Дебиторка под контролем: кто и сколько должен вашей фирме по данным 1С

Быстрее всего проверить должников в 1С через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 62, группировка по контрагентам. Все, у кого конечное сальдо по дебету 62.01, — ваши должники. Кто из них просрочил оплату, покажет отчёт по срокам долга.

Но одна ведомость не даёт полной картины. В ней авансы перемешаны с долгами, а «хвосты» по старым документам выглядят как реальная задолженность. Ниже — порядок проверки дебиторской задолженности в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11: от быстрого списка до разбора каждого контрагента и работы с просрочкой.

Где в 1С искать дебиторскую задолженность

Должник в учёте — это дебетовое сальдо на счетах расчётов. В Бухгалтерии 3.0 смотрите прежде всего эти счета:

• 💼 62.01 — долг покупателей за отгруженные товары и услуги;
• 💰 62.02 — полученные авансы (кредитовое сальдо, это наш долг перед клиентом);
• 📑 76.09 и другие субсчета 76 — прочие дебиторы: штрафы, возмещения, претензии;
• 🧾 60.02 — авансы, выданные поставщикам. Это тоже дебиторка: если поставщик взял деньги и не отгрузил, он ваш должник.

Под каждую задачу в программе есть свой отчёт:

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62: первый срез

Это самый быстрый способ увидеть, кто должен компании. Порядок:

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Для текущей картины — с начала года по сегодняшний день.
3. Выберите счёт 62.
4. Нажмите Показать настройки и на вкладке группировки оставьте Контрагенты и Договоры. Субконто «Документы расчётов» пока выключите, иначе отчёт разрастётся.
5. Нажмите Сформировать.

Смотрите колонку Сальдо на конец периода — Дебет по строке 62.01. Это и есть список должников с суммами. Отсортируйте её по убыванию: крупные долги окажутся сверху.

Чтобы охватить всех дебиторов, повторите отчёт для 76 и 60. Либо сформируйте общую оборотно-сальдовую ведомость (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость) с детализацией по контрагентам для этих трёх счетов.

Как отличить настоящий долг от аванса и «хвостов»

Самая частая ошибка при анализе дебиторской задолженности в 1С — взять сумму с дебета 62.01 и сразу звонить клиенту. Сначала проверьте три вещи.

Аванс не зачтён

Пример. По контрагенту «Альфа» в ведомости:

• 62.01, дебет — 150 000 ₽ (отгрузили 5 октября);
• 62.02, кредит — 40 000 ₽ (получили аванс 1 октября).

Реальный долг «Альфы» — 110 000 ₽. Аванс не зачёлся, потому что в реализации указан другой договор или зачёт аванса отключён в документе. Откройте реализацию, проверьте договор и способ зачёта аванса, перепроведите документ.

Чтобы такие пары было видно сразу, включите в настройках ведомости флажок Развернутое сальдо для группировки по контрагентам. Тогда дебет и кредит по одному клиенту не схлопнутся.

Деньги легли не на тот договор

Клиент платит, а 1С ставит оплату на договор из платёжки. Если договор в выписке выбран неверно, по одному договору висит долг, по другому — переплата. Группировка ведомости по договорам это показывает: у контрагента две строки с сальдо в разные стороны.

Контрагент одновременно поставщик

Покупатель может быть и вашим поставщиком. Тогда долг по 62 частично перекрыт вашим долгом по 60. Проверьте это отчётом Отчеты → Анализ субконто: вид субконто Контрагенты, отбор по нужному клиенту. Отчёт покажет сальдо по всем счетам сразу. Если есть встречная задолженность, её можно погасить взаимозачётом документом Продажи → Корректировка долга.

Отчёт по срокам долга: кто просрочил оплату

Ведомость отвечает на вопрос «сколько должны», но не «как давно». Для контроля просроченной дебиторской задолженности в Бухгалтерии 3.0 есть отдельный отчёт Задолженность покупателей по срокам долга. Обычно он находится в разделе Руководителю в группе отчётов о расчётах с покупателями; если его там нет, наберите название в поиске по разделу.

Отчёт делит долг на непросроченный и просроченный. Просрочку он раскладывает по интервалам: например, до 30 дней, 31–60, 61–90, свыше 90.

Чтобы отчёт считал просрочку правильно, программа должна знать срок оплаты:

1. В договоре с покупателем укажите срок оплаты в днях.
2. Для договоров без срока программа берёт значение по умолчанию из Администрирование → Параметры учета (настройка сроков оплаты покупателей).
3. Если срок нигде не задан, просроченным будет считаться любой долг с первого дня. Отчёт окажется красным целиком и бесполезным.

Пример расчёта. Отгрузка 1 сентября на 80 000 ₽, срок оплаты по договору 30 дней. На 24 октября прошло 53 дня, из них 30 — допустимые. Долг попадёт в интервал просрочки 23 дня, то есть «до 30 дней».

Настройка отчёта о расчётах с покупателями под свою задачу

Любой отчёт по взаиморасчётам с покупателями в 1С собран на системе компоновки данных. Его можно подогнать под себя и сохранить, чтобы не настраивать каждый раз.

Что стоит настроить:

• 🔎 Отбор по ответственному. Если менеджеры закреплены за клиентами, каждый видит только своих должников.
• 📊 Отбор по сумме. Условие «конечное сальдо по дебету больше 10 000» убирает копеечные остатки от округлений.
• 🗂 Группировка по договорам и документам расчётов. Для разговора с бухгалтерией клиента: какие именно накладные не оплачены.
• 🎨 Условное оформление. В расширенном режиме настроек выделите красным строки с просрочкой свыше 90 дней.

Чтобы переключиться в расширенный режим, откройте Настройки отчёта и выберите вид Расширенный. Появятся вкладки отборов, полей, сортировки и оформления.

Готовую настройку сохраните как вариант: Ещё → Сохранить вариант отчета. Дайте понятное имя, например «Должники свыше 50 тыс.», и вариант появится в списке отчётов.

Должники в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 нет плана счетов, расчёты ведутся в регистрах. Задолженность клиентов смотрят в разделе Продажи → Отчеты по продажам: в панели отчётов найдите группу о расчётах с клиентами или наберите в поиске слово «расчет».

Основные отчёты там такие:

• 📋 Ведомость расчетов с клиентами — начальный долг, отгрузки, оплаты и конечный долг по каждому клиенту. Аналог ОСВ по 62.
• ⏱ Отчёты о задолженности по срокам — долг с разбивкой на просроченный и нет. Срок УТ берёт из графика оплаты в соглашении, договоре или заказе.

Главное отличие от Бухгалтерии: в УТ расчёты могут вестись по заказам, по договорам или по накладным. Порядок задаётся в соглашении или договоре с клиентом. Если отгрузили по заказу, а оплату разнесли без заказа, по клиенту появится одновременно долг и переплата. Лечится так же, как в Бухгалтерии: правильной разноской оплаты или зачётом.

Универсальный отчёт: выборка, которой нет в типовых

Когда типовых отчётов мало, используйте Универсальный отчет (Отчеты → Универсальный отчет в Бухгалтерии 3.0). Он строит таблицу из любого регистра.

Настройка для дебиторки:

1. Тип источника — Регистр бухгалтерии . Сам регистр в списке называется по синониму, обычно «Журнал проводок (бухгалтерский учет)».
2. Таблица — Остатки и обороты.
3. Период — нужная дата или интервал.
4. Откройте настройки, вид Расширенный.
5. В отборе задайте счёт 62.01 и условие на конечный остаток по дебету больше нуля.
6. В группировки добавьте субконто «Контрагенты» и «Договоры».
7. В поля выведите начальный остаток, обороты и конечный остаток.

Что даёт такой отчёт сверх ведомости:

• ✅ можно добавить реквизиты контрагента — ИНН, основного менеджера, регион;
• ✅ можно вывести сразу несколько счетов дебиторки в одной таблице;
• ✅ результат удобно выгрузить в Excel для руководителя.

Вариант тоже сохраните, чтобы раз в неделю формировать его одной кнопкой.

Просроченная задолженность: акт сверки, резерв и списание

Найти должника мало, долг нужно подтвердить и правильно отразить в учёте.

Акт сверки расчётов

В Бухгалтерии 3.0 акты создают в Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов. Создайте акт, выберите контрагента, договор и период, заполните его по данным учёта. Распечатайте или отправьте по ЭДО.

Когда клиент вернёт подписанный акт, сравните его данные со своими и отметьте согласование в документе. Подписанный акт пригодится дважды:

• ✍️ в суде как доказательство размера долга;
• ⏳ как признание долга, которое может прервать срок исковой давности (статья 203 ГК РФ). Акт должен подписать уполномоченное лицо должника.

Резерв по сомнительным долгам

Сомнительным для налога на прибыль считается долг, не погашенный в срок по договору и не обеспеченный залогом, поручительством или банковской гарантией (статья 266 НК РФ). Доли резерва зависят от срока просрочки на дату инвентаризации:

Общий налоговый резерв ограничен 10% выручки. В Бухгалтерии 3.0 резерв начисляется регламентной операцией при закрытии месяца, если в учётной политике включено создание резервов по сомнительным долгам.

Списание безнадёжного долга

Общий срок исковой давности — три года (статья 196 ГК РФ). Если он истёк и долг не признавался, задолженность списывают:

• за счёт резерва — проводка Дт 63 Кт 62.01;
• без резерва — Дт 91.02 Кт 62.01.

В Бухгалтерии 3.0 для этого служит документ Продажи → Корректировка долга с видом операции «Списание задолженности». После списания долг пять лет учитывают на забалансовом счёте 007, чтобы следить за возможностью взыскания.

Перед списанием проведите инвентаризацию расчётов и получите приказ руководителя — без этих документов налоговая не примет расход.

Частые вопросы