Как провести расчёт зарплаты в 1С ЗУП 3.1 за месяц
Содержание
Полный расчёт зарплаты в 1С ЗУП 3.1
— это цепочка из пяти шагов: зарегистрировать исходные данные → создать документ
Начисление зарплаты и взносов в разделе Зарплата → проверить начисления, НДФЛ и страховые взносы на его вкладках → сформировать ведомости в разделе Выплаты → отразить зарплату в бухучёте и закрыть месяц. На типовой базе из 20–30 человек весь цикл занимает полчаса, если данные внесены заранее.
Порядок действий одинаков для всех месяцев, меняются только цифры и состав документов-оснований. Ниже — каждый шаг с точными путями меню и перечнем того, что программа посчитает сама, а что придётся внести руками. Инструкция подходит для актуальных релизов ЗУП редакции 3.1; названия отдельных кнопок между версиями слегка отличаются, но логика расчёта одна.
С чего начать: проверка настроек перед расчётным периодом
Прежде чем считать, убедитесь, что закрыты документы прошлого месяца и внесены кадровые изменения текущего. Расчёт опирается на три источника: кадровые документы, настройки начислений и производственный календарь .
Проверьте по порядку:
- 🗓️ Производственный календарь.
Настройка → Производственные календари. Норма часов и дней берётся отсюда. Если календарь на новый год не заполнен, время посчитается с ошибкой. - 👥 Кадровые документы месяца. Приёмы, переводы, увольнения и кадровые переводы должны быть проведены до расчёта. Невнесённый приём — и человек просто не попадёт в начисление.
- ⚙️ Плановые начисления. Оклад, надбавки, ежемесячные премии задаются в
Приёме на работуили вКадровом переводе. Разовые суммы вносятся отдельными документами.
Сначала закройте прошлый месяц. Если в предыдущем периоде остались непроведённые больничные или отпуска, перерасчёт «потянет» их в текущий документ и суммы разъедутся. Проверьте отчёт Задолженность по зарплате перед стартом.
Если ведёте учёт по нескольким организациям или подразделениям, выберите нужную организацию в шапке — документы расчёта привязаны к конкретному юрлицу.
Какие документы ввести до начисления
Документ Начисление зарплаты и взносов собирает данные из первичных документов, но сам их не создаёт. Поэтому до расчёта в базу вносят всё, что отклоняется от планового оклада.
Основные документы и где они лежат в разделе Зарплата:
| Ситуация | Документ | Что влияет |
|---|---|---|
| Болезнь сотрудника | Больничный лист | Исключает дни из оклада, считает пособие |
| Отпуск | Отпуск | Отпускные, исключённые дни |
| Отсутствие без оплаты | Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) | Снимает дни с оклада |
| Разовая премия | Премия | Добавляет сумму и базу взносов |
| Доплата, разовое начисление | Разовое начисление | Любая сумма сверх оклада |
| Работа сверхурочно, в выходной | Работа сверхурочно / Работа в выходные и праздники | Повышенная оплата |
Для сотрудников с почасовой оплатой или суммированным учётом времени понадобится Табель (Зарплата → Табели). При окладной системе табель вводить не обязательно — программа считает по норме календаря, а отклонения берёт из документов отсутствий.
Больничный с 2023 года приходит из СФР (бывший ФСС) электронным реестром через сервис Администрирование → Обмен с ФСС / СФР. Больничный лист в 1С заполняется по загруженным данным, а не вручную с бумаги.
Удержания-основания тоже заводятся заранее: исполнительные листы — документом Исполнительный лист, займы сотрудникам — Договор займа сотруднику. Их суммы подтянутся в расчёт автоматически.
Создание документа начисления зарплаты и взносов
Основной расчёт делается одним документом. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и создайте новый за нужный месяц.
Порядок заполнения:
- Укажите месяц начисления и организацию в шапке.
- Нажмите Заполнить — программа подберёт всех сотрудников с действующими начислениями и подтянет данные первичных документов.
- Проверьте вкладки документа.
Документ многостраничный, и каждая вкладка отвечает за свой блок:
- Начисления — оклад, надбавки, премии, оплата по среднему. Здесь видно отработанное время и сумму.
- НДФЛ — исчисленный налог по каждому сотруднику с учётом вычетов.
- Взносы — страховые взносы по единому тарифу и взносы «на травматизм».
- Удержания — алименты, займы, профсоюзные взносы (кроме НДФЛ, он на своей вкладке).
- Пособия — больничные за счёт работодателя и СФР.
- Корректировки выплаты — ручные правки сумм к выдаче.
Если после Заполнить вы доввели новый документ-основание (например, забыли больничный), нажмите Пересчитать или перезаполните — иначе сумма не обновится.
Что программа посчитает сама: оплату по окладу и норме времени, средний заработок для отпускных и больничных, НДФЛ с учётом вычетов, страховые взносы, плановые удержания. Руками вносят только то, чего нет в документах-основаниях: разовые доплаты, ручные корректировки суммы к выплате, нестандартные удержания. Чем полнее заведена первичка, тем меньше правок на этом шаге.
На вкладке Взносы проверьте, что применяется правильный тариф. С 2023 года основная масса взносов (пенсионные, медицинские, по нетрудоспособности) считается по единому тарифу: 30 % до единой предельной базы и 15,1 % сверх неё. Малый и средний бизнес из реестра МСП применяет пониженный тариф с части выплат свыше МРОТ. Тариф задаётся в Настройка → Организации → Учётная политика, документ подставляет его сам.
Как считаются удержания и формируются ведомости
После начисления переходим к тому, сколько человек получит на руки. Удержания уменьшают сумму к выплате, а ведомость фиксирует выплату.
Что удерживается из зарплаты в ЗУП 3.1:
- 💰 НДФЛ — рассчитывается на вкладке НДФЛ документа начисления. С 2023 года налог удерживается при каждой фактической выплате, включая аванс.
- ⚖️ Алименты и долги по исполнительным листам — считаются от суммы после НДФЛ по проценту или твёрдой сумме из документа
Исполнительный лист. - 🏦 Погашение займа — по графику из договора займа.
- 📋 Профсоюзные и прочие добровольные удержания — по заявлению сотрудника.
Сумма всех удержаний из зарплаты не может превышать установленный законом лимит (по общему правилу 20 %, по исполнительным листам до 50 %, по отдельным видам долга до 70 %). ЗУП контролирует очерёдность, но итог стоит перепроверить по расчётному листку.
Разберём на цифрах. Оклад 50 000 ₽, стандартный вычет не положен. НДФЛ 13 % = 6 500 ₽, остаётся 43 500 ₽. По исполнительному листу удерживают 25 % от суммы после налога: 43 500 × 25 % = 10 875 ₽. На руки сотрудник получит 43 500 − 10 875 = 32 625 ₽. Именно эту сумму ЗУП подставит в ведомость — вручную пересчитывать ничего не нужно, но увидеть логику полезно, когда суммы кажутся странными.
Удержание по исполнительному листу всегда считается от дохода за вычетом НДФЛ, а не от начисленного оклада — это частый источник расхождений при ручной сверке.
Ведомости на выплату создаются в разделе Выплаты. Тип зависит от способа выдачи:
Ведомость в банк— зарплатный проект, выгрузка файла для банка.Ведомость на счета— перечисление на личные карты сотрудников.Ведомость в кассу— выдача наличными.
В ведомости нажмите Заполнить и выберите, что выплачиваем: Зарплата за месяц, Аванс или Отпуск. Программа подтянет сумму к выплате с учётом уже выданного аванса и всех удержаний. Дату выплаты ставьте фактическую — от неё зависит срок перечисления НДФЛ.
С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате, а не только с окончательного расчёта. Поэтому налог «делится» между авансовой и месячной ведомостями по фактическим датам. Если дата выплаты в ведомости не совпадает с реальной, месяц удержания съедет, и сумма налога в отчётности разойдётся. Проверяйте дату до проведения.
Готовую ведомость в банк выгружают файлом для зарплатного проекта кнопкой Выгрузить файл (или отправляют через 1С:ДиректБанк, если он подключён). После подтверждения выплаты банком статус ведомости меняется на оплаченный.
Аванс (зарплата за первую половину месяца) выплачивается отдельной ведомостью. Способ расчёта аванса — фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца — задаётся в карточке сотрудника или в настройках организации.
Отражение в учёте и закрытие расчётного месяца
Когда зарплата начислена и выплачена, остаётся перенести данные в бухгалтерию и проверить итоги. Этот шаг завершает месяц.
Если ЗУП работает в связке с 1С:Бухгалтерией, сформируйте документ Отражение зарплаты в бухучёте (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте). Он раскладывает начисления, взносы и НДФЛ по счетам учёта затрат и переносит проводки в бухгалтерскую базу через синхронизацию. Способы отражения (на какой счёт и статью затрат падает начисление) настраиваются в Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте.
Перед закрытием проверьте ключевые отчёты в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате:
- Расчётный листок — что начислено, удержано и к выплате по каждому сотруднику.
- Полный свод начислений, удержаний и выплат — контрольная сумма по организации.
- Анализ зарплаты по сотрудникам — детализация по видам начислений.
- Задолженность по зарплате — должно быть ноль после выплаты; остаток означает незакрытую ведомость.
- Контроль сроков выплаты зарплаты — проверка на нарушение сроков.
Расхождение между сводом и бухгалтерией обычно означает, что документ Отражение зарплаты в бухучёте сформирован до того, как внесли последние правки в начисление. Пересоздайте отражение после любых изменений расчёта и повторите синхронизацию — иначе в бухгалтерскую базу уйдут старые суммы.
Отдельной кнопки «закрыть период» в ЗУП нет — месяц считается закрытым, когда все документы проведены, выплаты сделаны и данные переданы в бухгалтерию. Чтобы случайно не исправить прошлый период, установите Администрирование → Даты запрета изменения на последний день закрытого месяца.
Типичные ошибки при расчёте и как их исправить
Чаще всего суммы «не сходятся» из-за порядка проведения документов или незаполненных настроек. Разберём по симптомам.
Если после пересчёта суммы всё равно расходятся, поможет отчёт Анализ начислений и удержаний — он показывает цифру в разрезе каждого вида расчёта, и расхождение становится видно сразу.