Командировочные расходы в 1С: приказ, аванс, авансовый отчёт

Командировочные расходы в 1С:Бухгалтерии 8.3 проводят по связке «аванс под отчёт → авансовый отчёт → списание на затраты». Деньги на поездку выдают проводкой Дт 71.01 Кт 50.01 (или Кт 51 при перечислении на карту), а после возвращения сотрудника вносят документ Авансовый отчёт в разделе Банк и касса, где расходы падают на счёт затрат проводкой Дт 26 (20, 44) Кт 71.01.

Кадровую часть — приказ о направлении в командировку и средний заработок за дни поездки — ведут в 1С:ЗУП или в «Бухгалтерии» с модулем зарплаты. Сами же командировочные расходы (суточные, проезд, проживание) к зарплате отношения не имеют: это подотчётные суммы.

Ниже разберём весь путь: что настроить заранее, как выдать аванс, как заполнить авансовый отчёт, как посчитать суточные с учётом НДФЛ и взносов и как закрыть подотчёт при перерасходе или остатке.

Что подготовить в 1С перед командировкой

До первой командировки проверьте три справочника и одну настройку учётной политики.

1. Сотрудник должен быть заведён как подотчётное лицо. Отдельного флажка нет — достаточно, чтобы физлицо было в справочнике Сотрудники (или Физические лица) и на него можно было оформить выдачу денег.
2. Статьи затрат для списания расходов. В справочнике Статьи затрат заведите или проверьте статью с видом расхода «Командировочные расходы» — она нужна, чтобы расходы корректно легли в налоговый учёт по прибыли.
3. Номенклатурные группы / подразделения — если учёт ведётся с аналитикой по ним.

Норму суточных в 1С жёстко не настраивают: сумма за день закреплена во внутреннем положении о командировках организации, а в программе вы просто вводите фактическую сумму. Программа сама сравнит её с необлагаемым лимитом (700 ₽ по РФ, 2500 ₽ за границу) при расчёте НДФЛ и взносов, если ведёте зарплату в этой же базе.

Приказ о командировке и кадровое оформление

Приказ о направлении в командировку — кадровый документ. Унифицированная форма Т-9 с 2013 года необязательна, но большинство организаций её сохранили; можно использовать свою форму.

Где оформлять зависит от конфигурации:

• В 1С:ЗУП есть отдельный документ Командировка (раздел Зарплата → Командировки или Кадры). Он фиксирует даты поездки, рассчитывает средний заработок за дни командировки и формирует табель.
• В 1С:Бухгалтерии с ведением зарплаты документа «Командировка» нет. Дни поездки и средний заработок придётся отразить вручную при начислении зарплаты, а приказ вести во внешнем файле или кадровом учёте.

Средний заработок за дни командировки — это не командировочные расходы, а оплата труда. Он начисляется проводкой Дт 26 (20, 44) Кт 70, облагается НДФЛ и взносами в полном объёме и к подотчётным суммам отношения не имеет. Путать его с суточными — частая ошибка.

Выдача аванса под отчёт: документы и проводки

Перед поездкой сотруднику выдают аванс — ориентировочную сумму на проезд, проживание и суточные. Способов два.

Наличными из кассы. Раздел Банк и касса → Кассовые документы → кнопка Выдача, вид операции «Выдача подотчётному лицу». Укажите сотрудника и сумму.

На банковскую карту. Раздел Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Перечисление подотчётному лицу». Подойдёт как личная карта сотрудника, так и корпоративная.

Проводки по выдаче аванса:

Если выдаёте наличные, помните про лимит расчётов: с подотчётным лицом как с физлицом ограничения в 100 000 ₽ по одной сделке нет, но расходы самого сотрудника наличными в поездке (например, оплата гостиницы от имени организации) этот лимит затрагивают.

Авансовый отчёт в 1С: пошаговый ввод

Это основной документ, которым проводят командировочные. Открывается: Банк и касса → Авансовые отчёты → кнопка Создать.

Заполнение по вкладкам:

1. Шапка. Выберите подотчётное лицо и дату. Дата — день сдачи отчёта (по закону сотрудник отчитывается в течение трёх рабочих дней после возвращения).
2. Вкладка «Авансы». Подберите документ, которым выдавали деньги (Выдача наличных или Списание). Программа подтянет сумму выданного аванса.
3. Вкладка «Прочее». Сюда вносят суточные, проезд (билеты), проживание, если на них нет товарной накладной. По каждой строке укажите документ-основание (№ и дату билета, чека, счёта гостиницы), сумму, счёт затрат (26, 20, 44) и статью «Командировочные расходы».
4. Вкладка «Товары». Используется, если в поездке что-то куплено для организации (материалы, ОС) по накладной с выделенным НДС.
5. НДС. Если в билете или счёте гостиницы НДС выделен отдельной строкой и есть документ с реквизитами, укажите ставку и сумму — программа примет его к вычету.

После проведения документ сформирует расходы и закроет подотчёт. Проверьте графу «Остаток / перерасход» внизу формы — она покажет, должен ли сотрудник вернуть деньги или организация ему доплатит.

Какими документами подтверждают расходы

К каждой строке авансового отчёта нужен подтверждающий документ — без него расход нельзя учесть в налоге на прибыль, а по билетам и проживанию его ещё и признают доходом сотрудника.

• ✈️ Проезд самолётом — маршрут-квитанция электронного билета плюс посадочный талон. Если талон бумажный и утерян, запросите у перевозчика справку о факте перелёта.
• 🚆 Проезд поездом — контрольный купон электронного билета (его присылают на почту).
• 🏨 Проживание — счёт гостиницы или кассовый чек; при найме жилья у физлица — договор и расписка.
• 🍽 Суточные отдельными чеками не подтверждают: основанием служат срок командировки по приказу и проездные документы. На что сотрудник потратил суточные, отчитываться не нужно.

Номер и дату каждого документа вписывают в графу «Документ (расхода)» соответствующей строки — это реквизиты для налогового учёта.

Суточные, НДФЛ и страховые взносы

Суточные платят за каждый день командировки, включая дни в пути и выходные. Это компенсация, а не зарплата, поэтому часть суточных не облагается НДФЛ и взносами.

Необлагаемые лимиты закреплены в Налоговом кодексе и не зависят от суммы, прописанной в вашем положении:

Пример. Поездка по России на 5 дней, суточные по внутреннему положению — 1000 ₽/день. Всего выплачено 5000 ₽. Необлагаемая часть — 700 × 5 = 3500 ₽. Сверх лимита: 5000 − 3500 = 1500 ₽. С этих 1500 ₽ удерживают НДФЛ (1500 × 13 % = 195 ₽) и начисляют страховые взносы.

Посчитать НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных:

Дни считают по календарю поездки: дата отъезда — это день, когда транспорт отправляется из места работы, дата приезда — день возвращения. Оба дня оплачиваются полностью, включая выходные и праздники, попавшие на командировку.

Отдельный случай — однодневная командировка по России. Суточные за неё не положены: сотрудник возвращается домой в тот же день. Иные документально подтверждённые расходы (проезд, служебные траты) при этом возмещают в обычном порядке. Для загранкомандировки на один день платят 50 % нормы.

Если зарплату ведёте в 1С:ЗУП, НДФЛ и взносы со сверхлимитных суточных программа начислит сама по документу «Командировка». В «Бухгалтерии» без полноценного модуля зарплаты это придётся отразить вручную.

Закрытие подотчёта: перерасход, остаток и возврат

После проведения авансового отчёта подотчётная сумма либо закрывается в ноль, либо остаётся остаток/перерасход.

Остаток (сотрудник потратил меньше аванса). Он обязан вернуть разницу. Оформите возврат: Банк и касса → Поступление наличных, вид операции «Возврат от подотчётного лица», или Поступление на расчётный счёт, если вернул на карту.

Перерасход (потратил больше аванса). Организация доплачивает разницу. Оформите Выдачу наличных или Списание с видом «Выдача (перечисление) подотчётному лицу» уже после авансового отчёта.

Проводки по закрытию:

Если сотрудник не вернул остаток и не отчитался, через месяц после срока отчёта работодатель вправе удержать сумму из зарплаты. По Трудовому кодексу удержание оформляют приказом не позднее месяца со дня окончания срока возврата и только с письменного согласия работника. Единовременно удерживают не более 20 % зарплаты после НДФЛ; остаток переносят на следующие выплаты.

Если же невозвращённый аванс так и остался за сотрудником и срок исковой давности прошёл, сумму списывают на прочие расходы и, как правило, облагают НДФЛ — она признаётся доходом работника.

Проверка командировочных расходов в учёте

После проведения всех документов сверьте, что подотчёт закрыт, а расходы попали куда нужно.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 (раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Выберите счёт 71.01 и сотрудника. Конечное сальдо должно быть нулевым, если подотчёт закрыт. Дебетовое сальдо — за сотрудником долг (невозвращённый аванс), кредитовое — организация должна доплатить.
• Карточка счёта 71.01 покажет всю историю движений по сотруднику: выдачу, авансовый отчёт, возврат.
• Анализ счёта 26 (20, 44) подтвердит, что командировочные расходы легли на нужную статью затрат и уйдут в расходы при закрытии месяца.

Закрытие месяца (Операции → Закрытие месяца) распределит расходы со счёта 26 по правилам учётной политики. Отдельных действий для командировочных при закрытии периода не требуется — они закрываются вместе с остальными затратами.

Для налога на прибыль командировочные расходы (проезд, проживание, суточные в полной сумме) включают в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Нормирования суточных для прибыли нет — вся выплаченная сумма уменьшает базу, если поездка подтверждена документами и приказом. Лимит в 700/2500 ₽ действует только для НДФЛ и взносов, не для прибыли.

Типичные ошибки при проведении командировочных

Эти ошибки чаще всего всплывают на проверке подотчёта:

• 🔸 Суточные вносят на вкладку «Товары». Суточные — не товар и не услуга с НДС. Их место на вкладке «Прочее».
• 🔸 Пытаются принять НДС к вычету без документа. По суточным НДС вообще нет. По билетам и гостинице вычет возможен, только если НДС выделен в документе отдельной строкой.
• 🔸 Новый аванс выдают до закрытия старого. Нарушение кассовой дисциплины; сначала проведите авансовый отчёт.
• 🔸 Средний заработок путают с суточными. Средний заработок за дни поездки идёт через зарплату (Кт 70), а не через подотчёт (Кт 71).
• 🔸 Забывают про НДФЛ и взносы со сверхлимитных суточных. Если платите больше 700 ₽ (2500 ₽ для загранкомандировок), разницу нужно обложить.

Частые вопросы