Аванс от покупателя в 1С: учёт, НДС и зачёт при отгрузке

Полученный от покупателя аванс в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят документом Поступление на расчётный счёт с видом операции «Оплата от покупателя»: деньги садятся на счёт 62.02 проводкой Дт 51 Кт 62.02. Дальше на сумму предоплаты начисляется НДС (Дт 76.АВ Кт 68.02), выписывается счёт-фактура на аванс, а при отгрузке аванс зачитывается (Дт 62.02 Кт 62.01) и ранее начисленный НДС принимается к вычету (Дт 68.02 Кт 76.АВ).

Эта цепочка из четырёх шагов работает одинаково для оплаты по безналу и через кассу. Ниже — где какие галочки стоят, какими суммами проверить себя и что ломается чаще всего, когда аванс «не зачёлся».

Что настроить до ввода первого аванса

Прежде чем проводить деньги , проверьте два места — иначе 1С либо не выпишет счёт-фактуру на аванс, либо начислит НДС не так.

Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Откройте Главное → Налоги и отчёты → НДС. Параметр отвечает за то, когда программа создаёт счета-фактуры на полученные авансы. Варианты от строгого к мягкому:

• 📌 регистрировать всегда при получении аванса;
• 📌 не регистрировать авансы, зачтённые в течение 5 календарных дней;
• 📌 не регистрировать авансы, зачтённые до конца месяца;
• 📌 не регистрировать авансы, зачтённые до конца налогового периода (квартала).

По умолчанию безопаснее оставить «регистрировать всегда»: НДС с аванса — обязанность продавца, и льготные варианты подходят только тем, у кого отгрузка идёт день в день.

Договор с покупателем. В карточке договора вид договора должен быть «С покупателем». Именно по договору 1С понимает, куда отнести деньги: если долга по отгрузке нет, сумма уходит в аванс на 62.02; если долг есть — гасит его на 62.01.

Поступление денег: безнал и касса

Деньги от покупателя заводят двумя документами в зависимости от способа оплаты.

Безналичная оплата. Раздел Банк и касса → Банковские выписки → Поступление. Вид операции — «Оплата от покупателя». Заполните контрагента, договор и сумму. Счета учёта программа подставит сама:

1. счёт расчётов — 62.01;
2. счёт авансов — 62.02;
3. способ зачёта авансов — «Автоматически».

Оплата наличными. Раздел Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, вид операции тот же. Логика счетов такая же, деньги идут через Дт 50.

После проведения документа смотрите проводку. Если покупатель ничего не отгружал, увидите:

Если деньги сели не на 62.02, а на 62.01 с «красным» (отрицательным) остатком — значит договор или вид расчётов выбран неверно. Исправьте договор, а не ручную проводку.

Счёт-фактура на аванс и начисление НДС

На полученную предоплату продавец на ОСНО обязан начислить НДС и выставить покупателю счёт-фактуру в течение 5 календарных дней (ст. 168 НК РФ). Причина — правило момента определения налоговой базы: налог считают на наиболее раннюю из двух дат — отгрузки или оплаты (ст. 167 НК РФ). Если деньги пришли раньше товара, обязанность по НДС возникает уже в день аванса.

Налоговая база — вся сумма аванса, ставка расчётная: 20/120 или 10/110. Расчётную ставку применяют потому, что налог уже «сидит» внутри полученной суммы, и его выделяют обратным счётом.

Выписать счёт-фактуру можно двумя путями:

• Из документа поступления — кнопка Создать на основании → Счёт-фактура выданный на аванс. Удобно, когда авансов немного.
• Пакетно — обработка Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Нажимаете «Заполнить» — программа подбирает все незакрытые авансы за период и выписывает счета-фактуры разом. Так делают в конце квартала.

Счёт-фактура на аванс формирует проводку Дт 76.АВ Кт 68.02 и попадает в книгу продаж .

Пример. Покупатель перечислил аванс 120 000 ₽, товар облагается по ставке 20%. НДС с аванса: 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. Проводка Дт 76.АВ Кт 68.02 на 20 000 ₽, в книге продаж — запись на 120 000 ₽ со ставкой 20/120.

Посчитать свою сумму можно здесь — введите аванс и ставку:

Зачёт аванса при реализации

Когда отгружаете товар или оказываете услугу, аванс нужно зачесть — иначе на 62.02 останется «вечный» остаток, а покупатель будет числиться одновременно и должником, и кредитором.

Отгрузку оформляют документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Проверьте в нём договор — он должен совпадать с тем, по которому пришли деньги. Поле «Зачёт авансов» оставьте в значении «Автоматически».

При проведении реализации 1С сформирует сразу несколько движений:

Отдельным шагом принимается к вычету НДС, начисленный ранее с аванса. Это делает регламентная операция Операции → Регламентные операции по НДС → Формирование записей книги покупок на вкладке «Полученные авансы». Проводка — Дт 68.02 Кт 76.АВ, запись попадает в книгу покупок.

Проверка на примере. Отгрузили тот же товар на 120 000 ₽ (в т.ч. НДС 20 000 ₽), аванс был 120 000 ₽:

• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — 100 000 ₽ (выручка без НДС);
• Дт 90.03 Кт 68.02 — 20 000 ₽ (НДС с отгрузки);
• Дт 62.02 Кт 62.01 — 120 000 ₽ (зачёт аванса);
• Дт 68.02 Кт 76.АВ — 20 000 ₽ (вычет НДС с аванса).

В итоге по НДС: начислили 20 000 при авансе, начислили 20 000 при отгрузке, 20 000 приняли к вычету — к уплате остаётся 20 000 ₽ с одной реализации, двойного налога нет.

Полная схема проводок по авансу от получения денег до зачёта:

Частичный аванс и аванс больше отгрузки

Жизнь редко укладывается в «аванс = отгрузка». Два частых сценария.

Аванс меньше отгрузки. Покупатель дал 50 000 ₽, отгрузили на 120 000 ₽. 1С зачтёт аванс в пределах 50 000 ₽ (Дт 62.02 Кт 62.01 на 50 000 ₽), а оставшиеся 70 000 ₽ останутся долгом покупателя на 62.01. К вычету примется НДС только с зачтённой части аванса.

Аванс больше отгрузки. Дали 120 000 ₽, отгрузили на 80 000 ₽. Зачтётся 80 000 ₽, на 62.02 останется незакрытый аванс 40 000 ₽ — с него НДС продолжает «висеть» на 76.АВ до следующей отгрузки или возврата денег.

Несколько отгрузок под один аванс. Если под крупную предоплату вы отгружаете товар частями, зачёт идёт пропорционально: каждая реализация закрывает аванс на свою сумму, и при каждой отгрузке принимается к вычету НДС с зачтённой части. Главное — держать один и тот же договор во всех документах, иначе зачёт собьётся.

Возврат аванса покупателю

Сделка сорвалась, покупатель просит деньги назад. Здесь важно не забыть про НДС: налог, начисленный при получении аванса, при возврате принимается к вычету — иначе вы переплатите в бюджет.

Деньги возвращают документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание с видом операции «Возврат покупателю». Укажите того же контрагента и договор, по которым пришёл аванс. Проводка — Дт 62.02 Кт 51 (или Кт 50 при возврате через кассу).

НДС к вычету регистрируют в книге покупок на основании того же счёта-фактуры на аванс, что выписывали при получении денег. Удобный способ — на вкладке «Полученные авансы» в Формировании записей книги покупок: после проведённого возврата программа подхватит сумму автоматически. Проводка Дт 68.02 Кт 76.АВ.

Пример. Вернули покупателю весь аванс 120 000 ₽. Движения: Дт 62.02 Кт 51 — 120 000 ₽ (деньги ушли), Дт 68.02 Кт 76.АВ — 20 000 ₽ (вернули себе ранее начисленный НДС). Счёт 76.АВ по этому авансу обнулится, остаток на 62.02 станет нулевым.

Какими отчётами проверить аванс

После закрытия периода полезно убедиться, что авансы «разошлись» правильно. Хватает трёх отчётов из раздела Отчёты → Стандартные отчёты.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 с разбивкой на 62.01 и 62.02. Остаток на 62.02 по контрагенту = сумма незачтённых авансов. Красных (отрицательных) остатков быть не должно.
• 📊 ОСВ по счёту 76.АВ. Показывает НДС, который начислен с авансов и ещё не принят к вычету. Сальдо должно соответствовать остатку авансов на 62.02 по ставке налога.
• 📊 Анализ субконто по контрагенту и договору — видно всю историю расчётов: аванс, отгрузку, зачёт в одной таблице.

Для сверки НДС пригодится «Экспресс-проверка ведения учёта» (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка): блок по НДС ловит авансы, по которым не выписан счёт-фактура или не сделан вычет при отгрузке.

Частые ошибки с авансами

Почти все проблемы с авансами сводятся к пяти причинам — проверьте их, если суммы не сходятся.

• ❌ Разные договоры в поступлении и реализации — аванс не зачёлся автоматически. Самая частая причина. Приведите договор к одному значению.
• ❌ Способ зачёта стоит «Не зачитывать» в документе реализации — поставьте «Автоматически».
• ❌ Не выписан счёт-фактура на аванс — в книге продаж нет записи, НДС занижен. Запустите пакетную обработку счетов-фактур на аванс.
• ❌ Не сформирована книга покупок при отгрузке — НДС с аванса не принят к вычету, налог завышен. Проведите «Формирование записей книги покупок».
• ❌ Деньги сели на 62.01 с минусом вместо 62.02 — неверный вид договора или контрагент. Правьте документ, а не проводку вручную.