Начисление и выплата отпускных в 1С:ЗУП 3.1 — от графика до проводок

Отпускные в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» оформляют документом «Отпуск» в разделе Зарплата → Отпуска. Программа сама возьмёт выплаты за расчётный период, посчитает средний дневной заработок, начислит сумму за дни отдыха, удержит НДФЛ и подготовит ведомость на выплату. Вам остаётся проверить расчётный период и дату выплаты.

Ниже — полный порядок: что настроить до начисления, как заполнить документ , по какой формуле считается средний заработок, какие проводки уйдут в бухучёт, в какой срок платить деньги и перечислять налог, а также как исправить начисление, если сотрудник заболел в отпуске или отпуск отменили.

С чего начать: график работы и выплаты за период

Прежде чем создавать «Отпуск», убедитесь, что в базе есть два блока данных. Без них средний заработок посчитается неверно.

📅 График работы сотрудника. Его задают в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. График определяет, сколько дней отпуска приходится на рабочие и выходные, и как табелируется период отсутствия. Если сотрудник переведён на новый график в середине года, проверьте, что перевод оформлен кадровым документом.

💰 Выплаты за расчётный период. В средний заработок попадают все начисления, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, премии, надбавки. Проверьте, что за последние 12 месяцев в базе проведены все документы начисления зарплаты — пропущенный месяц занизит средний заработок.

🧾 Вид начисления «Оплата отпуска». В типовой поставке он уже есть и настроен. Открывать Настройка → Начисления нужно только если бухгалтер заводил собственные виды выплат и забыл отметить, входят ли они в расчёт среднего.

Создаём документ «Отпуск» в 1С ЗУП 3.1

Отпускные начисляет один документ — «Отпуск». Он совмещает кадровую часть (приказ, период отсутствия) и расчётную (сумма к выплате).

1. Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать → Отпуск. Тот же документ доступен из раздела Кадры.
2. Выберите организацию и сотрудника. Если сотрудник работает на нескольких ставках, укажите нужную.
3. Задайте период отпуска — даты начала и окончания. Программа подставит число календарных дней и остаток по сотруднику.
4. Проверьте вид отпуска: ежегодный основной, дополнительный, учебный. От вида зависит, оплачивается период или нет.
5. На закладке «Начислено (подробно)» программа покажет сумму отпускных и удержанный НДФЛ.
6. Укажите дату выплаты. Именно она определяет срок уплаты налога и попадает в ведомость.
7. Проведите документ кнопкой Провести.

После проведения отпускные можно выплатить прямо из документа — по ссылке «Выплата» внизу формы или отдельной ведомостью в разделе Выплаты.

Как программа считает средний заработок

Средний заработок для отпуска считается по правилам статьи 139 ТК РФ и постановления Правительства № 922. В 1С это происходит автоматически, но понимать логику полезно — так вы быстро заметите ошибку в сумме.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если сотрудник отработал меньше, берут фактически отработанное время.

Формула среднего дневного заработка:

Средний дневной = База за 12 месяцев ÷ (29,3 × полные месяцы + дни в неполных месяцах)

Здесь 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Для не полностью отработанного месяца программа считает дни так: 29,3 ÷ календарные дни месяца × отработанные календарные дни.

Сумма отпускных = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска.

📌 Пример с полностью отработанным периодом. База — 600 000 ₽. Средний дневной: 600 000 ÷ (29,3 × 12) = 600 000 ÷ 351,6 = 1 706,48 ₽. За 14 дней отпуска: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽.

📌 Пример с неполным месяцем. Допустим, в июне (30 календарных дней) сотрудник 7 дней был на больничном, отработал 23 календарных дня. Количество учитываемых дней за этот месяц: 29,3 ÷ 30 × 23 = 22,46. Остальные 11 месяцев отработаны полностью — это 29,3 × 11 = 322,3 дня. Делитель: 322,3 + 22,46 = 344,76. Если база за период (без больничного) — 560 000 ₽, средний дневной: 560 000 ÷ 344,76 = 1 624,32 ₽. Эти же цифры программа покажет на закладке «Расчёт среднего заработка» — сверьте делитель, если сумма настораживает.

Из базы расчёта программа исключает периоды, которые по закону не учитываются: прошлые отпуска, больничные, командировки с сохранением среднего, простои. Их видно на закладке «Расчёт среднего заработка» — откройте её и сверьте, что исключены именно эти периоды, а не рабочие месяцы.

Проводки: как отпускные попадают в бухучёт

Сам документ «Отпуск» в ЗУП проводок по счетам не делает — он формирует только начисления. В бухгалтерский учёт данные уходят документом «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел Зарплата), а затем переносятся в «1С:Бухгалтерию» через синхронизацию.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) определяется способом отражения, привязанным к подразделению, сотруднику или виду начисления в разделе Настройка → Отражение зарплаты в бухучёте.

Типовой набор проводок по отпускным:

Если в учётной политике организации сформирован резерв на оплату отпусков (оценочное обязательство), начисление отпускных списывается не на счета затрат, а за счёт резерва: Дт 96 Кт 70. Взносы — Дт 96 Кт 69. Это настраивается в «1С:Бухгалтерии» и влияет на то, какую корреспонденцию вы увидите после переноса.

НДФЛ и срок выплаты отпускных

С отпускных удерживается НДФЛ. Дата фактического получения дохода по отпускным — день выплаты денег (ст. 223 НК РФ), а не последний день месяца, как по зарплате. Поэтому налог удерживается сразу при выплате.

Срок перечисления НДФЛ привязан к периоду, в котором налог удержан:

Налог уходит в составе единого налогового платежа, а в налоговую подаётся уведомление об исчисленных суммах с нужным кодом периода. В 1С ЗУП удержанный НДФЛ виден на закладке начисления и в отчёте Налоги и взносы → Отчёты → Анализ НДФЛ.

Страховые взносы с отпускных начисляются в том же месяце и уплачиваются в общем порядке — до 28-го числа следующего месяца. Напомню, что администрирует взносы Социальный фонд России (СФР, бывший ФСС и ПФР).

Что делать при отзыве из отпуска и перерасчёте

Жизненные ситуации почти всегда требуют пересчёта: сотрудник заболел в отпуске, отпуск перенесли, работника отозвали. В 1С это решается корректировкой исходного документа или отдельным документом, а не ручной правкой сумм.

Сотрудник заболел во время отпуска. Проведите больничный лист. Программа предложит продлить или перенести отпуск. Дни болезни оплатят как больничный, а отпускные за эти дни сторнируются автоматически при перерасчёте.

Отзыв из отпуска. Оформите документ отзыва (из документа «Отпуск» по кнопке создания на основании либо отдельным документом в разделе Кадры). Излишне выплаченные отпускные за неиспользованные дни программа пересчитает и зачтёт при ближайшем начислении зарплаты.

Перенос или отмена отпуска. Если отпуск ещё не наступил и деньги не выплачены — просто измените даты или пометьте документ на удаление. Если выплата прошла — нужен перерасчёт и зачёт переплаты.

Сторнирование прошлых начислений. Когда месяц уже закрыт, 1С делает сторно автоматически: при проведении исправляющего документа появляются сторнирующие записи в следующем расчётном периоде. Вручную минусовые суммы не вводите.

Отдельно про возврат переплаты. Удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты можно не в любой момент и не в любом размере. По общему правилу работодатель вправе удержать не более 20% от выплаты за вычетом НДФЛ, а на удержание при отзыве или переносе обычно требуется согласие работника. Если сотрудник увольняется, не отработав авансом использованный отпуск, удержание за неотработанные дни делают при окончательном расчёте — но тоже в пределах нормы. В 1С зачёт переплаты программа предлагает автоматически при следующем начислении; проверьте, что сумма удержания не превышает лимит.

Для разбора конкретной ситуации удобно идти по дереву решений:

Чем проверить начисленные отпускные

После проведения документа полезно сверить результат отчётами, а не доверять одной сумме в форме. Все они — в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате и Выплаты.

• 📄 Расчётный листок — показывает сотруднику и бухгалтеру, сколько начислено отпускных, сколько удержано НДФЛ и что осталось к выплате.
• 📊 Полный свод начислений и удержаний — сводит отпускные с остальными начислениями месяца, удобно для проверки итогов перед выплатой.
• 🧮 Анализ зарплаты по сотрудникам — помогает увидеть, не задвоилось ли начисление, если документ проводили дважды.
• 🧾 Анализ НДФЛ в разделе Налоги и взносы — контролирует, что налог удержан датой выплаты и попадёт в нужный период уведомления по ЕНП.

Если суммы в отчётах расходятся с документом «Отпуск», почти всегда причина — непроведённый или перепроведённый документ в расчётном периоде. Перепроведите начисления по сотруднику за месяц и сформируйте отчёт заново.

Частые вопросы