Как проиндексировать отпускные в 1С:ЗУП при повышении окладов

Отпускные индексируют, когда в организации подняли оклады сразу всем: средний заработок для отпуска умножают на коэффициент повышения. В 1С:ЗУП индексация отпускных считается автоматически, но только если повышение оформлено специальным документом индексации, а не обычным кадровым переводом.

Коэффициент берут по пункту 16 Постановления Правительства № 922: оклад после повышения делят на оклад до него. Дальше всё зависит от того, когда подняли зарплату — внутри расчётного периода, после него или уже во время отпуска. Ниже — настройка программы, три сценария пересчёта, ручной ввод коэффициента и проверка.

Когда средний заработок пересчитывают по коэффициенту

Отпускные считают от среднего заработка за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска (ст. 139 ТК РФ). Если за это время или позже в компании повысили оклады, старые начисления «обесцениваются» относительно нового уровня зарплаты — их и корректируют коэффициентом.

Индексация обязательна не при любом повышении, а только при массовом. Пункт 16 Постановления № 922 требует пересчёта, когда оклады или тарифные ставки подняли:

• 🏢 по всей организации;
• 🏬 по филиалу или структурному подразделению целиком;
• 👥 всем работникам по конкретной должности.

Коэффициент индексации = оклад (тарифная ставка) после повышения ÷ оклад до повышения. При повышении на 10 % коэффициент равен 1,1; при росте оклада с 50 000 до 60 000 рублей — 60 000 / 50 000 = 1,2.

Какие выплаты попадают под индексацию

Пересчитывают не весь средний заработок подряд. Коэффициент применяют только к тем выплатам, которые привязаны к окладу или тарифной ставке. Выплаты, заданные в твёрдой сумме, остаются без изменений.

Как программа понимает, что индексировать. В ЗУП у каждого вида начисления в его настройке задано, участвует ли он в индексации заработка. Оклад по умолчанию участвует, разовые суммы — нет. Поэтому если у сотрудника нестандартная надбавка завязана на оклад, но заведена как фиксированная сумма, при индексации она останется прежней, пока в её настройке не включить участие в индексации. Это стоит проверить до первого массового повышения, а не во время расчёта отпуска.

Три сценария повышения окладов

Главное в индексации — не сам коэффициент, а то, какую часть среднего заработка он затрагивает. Это определяется датой повышения относительно расчётного периода и даты отпуска.

Разберём каждый сценарий на числах.

Сценарий 1 — повышение внутри расчётного периода. Расчётный период — с марта по февраль, оклады подняли с 1 сентября на 20 % (коэффициент 1,2). Начисления за март–август индексируют: допустим, за эти полгода начислено 300 000 рублей, после индексации — 300 000 × 1,2 = 360 000. Начисления за сентябрь–февраль (уже по новым окладам, 420 000 рублей) берут как есть. База для среднего: 360 000 + 420 000 = 780 000 рублей.

Сценарий 2 — повышение после расчётного периода, до отпуска. Средний дневной заработок — 1 800 рублей, оклады подняли с 1 марта на 15 %, отпуск с 20 марта. Коэффициент 1,15, проиндексированный средний дневной — 1 800 × 1,15 = 2 070 рублей. За 14 дней отпуска начислят 2 070 × 14 = 28 980 рублей вместо 25 200.

Сценарий 3 — повышение во время отпуска. Отпуск с 1 по 28 марта, оклады подняли с 15 марта на 10 %. Дни с 1 по 14 марта оплачивают по старому среднему, с 15 по 28 — по среднему, умноженному на 1,1. Делить отпуск на две части и считать каждую отдельно программа умеет сама, если дата повышения попала внутрь периода.

Настройка ЗУП и оформление повышения окладов

Чтобы программа считала коэффициент сама, нужно выполнить два условия: включить функциональность индексации и оформить повышение правильным документом.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и убедитесь, что включён учёт индексации заработка. От этой настройки зависит, доступны ли документы индексации в разделе «Зарплата».
2. Оформите повышение окладов документом индексации, а не кадровым переводом. В разделе Зарплата найдите документ для изменения оплаты труда — в зависимости от того, ведёте ли вы штатное расписание, команда называется «Индексация штатного расписания» или «Индексация заработка сотрудников».
3. В документе укажите месяц повышения, коэффициент или новые размеры окладов и отберите всех затронутых сотрудников.

При расчёте документа Отпуск программа сама просматривает документы индексации за расчётный период, определяет коэффициент и применяет его к нужной части базы по сценарию выше. Отдельно включать индексацию в каждом отпуске не требуется.

Ручной ввод коэффициента индексации

Иногда автоматики недостаточно: повышение прошло в прошлой программе и в ЗУП не перенесено, часть сотрудников отобрана неверно, или коэффициент нужно поправить под конкретную ситуацию.

В документе Отпуск откройте расчёт среднего заработка — рядом с суммой среднего есть ссылка для просмотра и редактирования. В открывшейся форме видно, какой коэффициент индексации программа подставила и к каким месяцам он применён.

Здесь коэффициент можно задать вручную:

• включите ручную корректировку среднего заработка (флажок в форме расчёта среднего);
• впишите нужный коэффициент по месяцам или общий;
• пересчитайте сумму и проведите документ.

Проверьте арифметику: ручной коэффициент — это по-прежнему новый оклад, делённый на старый. Для разных групп сотрудников с разным процентом повышения коэффициенты будут отличаться, одним числом на всех их заменять нельзя.

Повышение МРОТ: индексировать или нет

Рост федерального МРОТ сам по себе индексацию отпускных не запускает. Пункт 16 Постановления № 922 говорит о повышении окладов работодателем, а не о росте МРОТ как такового. Всё зависит от того, что организация сделала у себя.

Возможны два варианта:

• Подняли оклады до уровня МРОТ всем, кто получал меньше. Это массовое повышение окладов — коэффициент считается и средний заработок индексируется по общим правилам.
• Ввели доплату до МРОТ, не трогая оклады. Доплата до МРОТ — переменная величина: она «добивает» зарплату до минимума и меняется от месяца к месяцу. Оклад при этом прежний, поэтому коэффициента нет и индексации тоже.

На практике при повышении МРОТ чаще меняют именно доплату, а не оклад. Прежде чем ждать от ЗУП пересчёта отпускных, посмотрите, каким документом в программе отражено изменение: доплата до МРОТ коэффициент не даёт.

Как проверить, что индексация применилась

Самый быстрый способ — распечатать подробный расчёт отпуска. В документе Отпуск есть печатная форма с расшифровкой среднего заработка; в ней видно базу по месяцам и коэффициент индексации напротив тех месяцев, к которым он применён.

Что сверить:

• ✅ коэффициент равен отношению нового оклада к старому;
• ✅ проиндексированы те месяцы, которые положены по сценарию (вся база, часть до повышения или часть отпуска);
• ✅ под индексацию попали только выплаты, привязанные к окладу.

Если коэффициент не подставился, причина почти всегда в одном из трёх:

1. Повышение оформлено кадровым переводом, а не документом индексации.
2. Документом индексации охвачены не все сотрудники — проверьте список в документе.
3. Повышение датировано за пределами расчётного периода и после начала отпуска — тогда пересчёта и не должно быть.

Индексация при увольнении и компенсации за отпуск

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении считают от того же среднего заработка, что и обычный отпуск (ст. 139 ТК РФ). Значит, правила индексации действуют и здесь.

Если в расчётном периоде или после него, но до даты увольнения, в организации повысили оклады всем — средний заработок для компенсации индексируют по тем же трём сценариям. В документе, которым начисляется расчёт при увольнении, программа подхватывает коэффициент из документов индексации так же, как в обычном отпуске.

Для компенсации за отпуск при увольнении удобно сначала прикинуть сумму отдельно, а потом сверить её с расчётом в ЗУП:

Отдельно проверьте, что по уволенному заведён документ индексации, если повышение было: после увольнения сотрудник выпадает из текущих кадровых отборов, и документ, оформленный позже, может его не захватить.

Частые вопросы