Как оформить командировку в 1С: от приказа до авансового отчёта

Полный цикл командировки в 1С состоит из четырёх документов: приказ, выдача денег под отчёт, начисление среднего заработка за дни поездки и авансовый отчёт по возвращении. Средний заработок и суточные считаются в 1С:ЗУП документом Командировка, деньги выдаются и расходы принимаются в 1С:Бухгалтерии.

Частая ошибка — провести командировку как обычный рабочий день с окладом. За дни в поездке сотруднику положен не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ), и в программе это разные начисления. Ниже — порядок, который закрывает и кадровую, и бухгалтерскую часть.

С чего начать: роли программ и настройки

Распределение задач между конфигурациями зависит от того, где у вас ведётся зарплата.

• Если зарплата в 1С:ЗУП 3.1, то приказ, средний заработок и суточные оформляются там, а в 1С:Бухгалтерию результат попадает синхронизацией как сумма начислений и проводки.
• Если штат небольшой и зарплата ведётся прямо в 1С:Бухгалтерии 3.0, весь расчёт делается в ней — при условии, что в настройках включён полный, а не упрощённый учёт зарплаты.

Проверьте настройку в 1С:Бухгалтерии: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Если расчёт зарплаты и взносов ведётся «В этой программе», документ начисления командировки будет доступен. Если выбрано «Во внешней программе», кадровые документы в бухгалтерской базе не создаются — всё идёт из ЗУП.

Приказ о направлении в командировку

Приказ — основание для всей последующей цепочки. В 1С:ЗУП 3.1 он создаётся документом Командировка: раздел Зарплата → Командировки (или Кадры → Все кадровые документы).

В документе указываются:

1. 👤 Сотрудник и его подразделение.
2. 📅 Период командировки — даты с и по. По ним программа определит рабочие дни для оплаты по среднему.
3. 🏢 Место назначения и цель — текст для печатной формы приказа.
4. 💰 Суточные — сумма за день по нормам организации.

Из документа Командировка печатается приказ. Унифицированная форма Т-9 с 2013 года не обязательна — организация вправе применять свой бланк, но Т-9 остаётся самой распространённой и доступна в программе кнопкой Печать.

Служебное задание и командировочное удостоверение с 2015 года отменены как обязательные документы, поэтому в типовой форме приказа их нет. Если внутренний регламент компании их требует, оформляйте отдельно.

Начисление среднего заработка за дни поездки

Это ключевой момент, который и отличает командировку от обычной работы. За дни командировки, приходящиеся на рабочие по графику, сотруднику сохраняется средний заработок, а не оклад.

Документ Командировка в 1С:ЗУП рассчитывает средний автоматически:

• Берётся расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки.
• В расчёт входят все предусмотренные системой оплаты труда выплаты: оклад, премии, надбавки.
• Исключаются периоды и суммы, когда за работником уже сохранялся средний (отпуск, прошлые командировки, больничный).

Начисление попадёт в документ Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц под видом «Командировка» (оплата по среднему заработку). В 1С:Бухгалтерии с полным учётом зарплаты средний считается аналогично — через документ начисления; отдельного кадрового документа «Командировка», как в ЗУП, здесь нет, поэтому даты поездки для табеля задают кадровым документом учёта времени.

Выдача аванса под отчёт

Перед поездкой сотруднику выдают деньги на билеты, проживание и суточные. В учёте это расчёты с подотчётным лицом — счёт 71.01.

Через кассу: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача подотчётному лицу». Проводка:

Дт 71.01 Кт 50.01 — выданы деньги под отчёт из кассы

На карту сотрудника: Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Перечисление подотчётному лицу». Проводка:

Дт 71.01 Кт 51 — перечислен аванс на командировку на карту

Выдавать можно и до приказа, и после — но корректнее сначала оформить приказ, а в документе выдачи сослаться на него. Это упростит последующую привязку аванса в авансовом отчёте.

Суточные: нормы и что облагается налогами

Размер суточных организация устанавливает сама во внутреннем положении. А вот необлагаемый лимит задан Налоговым кодексом и от решения компании не зависит:

• 🇷🇺 700 ₽ в день — поездки по России;
• 🌍 2 500 ₽ в день — зарубежные командировки.

Суточные в пределах лимита не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (ст. 422 НК РФ). Всё, что выплачено сверх, попадает в базу по НДФЛ и взносам.

Разберём на примере: командировка по России на 5 дней, суточные по положению — 1 000 ₽ в день.

Посчитать необлагаемую часть и налоги с превышения под свои даты и ставку удобно калькулятором:

Суточные по России лимитом 700 ₽ сотрудник получает «на руки» в полной сумме — удержание НДФЛ с превышения 1С отразит при ближайшем расчёте зарплаты. В ЗУП превышение фиксирует сам документ Командировка по заданной сумме суточных, в бухгалтерской базе — авансовый отчёт.

Зарубежная командировка: что меняется в учёте

Для загранкомандировки порядок документов тот же, но добавляются три особенности, которые важно учесть в 1С.

Разные нормы по дням. День выезда из России и день возвращения считаются по-разному: за дни нахождения за границей суточные платят по норме для зарубежных поездок (необлагаемый лимит 2 500 ₽), за день пересечения границы при возвращении в Россию — по российской норме (п. 18 Постановления № 749). Программа сама не делит дни по странам — суммы суточных в документе Командировка и в авансовом отчёте разносите вручную по фактическим датам.

Расходы в валюте. Если сотрудник платил за проживание или проезд в иностранной валюте, в авансовом отчёте указывается валюта и курс. 1С пересчитывает сумму в рубли автоматически, но проверьте, что подставлен курс ЦБ на нужную дату — для валютных расходов это дата утверждения авансового отчёта. Для работы с валютой в базе должен быть загружен курс (Справочники → Валюты, кнопка загрузки курсов).

Загранпаспорт и виза. Расходы на оформление визы, медстраховку и консульские сборы возмещаются и принимаются в налоговом учёте — их вносят на вкладку Прочее авансового отчёта отдельными строками с подтверждающими документами.

Авансовый отчёт по возвращении

После командировки сотрудник в течение трёх рабочих дней сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами (п. 26 Постановления № 749). В 1С:Бухгалтерии это документ Банк и касса → Авансовые отчёты.

Документ заполняется по вкладкам:

1. Авансы — подбирается документ выдачи денег (РКО или списание с карты). Так программа свяжет отчёт с ранее выданной суммой.
2. Товары — если сотрудник что-то приобрёл для организации (материалы, канцелярия).
3. Оплата — если он платил поставщику за уже оприходованные товары или услуги.
4. Прочее — сюда вносят проезд, проживание и суточные с указанием счёта затрат и статьи.

На вкладке Прочее для каждой строки задаётся счёт затрат (26, 44, 20 — в зависимости от подразделения) и аналитика. Если в билете или счёте гостиницы выделен НДС и есть счёт-фактура или бланк строгой отчётности установленного образца, укажите ставку и флаг «СФ» — программа выделит входной налог.

Отдельный вопрос — электронные билеты, которых сейчас большинство. Подтверждающими документами служат:

• ✈️ авиаперелёт — маршрут-квитанция электронного билета и посадочный талон (при электронной регистрации — с отметкой о досмотре или иным подтверждением полёта);
• 🚆 поезд — контрольный купон электронного билета.

Если билет покупался через агентство или сервис бронирования и оплачен не сотрудником, а организацией напрямую, в авансовый отчёт эту сумму включать не нужно — расход уже отражён поступлением услуг, иначе он задвоится.

Остаток неизрасходованного аванса сотрудник возвращает в кассу (Поступление наличных, вид «Возврат от подотчётного лица»), перерасход организация доплачивает.

Проводки и отражение в отчётности

При проведении документов формируются типовые проводки. Соберём их в одном месте.

Счёт затрат (26, 44 или 20) зависит от того, в каком подразделении числится сотрудник и как у вас настроены способы отражения зарплаты в учёте. Для торговых организаций это чаще 44, для производственных управленцев — 26.

Суточные принимаются в расходы по налогу на прибыль в полной сумме, установленной положением о командировках, — для прибыли лимита 700/2 500 ₽ нет, он действует только для НДФЛ и взносов. На упрощёнке с объектом «доходы минус расходы» командировочные также учитываются в расходах, но только после фактической оплаты и утверждения авансового отчёта.

Отдельного отчёта по командировкам нет — суммы встраиваются в общую зарплатную и налоговую отчётность:

• 📄 6-НДФЛ — средний заработок и облагаемая часть суточных попадают в доход и в удержанный НДФЛ.
• 📄 РСВ и персонифицированные сведения — средний заработок и сверхлимитные суточные входят в базу по страховым взносам.
• 📊 Декларация по налогу на прибыль — командировочные расходы и суточные уменьшают базу в составе прочих расходов.

Чтобы проверить, что всё разнесено верно, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71.01 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Установите отбор по сотруднику. После закрытия командировки сальдо по нему должно быть нулевым: если висит дебетовый остаток — не закрыт перерасход или не проведён авансовый отчёт, кредитовый — не возвращён неиспользованный аванс. Так же удобно ловить забытые авансовые отчёты в конце квартала перед сдачей отчётности.

Частые вопросы