Как в 1С проверить непроведенные документы и понять, почему они не провелись

Проверить непроведенные документы в 1С быстрее всего прямо в списке: откройте журнал нужного вида документов, нажмите Ещё → Настроить список, на вкладке «Отбор» добавьте поле «Проведен» со значением «Нет». В списке останутся только записанные, но не проведённые документы. Чтобы увидеть их по всем видам сразу, нужен универсальный отчёт или запрос — оба способа разобраны ниже.

Непроведенный документ не формирует проводок и движений по регистрам. Остатки, взаиморасчёты, НДС и зарплата его просто не видят. Поэтому такую проверку делают перед закрытием месяца, перед сдачей отчётности и после загрузки данных из обмена.

Приёмы ниже работают в 1С 8.3 с интерфейсом «Такси»: отбор в списке и запрос — в любой конфигурации, пути разделов даны для Бухгалтерии предприятия 3.0.

С чего начать: как 1С показывает статус документа

В любом списке документов слева стоит значок состояния. Его стоит запомнить, потому что по нему видно проблему ещё до всяких отчётов.

Документ становится «записанным, но не проведённым» в нескольких случаях:

• 🖱️ пользователь нажал «Записать» вместо «Провести и закрыть»;
• 🚫 при проведении программа выдала ошибку, и документ остался только записанным;
• 🔄 документ пришёл через обмен без проведения (так бывает при настройке загрузки «без проведения»);
• 🗑️ сняли пометку удаления, а провести документ заново забыли;
• 👤 у пользователя нет права на проведение, только на запись.

Поиск непроведенных документов через журналы и списки

Самый простой способ проверить один вид документов — отбор в его списке.

Отбор в списке документов

1. Откройте список, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Ещё → Настроить список.
3. На вкладке «Отбор» найдите в левой части поле «Проведен» и перетащите его вправо.
4. Установите значение «Нет».
5. Добавьте второе условие: «Пометка удаления» = «Нет».
6. Нажмите «Завершить редактирование».

Теперь в списке только документы, которые требуют внимания. Отбор сохраняется для вашего пользователя, поэтому после проверки сбросьте его через Ещё → Настроить список → Стандартные настройки. Иначе через неделю вы не найдёте в журнале «пропавшие» накладные.

Для удобства задайте ещё и период: кнопка «Период» над списком или отбор по полю «Дата».

Сводный журнал по всем документам

В Бухгалтерии 3.0 некоторые журналы объединяют сразу несколько видов. Например, «Документы продажи» или «Банковские выписки». В них работает тот же отбор по полю «Проведен».

Если нужен перечень всех видов без исключения, включите команду «Все функции». Для этого откройте главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу), Сервис → Параметры и поставьте флажок «Отображать команду “Все функции”». Затем в главном меню выберите Все функции → Документы или Все функции → Журналы документов. Здесь видны все объекты конфигурации, включая те, которых нет в разделах программы.

Отчёты, которые показывают непроведенные документы по всей базе

Перебирать списки по одному долго: в Бухгалтерии 3.0 больше сотни видов документов. Для сводной проверки удобнее отчёт.

Универсальный отчёт

В БП 3.0 он находится в разделе Отчеты → Универсальный отчет.

1. В поле «Тип» выберите «Документ».
2. В поле «Объект» выберите вид документа, например «Поступление (акты, накладные, УПД)».
3. Задайте период.
4. Нажмите «Настройки» и переключитесь на расширенный вид.
5. На вкладке «Отборы» добавьте «Проведен» = «Нет» и «Пометка удаления» = «Нет».
6. На вкладке «Поля» оставьте дату, номер, организацию, контрагента и ответственного.
7. Сформируйте отчёт.

Отчёт удобен тем, что его можно сохранить как вариант и выгрузить в Excel для коллег. Минус — он тоже работает с одним видом документа за раз.

Закрытие месяца как индикатор

Обработка Операции → Закрытие месяца в Бухгалтерии 3.0 сама подсвечивает часть проблем. Если до закрытия задним числом меняли документы, она предлагает перепровести документы за период. Если регламентная операция завершилась с ошибкой, по ссылке видно, какой документ её вызвал.

Но непроведенный документ эта обработка не найдёт: для неё его просто нет. Поэтому проверку статуса делайте до закрытия месяца, а не вместо него.

Перепроведение документов группой: что оно умеет и чего нет

В БП 3.0 обработка находится в разделе Операции → Групповое перепроведение документов. Её часто считают способом «провести всё, что не провелось». Это не так.

Обработка перепроводит документы, которые уже проведены, в хронологическом порядке за выбранный период. Записанные без проведения она не трогает. Зато после неё видно, какие проведённые документы перестали проводиться из-за изменений задним числом: такие документы она показывает с текстом ошибки.

Чтобы провести группу записанных документов, действуйте из списка:

1. Установите в списке отбор «Проведен» = «Нет».
2. Выделите строки: Ctrl+A — все, Shift или Ctrl с кликом — выборочно.
3. Нажмите кнопку «Провести» в командной панели или выберите её в контекстном меню.
4. Документы, которые не провелись, программа перечислит в сообщениях внизу формы.

Перед массовым проведением за закрытый период сделайте резервную копию базы . Проведение старого документа меняет остатки и себестоимость во всех последующих месяцах.

Почему документ не проводится — разберите по тексту сообщения:

Последовательности и границы: когда проведён не значит «актуален»

Отдельный случай — документы проведены, но учёт по ним неактуален. Так бывает, если кто-то изменил документ задним числом. Расход, проведённый раньше, уже списал себестоимость по старым данным.

Платформа 1С для этого имеет объект «Последовательность документов». Он хранит границу: дату, до которой учёт считается корректным. Всё, что после границы, требует перепроведения в хронологическом порядке.

Как это выглядит на практике:

• 📅 в БП 3.0 граница проявляется в «Закрытии месяца»: появляется пункт о перепроведении документов за месяц;
• 🔁 в УТ 11 и ERP партионный учёт и себестоимость пересчитываются регламентными операциями закрытия месяца, а не восстановлением последовательности;
• ⏳ если граница стоит в прошлом году, перепроведение может занять часы на большой базе.

Признак проблемы: отчёт по остаткам за прошлый месяц сегодня показывает не то, что показывал при закрытии. Значит, в периоде что-то провели или распровели. Найти виновника помогает журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по событию «Данные. Проведение» и «Данные. Отмена проведения» за нужный период.

Запрос по всем видам документов: проверка за одну минуту

Для полной проверки базы удобнее один запрос. Его выполняют в консоли запросов — внешней обработке, которую администратор открывает через Файл → Открыть.

Запрос по одному виду

ВЫБРАТЬ
    Т.Ссылка КАК Документ,
    Т.Дата КАК Дата,
    Т.Номер КАК Номер
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Т
ГДЕ
    НЕ Т.Проведен
    И НЕ Т.ПометкаУдаления
    И Т.Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Дата

Параметры &Начало и &Конец задайте в консоли. Имя вида документа берите из конфигурации: РеализацияТоваровУслуг, ПоступлениеТоваровУслуг, ПлатежноеПоручение и так далее.

Код, который собирает запрос по всем видам

Писать сотню блоков вручную не нужно. Этот фрагмент собирает текст запроса по всем видам документов, которые вообще умеют проводиться. Его можно выполнить во внешней обработке, а результат вставить в консоль.

Части = Новый Массив;
Для Каждого МД Из Метаданные.Документы Цикл
    Если МД.Проведение <> Метаданные.СвойстваОбъектов.Проведение.Разрешить Тогда
        Продолжить;
    КонецЕсли;
    Части.Добавить(СтрШаблон(
        "ВЫБРАТЬ Т.Ссылка КАК Документ, Т.Дата КАК Дата
        |ИЗ Документ.%1 КАК Т
        |ГДЕ НЕ Т.Проведен И НЕ Т.ПометкаУдаления
        |И Т.Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец", МД.Имя));
КонецЦикла;

ТекстЗапроса = СтрСоединить(Части, Символы.ПС + "ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ" + Символы.ПС)
    + Символы.ПС + "УПОРЯДОЧИТЬ ПО Дата";

Запрос = Новый Запрос(ТекстЗапроса);
Запрос.УстановитьПараметр("Начало", НачалоМесяца(ТекущаяДата()));
Запрос.УстановитьПараметр("Конец", КонецМесяца(ТекущаяДата()));
Результат = Запрос.Выполнить().Выгрузить();

Проверка свойства Проведение нужна обязательно. У документов, которые не проводятся по замыслу (например, счета покупателю), реквизита «Проведен» нет, и запрос без фильтра упадёт с ошибкой.

В таблице Результат колонка «Документ» содержит ссылку. Её представление сразу показывает вид, номер и дату, а двойной клик в консоли открывает сам документ.

Прямой SQL-запрос к базе: только для чтения

На серверной базе администратор может посмотреть то же самое средствами СУБД. Это крайний вариант: когда 1С не запускается, а нужно понять масштаб проблемы.

Таблицы документов в базе называются обезличенно: _Document123, _Document456. Сопоставить их с именами из конфигурации помогает функция встроенного языка ПолучитьСтруктуруХраненияБазыДанных(): она возвращает таблицу соответствия «объект метаданных → имя таблицы и полей».

Нужные поля:

Пример для Microsoft SQL Server, где логические поля хранятся как binary(1):

SELECT _Date_Time, _Number
FROM dbo._Document123
WHERE _Posted = 0x00
  AND _Marked = 0x00
ORDER BY _Date_Time;

В PostgreSQL поля логические, имена в нижнем регистре: WHERE _posted = false AND _marked = false.

Никогда не меняйте данные 1С через SQL. Поставить _Posted = 0x01 руками не значит провести документ: движений по регистрам не появится, учёт развалится. SQL здесь — только диагностика, и лучше на копии базы.

Регулярный контроль: как не копить непроведенные документы

Разовая проверка находит проблему. Регламент не даёт ей появиться снова.

Что ещё помогает:

• 🔒 Даты запрета изменения. В БП 3.0 настройка находится в разделе Администрирование. После сдачи отчётности закройте период: в нём уже никто не распроведёт документ случайно.
• 👥 Права. Если сотрудник только вводит документы, а проводит их главбух, договоритесь о сроке проверки. Иначе записанные черновики копятся месяцами.
• 🔄 Настройки обмена. Посмотрите, как загружаются документы из другой программы: с проведением или без. Если без — назначьте ответственного, который проводит пакет после каждой загрузки.
• 🤖 Регламентное задание. Программист может оформить запрос из раздела выше как регламентное задание. Раз в день оно ищет непроведенные документы за текущий месяц и отправляет список на почту главбуху.
• 🧹 Удаление помеченных. Раз в квартал запускайте Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Чем меньше мусора, тем проще видеть реальные пропуски.

Частые вопросы