
3. Принять оплату — наличными, картой (эквайринг) или смешанно.
4. Пробить чек — программа печатает фискальный чек и, при подключении, отправляет электронный чек покупателю.
5. В конце дня — закрыть смену и снять Z-отчёт.

По итогам смены УТ автоматически формирует документ «Отчёт о розничных продажах», который сворачивает все чеки в одну проводку по выручке и списанию товара. Отдельно каждую розничную продажу проводить не нужно.

Онлайн-касса обязательна по 54-ФЗ; чек должен уходить в ОФД. Если касса не связалась с ОФД, чеки копятся в фискальном накопителе — устранить разрыв связи нужно в течение 30 дней, иначе накопитель заблокируется.

В РМК доступны типовые операции розницы без выхода из экрана кассира: применение дисконтной карты, ручная скидка на позицию или на весь чек, оплата несколькими способами в одном чеке (часть наличными, часть картой), продажа подарочного сертификата. Если сканер не подключён, товар находят подбором по наименованию или артикулу — продажа пройдёт, но для маркированного товара сканер обязателен.

Печатные формы: накладная, счёт-фактура, УПД

Из проведённого документа «Реализация» печатные формы вызываются кнопкой «Печать» в командной панели.

Счёт-фактуру в УТ выписывают отдельной командой «Создать на основании → Счёт-фактура» либо гиперссылкой в самом документе реализации. Если работаете с УПД, он объединяет накладную и счёт-фактуру — это сокращает документооборот и снижает риск расхождений между двумя бланками.

Состав печатных форм в меню «Печать» настраивается: лишние бланки можно убрать, а нужные вывести первыми. Если в комплекте не хватает фирменной формы с логотипом, её добавляют через внешнюю печатную форму или расширение конфигурации — так типовой документ остаётся нетронутым при обновлениях.

Продажа маркированного товара и «Честный знак»

Если товар подлежит обязательной маркировке (обувь, одежда, табак, молочка, вода и другие группы), при продаже код маркировки нужно вывести из оборота в системе «Честный знак» (ГИС МТ).

Как это работает в зависимости от канала:

• 🛒 Розница. При сканировании товара в РМК считывается код Data Matrix. После пробития чека сведения о выбытии уходят оператору ОФД, а он передаёт их в «Честный знак». Отдельно ничего отправлять не нужно — нужен только 2D-сканер.
• 📦 Опт. Коды маркировки включаются в состав УПД при отгрузке. Документ передаётся покупателю через ЭДО, и переход права собственности на коды фиксируется в ГИС МТ.

Обмен с «Честным знаком» настраивается один раз в настройках раздела маркировки (название пункта зависит от релиза конфигурации). Там же проверяют статус подключения к ГИС МТ.

Перед продажей маркированного товара полезно убедиться, что код действительно числится за вами в обороте. Если товар принят без сканирования кодов на приёмке, при продаже возникнет расхождение: система выбытия не найдёт код в вашем остатке. Поэтому маркировку сканируют на всех этапах — и при поступлении, и при продаже.

При оптовой отгрузке покупатель должен подтвердить приёмку УПД с кодами через ЭДО. Пока он не подписал документ, переход кодов в ГИС МТ не завершён — это частая причина «зависших» кодов, которые числятся и у вас, и у покупателя.

Возврат от покупателя и корректировка продажи

Возврат и корректировка — разные операции. Возврат оформляют, когда покупатель вернул товар. Корректировку — когда в уже проведённой продаже нашли ошибку (неверная цена, количество, номенклатура).

Оптовый возврат оформляют документом «Возврат товаров от клиента» в разделе Продажи → Возвраты и корректировки. Удобнее создавать его на основании исходной реализации — тогда подтянутся позиции и цены, останется указать фактически возвращённое количество. Товар приходуется обратно на склад, задолженность клиента уменьшается.

Розничный возврат проводят через РМК чеком возврата. Если смена уже закрыта, а чек пробит в прошлые дни — оформляют возврат отдельной операцией из журнала чеков.

Корректировка реализации (документ «Корректировка реализации») исправляет суммы и количество без физического движения товара. Её применяют по согласованию сторон, когда нужно изменить уже закрытую отгрузку, например при пересортице.

Возврат маркированного товара требует внимания к кодам: при приёме обратно код снова должен появиться в вашем обороте. Если покупатель-физлицо вернул товар в розницу, в большинстве случаев код возвращают в оборот автоматически при оформлении возврата через кассу. При оптовом возврате коды проходят обратным УПД.

После возврата проверьте себестоимость: товар должен вернуться на склад по той же стоимости, по какой был списан, иначе исказится валовая прибыль по следующим продажам этой позиции.

Отчёты для контроля продаж

Проверить, что продажи отражены верно, помогают отчёты раздела Продажи → Отчёты по продажам.

• 📊 Выручка и себестоимость продаж — сколько продано и с какой себестоимостью, по периодам и номенклатуре.
• 💵 Валовая прибыль — разница между выручкой и себестоимостью, в разрезе товаров, клиентов, менеджеров.
• 🧾 Ведомость расчётов с клиентами — кто и сколько должен, где возникла задолженность.

Для розницы ключевой документ — «Отчёт о розничных продажах»: по нему видно выручку смены и списанный товар. Сверяйте его с Z-отчётом кассы: суммы должны совпадать до копейки.

Что полезно проверять регулярно:

1. Совпадение выручки с кассой — отчёт о розничных продажах против Z-отчёта за тот же день.
2. Отрицательные остатки — их быть не должно; появились, значит, продажа прошла раньше поступления.
3. Себестоимость — если по позиции она нулевая, товар продали, а приход не оформили: валовая прибыль будет завышена.

Регулярная сверка выручки и остатков занимает несколько минут, но закрывает большинство расхождений до того, как они попадут в отчётность.