Как оформить и оплатить диспансеризацию сотрудника в 1С:ЗУП 3.1

Оплачиваемый день диспансеризации в 1С:ЗУП 3.1 оформляют отдельным начислением с расчётом по среднему заработку: работник пишет заявление, дату согласуют, а в программе день отражают как оплачиваемое отсутствие и считают средний. Оклад за этот день при этом начислять не нужно — иначе день оплатится дважды.

Сколько дней положено, зависит от возраста. По ст. 185.1 ТК РФ большинству работников — 1 рабочий день раз в 3 года, работникам от 40 лет — 1 день ежегодно, а предпенсионерам и работающим пенсионерам — 2 дня каждый год. Ниже — как это настроить и провести в ЗУП, с табелем, проводками и проверкой.

Кому и сколько дней положено по закону

Право на оплачиваемое освобождение от работы для прохождения диспансеризации даёт ст. 185.1 ТК РФ. За эти дни сохраняются рабочее место и средний заработок. Количество дней зависит от категории работника.

Категории не суммируются: если работнику 62 года и он получает пенсию, ему положены 2 дня в год, а не 2 плюс 1. День освобождения работник выбирает сам, но согласует его с работодателем — произвольно уйти с работы нельзя.

Право действует для всех работников по трудовому договору, включая совместителей, дистанционных и срочников. Отказать или потребовать отработать этот день нельзя. А вот обязать работника брать день именно для диспансеризации работодатель тоже не может — это право, а не обязанность.

Чем диспансеризация отличается от обязательного медосмотра

Эти два случая часто путают, а оформляются и оплачиваются они по-разному. Ошибка здесь ведёт к неверному начислению, поэтому разберём различие до настройки в программе.

• 🩺 Диспансеризация — добровольное профилактическое обследование по инициативе работника (ст. 185.1 ТК РФ). Работодатель даёт оплачиваемый день по заявлению, обследование проходит в поликлинике по ОМС, платит за него государство. В ЗУП это оплата дня по среднему заработку.
• 🏭 Обязательный медосмотр (ст. 213 ТК РФ) — для работников вредных и опасных производств, водителей, пищевиков и других. Проходит по направлению работодателя и за его счёт, время медосмотра оплачивается по среднему, но оформляется это иначе и не ограничено одним днём раз в несколько лет.

Проще говоря: диспансеризацию инициирует работник и просит день, медосмотр организует работодатель и направляет сотрудника. В этой статье речь только о диспансеризации по ст. 185.1 — именно её отражают оплачиваемым днём освобождения.

Что настроить в ЗУП перед первым начислением

В типовой поставке ЗУП 3.1 оплату дней диспансеризации удобнее всего сделать отдельным начислением, которое считается по среднему заработку. Создают его в разделе Настройка → Начисления.

Порядок настройки начисления:

1. Откройте справочник Настройка → Начисления и создайте новое начисление, например «Оплата дней диспансеризации».
2. В поле «Назначение начисления» выберите вариант с расчётом по среднему заработку — тот же механизм, что для командировок. Тогда программа возьмёт заработок за 12 месяцев по правилам ст. 139 ТК РФ, а не оклад.
3. На вкладке с настройками времени укажите, что начисление вытесняет основную оплату за эти дни. Это ключевой момент: за день диспансеризации работник получает средний, а оклад за него начисляться не должен.
4. Задайте буквенное обозначение для табеля — в унифицированной форме отдельного кода для диспансеризации нет, поэтому организация вводит свой (часто Г или собственное сокращение). Код закрепляют в учётной политике.
5. На вкладках налогов и взносов оставьте начисление облагаемым НДФЛ и страховыми взносами: это выплата в рамках трудовых отношений, а не компенсация.

В свежих релизах ЗУП 3.1 подобное начисление может быть уже предустановлено — тогда достаточно включить его в состав начислений, не создавая вручную. Название может отличаться по релизу, ориентируйтесь на расчёт по среднему заработку.

Как понять, кому пора на диспансеризацию

ЗУП не ведёт медицинский график диспансеризации — это задача поликлиники и Минздрава. Но определить круг работников, у которых в текущем году появляется право на оплачиваемый день, программа помогает по дате рождения.

Проще всего отобрать сотрудников так:

• 📅 Через возраст. В списке сотрудников (Кадры → Сотрудники) настройте отбор или сортировку по дате рождения и выделите тех, кому в этом году исполняется 40 лет и больше — им день положен ежегодно.
• 👤 Предпенсионеры. Отдельно отметьте работников, которым до пенсии осталось 5 лет и меньше: им положены 2 дня в год. Сведения о предпенсионном статусе работник подтверждает справкой из СФР (бывший ФСС и ПФР объединены в СФР с 2023 года).
• 🔁 Остальные. Для работников младше 40 лет ведите простой учёт, в каком году кто уже воспользовался днём, чтобы следующий дать не раньше чем через 3 года. Удобно хранить это в примечании к сотруднику или в отдельном списке.

Отбор по возрасту даёт список кандидатов, а само право работник реализует по заявлению — заставить проходить диспансеризацию нельзя, как и отказать желающему в законный день.

Заявление и согласование дня освобождения

Освобождение предоставляют на основании письменного заявления работника. В нём он указывает желаемую дату. Работодатель вправе её скорректировать по производственной необходимости, но отказать в самом праве не может.

Что оформляют до начисления:

Приказ удобно выпускать по шаблону организации: в типовой ЗУП отдельной печатной формы «Приказ на диспансеризацию» нет, её делают обычным распоряжением или через модуль кадрового электронного документооборота, если он подключён.

Как зарегистрировать день диспансеризации в 1С и табель

После того как дата согласована и подтверждена, отсутствие вносят в программу тем начислением, которое вы настроили. В ЗУП 3.1 разовые начисления, рассчитываемые по среднему, вводят через соответствующий расчётный документ в разделе Зарплата.

Порядок ввода:

1. Откройте раздел Зарплата и создайте документ, которым назначается ваше начисление «Оплата дней диспансеризации» (вид документа зависит от того, как настроено начисление — разовое или по отдельному виду времени).
2. Выберите работника и укажите дату или период освобождения — один день, а для предпенсионера или пенсионера два.
3. Программа рассчитает средний дневной заработок по данным за предшествующие 12 месяцев и умножит его на число дней.
4. Проверьте, что за этот день не начислен оклад. Если в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц оклад попал на день диспансеризации, вернитесь к настройке вытеснения.

В табеле учёта рабочего времени день отметится тем буквенным кодом, который вы задали в начислении. Сам табель формируют отчётом в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). День диспансеризации — это оплачиваемая неявка: он исключается из нормы отработанного времени, но оплачивается по среднему.

Оплата по среднему и проводки в бухучёте

За день диспансеризации платят средний заработок, а не оклад. Средний дневной заработок считают по ст. 139 ТК РФ и Положению № 922: выплаты за расчётный период (12 календарных месяцев) делят на фактически отработанные в нём дни.

Пример расчёта:

• За 12 месяцев работнику начислено 600 000 ₽, фактически отработано 247 дней.
• Средний дневной заработок: 600 000 ÷ 247 = 2 429,15 ₽.
• За 1 день диспансеризации к начислению — 2 429,15 ₽.
• НДФЛ 13 %: 2 429,15 × 0,13 = 315,79 ₽. На руки — 2 113,36 ₽.
• Для предпенсионера за 2 дня: 2 429,15 × 2 = 4 858,30 ₽ до удержания налога.

Расчётный период — 12 календарных месяцев до месяца диспансеризации. Из него исключают периоды, когда за работником уже сохранялся средний (отпуск, командировка, больничный) вместе с начисленными за них суммами. Если работник трудится меньше 12 месяцев, в расчёт берут всё фактически отработанное время с даты приёма. ЗУП подтянет эти данные автоматически, если зарплата за предыдущие месяцы проведена в программе.

Начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами по единому тарифу (с 2023 года взносы платят в СФР единым платежом). В бухгалтерском учёте расходы отражают так же, как обычную оплату труда:

Счёт затрат (20, 25, 26, 44) выбирают по подразделению и виду деятельности работника — так же, как для его зарплаты. В ЗУП способ отражения задаётся в настройках начисления и в карточке подразделения, а проводки формируются при синхронизации с «1С:Бухгалтерией».

Как проверить начисление: отчёты и контроль

После расчёта стоит убедиться, что день оплачен верно и попал в отчётность. Пригодятся штатные отчёты раздела Зарплата → Отчёты по зарплате:

• 📄 Расчётный листок — покажет работнику отдельной строкой сумму за день диспансеризации и удержанный НДФЛ.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — поможет проверить, что за месяц нет задвоения: средний за день и полный оклад одновременно начислены быть не должны.
• 📋 Свод начислений и удержаний — сверяет общую сумму начислений, НДФЛ и взносов по организации.

Проверьте три момента: день рассчитан по среднему (а не по окладу), оклад за этот день исключён, а сумма вошла в базу по НДФЛ и взносам. Если средний получился равным дневному окладу копейка в копейку — скорее всего, расчёт по среднему не включился, перепроверьте настройку начисления.

Отдельно сверьте отчётность по НДФЛ: сумма за день диспансеризации должна попасть в налоговую базу и в соответствующий раздел расчёта 6-НДФЛ за период выплаты. По взносам день входит в общую базу и в персонифицированные сведения наравне с зарплатой. Если суммы не сходятся со сводом, вернитесь к документу начисления — чаще всего причина в том, что день задвоился с окладом или, наоборот, не был проведён.

Частые вопросы