Долги подотчетников и перерасходы: где их искать в 1С:Бухгалтерии 8.3

Подотчетные суммы в 1С проверяют по счету 71: откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, выберите счет 71 и разверните его по субконто «Работники организаций». Дебетовое сальдо по сотруднику — он должен организации. Кредитовое — организация должна ему (перерасход).

Типичная ситуация: конец квартала, главбух просит «закрыть подотчет», а в ведомости висят 18 фамилий, у половины копеечные хвосты, у троих — кредит. Ниже порядок, по которому расчеты с подотчетными лицами в 1С:Бухгалтерии 3.0 разбирают быстро и без пропусков: от общей картины к конкретному документу.

Шаг 1. Общая картина: оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

Начинайте с ОСВ по счету — она за минуту показывает, у кого есть задолженность и в какую сторону.

1. Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Период — квартал или год, который проверяете. Счет — 71.
3. В настройках (кнопка Показать настройки) на вкладке группировки оставьте субконто «Работники организаций».
4. Нажмите Сформировать.

Как читать колонки

У счета 71 два субсчета: 71.01 — расчеты в рублях, 71.21 — в валюте. Если сотрудники ездят в зарубежные командировки, смотрите оба: по 71.21 ведомость покажет и валютную сумму, если включить вывод валютных сумм в настройках.

Признаки, что с учетом что-то не так

• 🔴 Сотрудник с развернутым сальдо: одновременно долг в рублях и перерасход по другой строке. Обычно это дубль карточки в справочнике сотрудников.
• 🔴 Строка без фамилии («пустое» субконто). Значит, какой-то документ провел движение по 71 без указания работника.
• 🟡 Хвосты в 1–5 рублей. Чаще всего округления в авансовом отчете или чек, введенный с ошибкой в копейках.
• 🟡 Дебетовое сальдо по уволенному сотруднику. Деньги нужно взыскать или признать долг безнадежным — сама база это не сделает.

Шаг 2. Анализ счета 71: на что ушли подотчетные деньги

ОСВ отвечает на вопрос «сколько». Отчет Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ счета по счету 71 отвечает на вопрос «куда»: он раскладывает обороты по корреспондирующим счетам.

Как пользоваться:

1. Выберите счет 71, период и при необходимости отбор по конкретному сотруднику.
2. В настройках добавьте группировку по субконто «Работники организаций», чтобы видеть картину по каждому человеку.
3. Смотрите корреспонденцию.

Этот отчет полезен при проверке выписки. Например, если по Дт 71 Кт 51 сумма за квартал 240 000 ₽, а по банку на карты сотрудников ушло 255 000 ₽, разницу ищите среди списаний с расчетного счета, оформленных с другим видом операции — например, как перечисление зарплаты или прочее списание.

Шаг 3. Взаиморасчеты с сотрудником целиком: анализ субконто и карточка

Подотчет редко живет отдельно от зарплаты. Сотрудник может быть должен по 71, а организация ему — по 70. Чтобы увидеть все расчеты с работником в одной таблице, используйте Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто.

1. Вид субконто — «Работники организаций».
2. Отбор — нужный сотрудник или группа.
3. Отчет покажет сальдо и обороты по всем счетам, где этот работник фигурирует: 70, 71, 73 и другие.

Так видно, например, что у водителя долг по подотчету 3 400 ₽, а к выплате по зарплате 41 000 ₽. Это повод для удержания (см. шаг 5).

Карточка счета для поиска конкретного документа

Когда расхождение найдено, переходите на уровень документов: Отчеты → Стандартные отчеты → Карточка счета, счет 71, отбор по сотруднику. Карточка выводит каждую проводку с датой, документом и нарастающим сальдо.

Приемы, которые экономят время:

• Ищите момент, когда сальдо «перевернулось» с дебета на кредит. Документ на этой строке и есть источник перерасхода.
• Двойной щелчок по строке открывает документ. Расшифровка работает и из ОСВ, и из анализа счета.
• Если сумма в карточке совпадает с выдачей, но с обратным знаком на соседней строке — скорее всего, документ выдачи провели дважды.

Шаг 4. Сверка авансовых отчетов

Список документов — Банк и касса → Авансовые отчеты. Проверку удобно делать по каждому отчету, где ОСВ показала проблему.

Что сверить в шапке

• 📅 Дата. Срок отчета — не позднее 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги, или после выхода на работу. По командировке — 3 рабочих дня после возвращения. Дата отчета позже этого срока — повод для вопроса к сотруднику, а при долге — для удержания.
• 👤 Физлицо. Должна быть именно та карточка, на которую оформляли выдачу. Дубль сотрудника дает «вечный» долг по одной карточке и перерасход по другой.
• 🏢 Организация. В базе с несколькими юрлицами выдача по одной организации и отчет по другой разносят расчеты по разным балансам.

Что сверить в табличных частях

1. Авансы — какие выдачи закрывает отчет. Сумма должна совпадать с расходными кассовыми ордерами или списаниями с расчетного счета. Если выдача не указана, итог в печатной форме АО-1 будет неверным.
2. Товары — покупки материалов и товаров. Проверьте счет учета и склад: ошибка здесь не влияет на 71, но портит учет запасов.
3. Оплата — оплата поставщикам от имени организации. Проверьте контрагента и договор, иначе долг по 60 «повиснет».
4. Прочее — командировочные, суточные, услуги. Проверьте счет затрат и статью.

Внизу формы документ показывает итоговую сумму расходов. Сравните ее с суммой выдачи: разница — это остаток к возврату или перерасход к выплате.

НДС по чекам

Налог к вычету выделяют, только если есть счет-фактура или документ, который по закону его заменяет (например, билет с выделенной суммой НДС в командировке). Кассовый чек обычного магазина не дает права на вычет — сумму включают в стоимость. Флажок о получении счета-фактуры и ставку проверяйте построчно.

Шаг 5. Что делать с долгами сотрудников и перерасходами

Когда проблема найдена, у нее три возможных исхода. Выбор зависит от того, в какую сторону сальдо.

Сотрудник должен организации (дебетовое сальдо)

Удержание из зарплаты возможно не всегда. По статье 137 ТК РФ работодатель вправе удержать неизрасходованный и не возвращенный аванс, если с даты, установленной для возврата, прошло не больше месяца и работник не оспаривает основание и сумму. Нужен приказ. Размер удержания за одну выплату ограничен 20% (статья 138 ТК РФ).

Пример. Долг по подотчету — 12 000 ₽, начислено за месяц 50 000 ₽, НДФЛ 13% — 6 500 ₽, к выплате 43 500 ₽. 20% от 43 500 ₽ — 8 700 ₽. Значит, в этом месяце удерживаете 8 700 ₽, остаток 3 300 ₽ — в следующем.

Организация должна сотруднику (кредитовое сальдо)

Это перерасход: сотрудник потратил больше, чем получил. Возмещают его расходным кассовым ордером с видом операции «Выдача подотчетному лицу» или перечислением на карту с видом операции для подотчетного лица. Проводка та же, что при выдаче: Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51). После нее сальдо обнуляется.

Перед выплатой убедитесь, что перерасход утвержден руководителем. Авансовый отчет утверждают до выплаты, а не после.

Новые выдачи при непогашенном долге

Прежний запрет выдавать новый аванс тому, кто не отчитался за старый, из кассовых правил убран. 1С тоже не блокирует такую выдачу. Если в организации есть внутреннее правило «не выдавать при долге», его контролируют сами — например, перед каждой выдачей смотрят ОСВ по сотруднику.

Шаг 6. Регулярный контроль подотчетных сумм без ручной рутины

Разовая проверка в конце года — самый тяжелый вариант. Проще держать счет 71 чистым каждый месяц.

Закрытие месяца и валютный подотчет

Регламентная обработка Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца счет 71.01 не закрывает и долги не списывает. Но по субсчету 71.21 она переоценивает валютные остатки и формирует курсовые разницы. Если валютный долг сотрудника висит несколько месяцев, в карточке будут ежемесячные проводки переоценки — это нормально, а не ошибка.

Рассылка отчета ответственному

Сохраненный вариант ОСВ по счету 71 можно отправлять по расписанию: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов. Настройте рассылку на первое число месяца на почту бухгалтера по расчетам или руководителя. Отчет придет без захода в базу.

Ежемесячный порядок проверки

Инвентаризация перед годовой отчетностью

Перед составлением баланса расчеты с подотчетными лицами инвентаризируют вместе с прочей дебиторской и кредиторской задолженностью. Удобно выгрузить ОСВ по счету 71 на 31 декабря в Excel и приложить к акту инвентаризации расчетов. Дебетовое сальдо попадет в дебиторскую задолженность баланса, кредитовое — в кредиторскую. Поэтому развернутое сальдо по одному сотруднику завышает обе строки сразу.

Частые вопросы о проверке подотчета