Проверка отпусков в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от графика до суммы отпускных

Проверить отпуск в 1С ЗУП 3.1 можно в трёх местах: остаток дней — отчёт «Остатки отпусков» в разделе Кадры → Кадровые отчеты, сумму отпускных — в самом документе «Отпуск» (раздел Зарплата → Отпуска) и в печатной записке-расчёте, план — в документе «График отпусков». В 1С:Бухгалтерии 3.0 графика и остатков нет, там проверяют только начисление и средний заработок.

Типичная ситуация: сотрудник пишет заявление на 14 дней, кадровик видит в программе остаток 11, а бухгалтер — что прошлый отпуск посчитан по старому окладу. Ниже — порядок проверки, который снимает все три вопроса: сколько дней положено, совпадает ли отпуск с графиком и правильно ли начислены деньги.

Где в ЗУП 3.1 искать данные об отпусках

Для каждой задачи в ЗУП есть свой инструмент. Удобно держать под рукой такую карту:

Права на отпуск сотрудника (основной 28 дней и дополнительные) задаются в кадровых документах: при приёме, кадровом переводе или через позицию штатного расписания. Если права заданы неверно, ошибутся и остатки, и компенсация при увольнении — поэтому проверку лучше начинать именно с них.

Сверяем график отпусков с фактом

График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). В ЗУП он вводится одноимённым документом: строки по сотрудникам, даты начала и окончания, количество дней.

Что проверить в самом графике

• 📅 Покрытие. В графике есть все сотрудники, включая принятых в конце прошлого года. Новичков часто забывают.
• 🔢 Дни. Сумма частей по каждому человеку не превышает его право плюс остаток прошлых лет.
• ✂️ Деление. Если отпуск разбит, хотя бы одна часть — не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
• 🗓 Пересечения. Две части одного сотрудника не накладываются друг на друга.

Печатная форма Т-7 формируется из документа «График отпусков» через кнопку печати. Её удобно сверять с бумажным графиком, подписанным руководителем.

График против фактических отпусков

Документ «График отпусков» сам по себе ничего не начисляет и дни не списывает. Он только планирует. Фактом становится документ «Отпуск».

Поэтому сверка выглядит так:

1. Откройте отчёт «Остатки отпусков» за нужный период.
2. Рядом откройте график и список документов Зарплата → Отпуска с отбором по сотруднику.
3. Для каждого планового отпуска найдите документ «Отпуск» с теми же датами.
4. Если даты сдвинулись — проверьте, оформлен ли документ «Перенос отпуска». Без него график и факт расходятся, а инспекция при проверке увидит нарушение графика.

Как проверить остаток отпуска у сотрудника

Отчёт «Остатки отпусков» показывает по каждому виду отпуска: сколько дней положено, сколько использовано и сколько осталось на выбранную дату. Дату ставьте на день начала планируемого отпуска, а не на сегодня — иначе не учтутся дни, которые накопятся до этого момента.

Как читать отчёт

Остаток считается по рабочим годам сотрудника, а не по календарным. Рабочий год идёт от даты приёма: принятый 15 марта получает новый рабочий год каждое 15 марта.

Пример. Сотрудник принят 15.03.2024, право — 28 дней в год. На 15.09.2025 он отработал полтора рабочих года. Использовал 28 дней в первом году и 10 дней во втором. Начислено за полтора года 28 + 14 = 42 дня, использовано 38, остаток на дату — 4 дня.

Почему остаток не сходится

• ⏳ Не введены начальные остатки. Если учёт перенесён из другой программы, остатки на дату начала работы в ЗУП должны быть введены отдельным документом. Найдите его через поиск по разделу Кадры по слову «остатки».
• 🚫 Дни, не входящие в стаж для отпуска. Отпуск по уходу за ребёнком, прогулы, отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней в рабочем году сдвигают рабочий год (ст. 121 ТК РФ). Программа учитывает это, только если такие периоды оформлены документами.
• 📝 Неверное право в кадровом документе. Дополнительный отпуск за ненормированный день или вредность не указан в приёме или переводе — его не будет и в остатке.
• 🔁 Отпуск введён «Разовым начислением». Деньги начислены, а дни не списаны. В отчёте такой отпуск не виден вообще.

Проверяем сумму отпускных

Расчёт отпускных опирается на средний дневной заработок за 12 календарных месяцев перед отпуском (ст. 139 ТК РФ, Положение, утверждённое постановлением № 922). Формула для полностью отработанных месяцев:

Средний дневной = Выплаты за 12 месяцев / 12 / 29,3
Отпускные = Средний дневной × Количество дней отпуска

Пример. За 12 месяцев начислено 720 000 руб., все месяцы отработаны полностью. Средний дневной: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 руб. Отпуск 14 дней: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 руб.

Как проверить расчёт в документе «Отпуск»

1. Откройте документ в Зарплата → Отпуска.
2. Проверьте период расчёта среднего: по умолчанию это 12 месяцев перед месяцем начала отпуска.
3. Нажмите кнопку редактирования рядом с суммой среднего заработка. Откроется форма с данными по месяцам: начисления, отработанные дни, учитываемые суммы.
4. Сверьте месяцы с расчётными листками. Пустой месяц при полной работе — повод разобраться.
5. Распечатайте записку-расчёт Т-60 из документа: в ней видно, какие суммы взяты в расчёт и сколько дней учтено.

Что чаще всего искажает средний

• 💼 Премии. Годовая премия входит в расчёт, если начислена в расчётном периоде или за предыдущий год. Квартальные и месячные — по правилам постановления № 922. Проверьте, что у вида начисления премии стоит признак включения в средний заработок.
• 📈 Повышение оклада. Если оклад вырос в расчётном периоде или во время отпуска, средний индексируется. В ЗУП индексация работает, когда повышение оформлено кадровым документом с отметкой о повышении для всей организации или подразделения. Индивидуальное повышение одному сотруднику индексацию не даёт.
• 🏥 Больничные и командировки. Эти дни и суммы за них исключаются из расчёта. Если больничный введён без документа «Больничный лист», программа не знает, что эти дни надо исключить.
• 👤 Новый сотрудник. Если в расчётном периоде нет ни одного отработанного дня, средний считается по фактическому заработку за месяц отпуска или по окладу. Данные от прошлого работодателя для отпуска не берутся.

Отпуск на стыке месяцев

Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, ЗУП показывает разбивку суммы по месяцам на вкладке начислений. Это нужно для налогового учёта расходов и для страховых взносов. Сумму НДФЛ проверяйте на вкладке удержаний: налог удерживается при выплате отпускных целиком, независимо от разбивки.

Отчёты для контроля отпусков по всей организации

Разовая проверка одного сотрудника не спасает от системных ошибок. Раз в квартал полезно посмотреть общую картину.

Большие накопленные остатки — не только вопрос к кадрам. При увольнении всю неиспользованную часть придётся компенсировать, а оценка такого обязательства влияет на отчётность. Отчёт «Остатки отпусков» с группировкой по подразделениям быстро показывает, где проблема.

Ошибки в документах «Отпуск» и как их исправить

Порядок исправления зависит от того, закрыт ли месяц, в котором начислен отпуск.

Месяц ещё не закрыт

Если зарплата за месяц не рассчитана и ведомость не сформирована, документ «Отпуск» можно открыть, поправить и провести заново. Затем перепроверьте средний — при смене дат меняется расчётный период.

Месяц закрыт, отпускные выплачены

Править проведённый документ прошлого периода напрямую нельзя: сломаются уже выплаченные суммы и отчёты. В ЗУП 3.1 у проведённого документа есть команда «Исправить». Она создаёт документ-исправление: в нём старые данные сторнируются, а новые начисляются в текущем периоде. Разница попадает в текущую зарплату.

Если отпуск отменён полностью, используйте команду «Сторнировать» — она создаёт документ, который отменяет начисление.

Не удаляйте проведённые документы «Отпуск» прошлых периодов, даже если кажется, что так быстрее. Удаление ломает выплаты, НДФЛ и отчётность по взносам за закрытые месяцы.

Отпуска в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 кадровый учёт упрощён. Графика отпусков, отчёта «Остатки отпусков» и учёта прав на дни нет. Количество оставшихся дней придётся вести отдельно — в личных карточках или внешней таблице.

Начисление проверяется так:

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и найдите документ «Отпуск».
2. В документе посмотрите средний заработок: кнопка рядом с полем открывает данные за расчётный период.
3. Проверьте, что в расчётном периоде все месяцы есть в программе. Если учёт начат в середине года, данные за прошлые месяцы вводятся вручную в этой же форме.
4. Сформируйте расчётный листок за месяц в отчётах по зарплате и сверьте сумму отпускных и НДФЛ.

После проведения документа «Отпуск» в Бухгалтерии сами отпускные отражаются проводкой при начислении зарплаты за месяц: Дт 20 (26, 44 — в зависимости от подразделения и способа отражения) Кт 70, НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01. Если проводка ушла не на тот счёт, проверьте способ отражения зарплаты у сотрудника или у вида начисления.

Частые вопросы