Срок договора истекает, а сотрудник остаётся: как провести это в ЗУП 3.1

В 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1) продление срочного трудового договора оформляют документом Кадровый перевод: в нём меняют дату окончания договора или переводят договор в бессрочный, а из документа печатают дополнительное соглашение. Новую дату окончания программа запоминает с даты перевода, и в кадровых данных сотрудника договор перестаёт числиться истекающим.

Сначала решите юридический вопрос: можно ли в вашей ситуации вообще продлевать срок. Трудовой кодекс прямо разрешает продление в немногих случаях. В остальных правильнее либо перевести договор в бессрочный, либо уволить по окончании срока и принять по новому договору. От этого выбора зависит, как именно оформлять продление в 1С.

Когда закон разрешает продлить срочный договор

Срочный договор заключают только по основаниям статьи 59 ТК РФ, а срок указывают в самом договоре (статья 58). Отдельной процедуры «продления» кодекс не описывает. Поэтому на практике встречаются четыре ситуации.

Про беременность есть важная деталь. Работодатель вправе запрашивать справку о беременности не чаще одного раза в три месяца. Если после окончания беременности женщина продолжает работать, договор можно расторгнуть в течение недели с того дня, когда работодатель узнал об этом.

Что проверить в программе до продления

Перед оформлением убедитесь, что в базе договор действительно числится срочным и дата окончания совпадает с бумажным договором. Иначе продление «перепишет» неверные данные.

1. Откройте Кадры → Сотрудники и карточку нужного человека.
2. Найдите документ, которым его приняли: из карточки по ссылке на кадровые документы или в журнале Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
3. В документе Приём на работу посмотрите блок условий трудового договора. Там указан вид договора (срочный или бессрочный), дата окончания и основание заключения срочного договора.
4. Проверьте, не было ли уже кадровых переводов, которые меняли срок. Если были, актуальна дата из последнего проведённого документа.

💡 Чтобы заранее видеть, у кого заканчивается срок, отберите сотрудников в списке по дате окончания договора или настройте кадровый отчёт с этой колонкой. Если дата окончания в документе приёма не заполнена, программа о сроке не знает вовсе — ни в отчётах, ни в напоминаниях он не появится.

Подготовьте и бумаги:

• 📝 заявление работницы и медицинскую справку — если продление по статье 261;
• 📄 номер и дату исходного трудового договора — они нужны в тексте соглашения;
• 📅 новую дату окончания или конкретное событие, с которым связан срок (выход основного работника, окончание сезона, завершение проекта).

Как оформить продление срочного трудового договора в 1С 8.3 ЗУП

Основной инструмент — документ Кадровый перевод. Несмотря на название, он служит не только для перевода на другую должность: им же меняют оплату, график и условия трудового договора.

Создание документа

1. Перейдите в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать и выберите Кадровый перевод.
3. Укажите организацию и сотрудника.
4. Дату перевода поставьте не позже следующего дня после окончания текущего срока. Удобнее всего — первый день нового периода действия договора.

Изменение срока договора

1. На вкладке с условиями трудового договора включите флажок изменения срока договора. Набор флажков в шапке и на вкладках зависит от релиза, поэтому ориентируйтесь на смысл: нужен флажок, который открывает поля срока.
2. Для продления оставьте договор срочным и введите новую дату окончания.
3. Если договор стал бессрочным, выберите бессрочный вид договора — поле даты окончания станет неактуальным.
4. Должность, подразделение, оклад и график не трогайте, если они не меняются. Включайте только те флажки, которые относятся к реальным изменениям.

Проведение и проверка

1. Нажмите Провести.
2. Откройте карточку сотрудника и проверьте, что в данных о трудовом договоре видна новая дата окончания.
3. Если раньше вы планировали увольнение по окончании срока и уже ввели документ Увольнение, отмените его проведение или пометьте на удаление.

Исправлять документ приёма уместно в одном случае — дату окончания с самого начала ввели с ошибкой, а настоящий договор подписан с другой датой.

Дополнительное соглашение о новом сроке

Юридически продление держится на подписанном соглашении сторон, а не на документе в базе. Подписать его нужно до того, как истёк текущий срок. После этой даты при продолжении работы договор уже становится бессрочным, и продлевать становится нечего.

Что должно быть в соглашении:

• 🔢 номер и дата трудового договора, к которому оно составлено;
• 📅 новая дата окончания или событие, с которым связан срок;
• 📌 основание срочности, если оно сохраняется, — та же причина из статьи 59 ТК РФ;
• ✍️ дата вступления в силу, подписи и экземпляр для каждой стороны.

В ЗУП соглашение печатают из документа Кадровый перевод через кнопку Печать. Состав печатных форм зависит от релиза. Если готовой формы дополнительного соглашения в списке нет или она не подходит, откройте любую печатную форму, отредактируйте её в табличном документе и сохраните. Другой вариант — составить соглашение по своему шаблону в текстовом редакторе.

💡 Если такие соглашения у вас частые, заведите свой шаблон в разделе печатных форм с полями подстановки: ФИО, должность, номер договора, даты. Тогда текст будет заполняться из документа без ручной правки.

Приказ о продлении и подписание документов

Унифицированной формы приказа о продлении срока трудового договора нет. Само дополнительное соглашение для продления достаточно. Многие организации всё же оформляют приказ по внутреннему порядку — для порядка в личных делах и для ознакомления бухгалтерии.

Не используйте для этого форму Т-5 «Приказ о переводе». Перевода на другую работу не было, и такой приказ вводит в заблуждение. Если приказ нужен, составьте его в свободной форме:

1. Наименование организации, номер и дата приказа.
2. Распорядительная часть: продлить срок трудового договора с таким-то сотрудником до такой-то даты.
3. Основание: дополнительное соглашение от такой-то даты, а при беременности — заявление и медицинская справка.
4. Подпись руководителя и подпись сотрудника об ознакомлении.

Порядок подписания:

Если в организации кадровый электронный документооборот, соглашение можно подписать электронно. Для этого он должен быть внедрён по локальному акту, а сотрудник — дать согласие.

Как продление отражается в учёте, ЕФС-1 и отчётах

Трудовая книжка и ЕФС-1

Изменение срока договора — не кадровое мероприятие для сведений о трудовой деятельности. В подраздел ЕФС-1 о трудовой деятельности попадают приём, перевод, увольнение и некоторые другие события. Продление срока туда не входит, и в бумажную трудовую книжку запись тоже не вносят.

Отсюда главный риск: кадровый перевод без смены работы не должен попасть в ЕФС-1 как перевод. После проведения проверьте:

1. В самом документе флажок отражения в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности должен быть снят.
2. В разделе Кадры → Электронные трудовые книжки откройте документы Мероприятия трудовой деятельности за период. Записи о «переводе» этого сотрудника по дате продления быть не должно.

Если запись всё же сформировалась и ещё не отправлена, удалите её из документа. Если уже отправлена — потребуется отменяющая запись в следующем отчёте.

Расчёт зарплаты

На начисления продление не влияет. Оклад и график остаются прежними, пока вы их не изменили. В отчётах по кадрам сотрудник продолжает числиться работающим. А вот если продление не провести, он останется со старой датой окончания — и при плановом расчёте программа это не исправит.

Если основание срочности отпало

Тогда продлевать нечего. По статье 79 ТК РФ сотрудника предупреждают об окончании срока письменно не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключение — договор на время отсутствия основного работника: он прекращается с выходом этого работника. В ЗУП в этом случае оформляют документ Увольнение с основанием по истечении срока трудового договора.

Ошибки при продлении и как их исправить

Чаще всего путаница возникает из-за даты документа. Кадровый перевод, датированный позже окончания договора, создаёт в программе разрыв: формально между старой датой окончания и датой перевода договор уже истёк. Ставьте дату перевода так, чтобы новый срок начинался сразу за старым.

Частые вопросы о продлении срочного договора