Недостача в 1С: от инвентаризации до списания и виновных

Недостача в 1С начинается не с проводки, а с инвентаризации: пока расхождение не зафиксировано документом Инвентаризация товаров, списывать нечего. Сам факт недостачи всегда проходит через счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — это промежуточный «котёл», куда попадает разница между учётом и фактом, а дальше сумма уходит либо на виновное лицо, либо на расходы.

Весь путь в 1С:Бухгалтерии 8.3 укладывается в три документа и одну ручную операцию: посчитали остатки, сформировали списание (Дт 94), а затем закрыли счёт 94 — на материально ответственного работника или на финансовый результат. Ниже — как это сделать по шагам, с проводками, удержанием из зарплаты МОЛ и разбором вечного вопроса про входной НДС.

С чего начать: инвентаризация и ввод фактических остатков

Недостачу нельзя «провести» напрямую — её сначала нужно выявить. Основание всегда одно: результаты инвентаризации, оформленные приказом руководителя и инвентаризационной описью.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел Склад → Инвентаризация товаров и создайте документ. Порядок заполнения:

1. Укажите склад и, если ведётся учёт по МОЛ, ответственное лицо — именно оно будет фигурировать в описи.
2. Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе — программа подтянет учётное количество и сумму на дату документа.
3. В колонку «Количество фактическое» внесите то, что реально пересчитали на складе.
4. Колонка «Отклонение» заполнится сама: отрицательное значение — это и есть недостача, положительное — излишек.

Инвентаризация бывает плановой (перед годовой отчётностью, по графику) и внеплановой — её проводят при смене МОЛ, после кражи или порчи, по требованию. От основания зависит дата документа и состав комиссии, но порядок ввода в 1С одинаковый. Если учёт на складе ведётся по характеристикам или сериям, заполняйте фактический остаток в разрезе тех же аналитик — иначе программа покажет мнимую недостачу по одной серии и излишек по другой.

Сам документ Инвентаризация товаров проводок не делает — он только фиксирует расхождение. Это нормально: на его основании вводятся уже два разных документа — на излишки и на недостачу.

Как 1С показывает расхождения и что с ними делать

После заполнения фактических остатков разберитесь, что именно обнаружилось. Инвентаризация почти всегда даёт смесь из трёх ситуаций, и каждая оформляется отдельно:

• 📉 Недостача — фактически меньше, чем в учёте. Оформляется документом Списание товаров.
• 📈 Излишек — фактически больше. Оформляется документом Оприходование товаров (Дт 41 Кт 91.01).
• 🔁 Пересортица — по одному товару недостача, по близкому аналогу излишек в том же количестве и за тот же период у одного МОЛ. Её можно зачесть взаимным зачётом, и под недостачу уйдёт только итоговая разница.

Оба документа — и списание, и оприходование — создаются прямо из формы инвентаризации кнопкой Создать на основании. Это удобнее, чем заводить их вручную: табличная часть заполнится автоматически только теми строками, где есть отклонение нужного знака.

Документ списания и проводки по счёту 94

Основная проводка недостачи формируется документом Списание товаров. Создайте его на основании инвентаризации — в табличную часть попадут позиции с отрицательным отклонением и их балансовая стоимость.

При проведении документ сформирует движение:

Счёт кредита зависит от того, чего не хватило: товары — 41, материалы — 10, продукция — 43. Сумма берётся по той стоимости, по которой ценности числились в учёте (по ФСБУ 5/2019 запасы учитываются по фактической себестоимости).

На счёте 94 недостача «зависает» временно. Оставлять сальдо на счёте 94 на конец месяца нельзя — его обязательно нужно закрыть одним из двух способов, о которых речь ниже. Если этого не сделать, при закрытии периода вы получите незакрытый счёт и искажённый финансовый результат.

Отнесение суммы со счёта 94 дальше 1С автоматически не делает — это отдельный шаг через документ Операции → Операции, введённые вручную. Там вы указываете, куда уходит сумма: на виновное лицо или на расходы.

Когда виновный найден: взыскание с материально ответственного лица

Если недостача образовалась по вине конкретного работника (и с ним заключён договор о полной материальной ответственности), сумму относят на счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба».

Ручной операцией сформируйте проводку:

Дальше ущерб гасится — удержанием из зарплаты или внесением в кассу. Удержание из зарплаты в 1С:ЗУП или в Бухгалтерии оформляется как плановое удержание на сотрудника.

Здесь важны трудовые ограничения, а не только проводки:

• Без суда с работника можно взыскать не больше его среднего месячного заработка (ст. 248 ТК РФ). Сумма сверх — только через суд.
• Из каждой зарплаты удерживают не более 20% после НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Поэтому крупная недостача гасится частями несколько месяцев.
• Полная материальная ответственность возможна только по договору и только для должностей из утверждённого перечня (ст. 244 ТК РФ).

Если взыскиваете ущерб по рыночной цене, которая выше балансовой, разницу сначала относят на доходы будущих периодов (Дт 73.02 Кт 98.04), а по мере удержания признают прочим доходом (Дт 98.04 Кт 91.01).

Размер ущерба считают по фактическим потерям исходя из рыночных цен, но не ниже балансовой стоимости (ст. 246 ТК РФ). В проводке Дт 73.02 Кт 94 проходит балансовая стоимость; если взыскиваемая сумма выше, разницу проводят через счёт 98.04, как описано выше.

Если работник возместил ущерб, а потом выяснилось, что товар нашёлся, излишне удержанное возвращают. Поэтому не спешите удерживать всю сумму в первый же месяц — сначала убедитесь, что пересчёт и сверка завершены и недостача не связана с пересортицей или ошибкой проведения документов.

Когда виновных нет: списание недостачи на расходы

Виновник есть не всегда. Недостача может уйти на расходы в двух случаях, и проводки у них разные.

В пределах норм естественной убыли. Для некоторых товаров (усушка, утруска, бой) закон допускает списание в пределах утверждённых норм — такую недостачу относят на затраты:

Сверх норм или при недоказанном виновнике. Если нормы убыли по товару не установлены или превышены, а виновное лицо не найдено (либо суд отказал во взыскании), недостачу списывают на прочие расходы:

Для признания такого расхода в налоговом учёте нужен документ: постановление следствия о приостановлении или прекращении дела, решение суда, акт о факте отсутствия виновных. Без подтверждающего документа недостача сверх норм в налоговых расходах не признаётся — её придётся отразить как расход только в бухучёте, а в налоговом оставить непринимаемой.

Что с входным НДС по списанной недостаче

Самый спорный момент. Входной НДС по товарам, которые были приняты к вычету, а потом списаны как недостача, — восстанавливать или нет?

Прямого требования восстанавливать НДС при списании недостачи в статье 170 НК РФ нет. Перечень случаев восстановления закрытый, и выбытие имущества по причине недостачи в него не входит.

Судебная практика давно на стороне налогоплательщика: ещё решение ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06 указало, что восстанавливать НДС можно только в случаях, прямо названных в кодексе. ФНС в более поздних письмах с этим в целом согласилась.

Если же вы решили восстановить НДС добровольно (например, чтобы не спорить), это делается ручной операцией: Дт 91.02 Кт 68.02, и сумма отражается в книге продаж. Но по умолчанию 1С при списании недостачи НДС не трогает — и это соответствует закону.

Как проверить счёт 94 и закрыть месяц

После всех операций счёт 94 должен закрыться в ноль. Проверить это проще всего до закрытия месяца.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выберите счёт 94.
2. Убедитесь, что конечное сальдо равно нулю: весь оборот по дебету (поступление недостачи) закрыт оборотом по кредиту (отнесение на 73.02, 91.02, 44, 20).
3. Если остаток висит — значит, вы провели списание (Дт 94), но не сделали ручную операцию отнесения. Вернитесь к ней.

Затем выполните Операции → Закрытие месяца. На счёт 94 регламентная операция сама ничего не относит — он должен быть закрыт вашими документами и операциями заранее. Если сальдо не нулевое, закрытие месяца пройдёт, но в ОСВ останется «висящая» недостача.

Для сверки движения ценностей за период удобна оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41, 10, 43 в разрезе складов и номенклатуры — по ней видно, совпал ли учётный остаток после инвентаризации с фактическим.

Отдельно проверьте счёт 73.02, если недостачу отнесли на работника: по нему должно остаться сальдо, равное непогашенной части долга. По мере удержаний из зарплаты оно уменьшается до нуля. Если сотрудник рассчитался, а сальдо осталось — значит, удержание не дошло до счёта 73.02 (проверьте вид удержания и его проводку в настройках).

Частые вопросы