Как оприходовать прослеживаемый товар от поставщика и не потерять РНПТ

Чтобы внести прослеживаемый товар от поставщика в 1С, нужны три вещи: включённая прослеживаемость в функциональности, флажок «прослеживаемый» и код ТН ВЭД в карточке номенклатуры, а в документе поступления — РНПТ, единица прослеживаемости и количество в ней. Всё это берётся из УПД или счёта-фактуры поставщика. Если хоть одно поле пустое, партия выпадает из цепочки, и при продаже вы не сможете передать РНПТ покупателю.

Ниже разбор на примере 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0. В УТ 11, КА и ERP логика та же — РНПТ, единица и количество прослеживаемости, — но формы и меню устроены иначе.

Какие товары подлежат прослеживаемости и чем это отличается от маркировки

Прослеживаемость — это налоговый контроль за движением импортных товаров по цепочке продавцов. ФНС видит партию от ввоза в Россию до продажи конечному потребителю. Каждой партии присвоен РНПТ — регистрационный номер партии товара.

Перечень товаров утверждает Правительство, и он привязан к кодам ТН ВЭД. Туда входят, например:

• 🧊 бытовые холодильники и морозильники;
• 🧺 стиральные машины;
• 🖥️ мониторы и проекторы;
• 🚜 часть спецтехники — бульдозеры, погрузчики;
• 🍼 отдельные позиции детских товаров.

Перечень периодически меняется, поэтому сверяйте код ТН ВЭД вашего товара с действующей редакцией, а не с прошлогодним списком.

Не путайте прослеживаемость с маркировкой «Честный знак»:

Один и тот же товар может одновременно попадать под оба режима. Тогда в 1С ведёте и то и другое.

Когда отслеживать дальше не нужно

• Вы купили товар для собственных нужд и не перепродаёте его — РНПТ всё равно отразите при приёмке, но дальше цепочка закончится на вас.
• Товар российского производства — РНПТ у него нет.
• Код ТН ВЭД не входит в перечень, даже если товар похож на прослеживаемый.

Подготовка 1С: функциональность и карточка номенклатуры

Без этих настроек колонки РНПТ в документах просто не появятся.

Включите прослеживаемость

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Найдите флажок учёта прослеживаемых импортных товаров. Быстрее всего — через поле поиска в форме по слову «прослеживаем».
3. Установите флажок. Рядом обычно стоит учёт по номерам ГТД — он тоже нужен, потому что РНПТ хранится в той же аналитике.

Настройте номенклатуру

Откройте Справочники → Номенклатура и карточку товара:

1. Заполните код ТН ВЭД — по нему программа понимает, что товар из перечня.
2. Поставьте флажок прослеживаемого товара (он появляется после включения функциональности).
3. Проверьте единицу измерения прослеживаемости. Она берётся из перечня и может не совпадать с вашей складской единицей.

Остатки на дату начала

Если прослеживаемый товар лежал на складе до начала учёта, на него нужен РНПТ. Его получают через уведомление об остатках, а ФНС присваивает номер. Затем этот номер вносят в остатки по номенклатуре — в документе ввода остатков, в колонке номера ГТД/РНПТ.

Как в 1С внести прослеживаемый товар от поставщика: пошагово

Главная операция — приёмка. Ошибка здесь тянется по всей цепочке.

Шаг 1. Проверьте документ поставщика

В счёте-фактуре или УПД продавец обязан указать реквизиты прослеживаемости:

• 🔢 РНПТ — в графе 11, где раньше был только номер таможенной декларации;
• 📏 код и наименование единицы прослеживаемости — в графах 12 и 12а;
• 📦 количество в единицах прослеживаемости — в графе 13.

Если графы пустые, а товар по вашему ТН ВЭД прослеживаемый — не проводите документ. Попросите поставщика выставить исправленный счёт-фактуру. Без РНПТ у вас нет законного способа передать его дальше.

Шаг 2. Создайте поступление

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции «Товары».
3. Заполните контрагента, договор, склад, дату.
4. Добавьте товар в табличную часть.

Если документ пришёл по ЭДО, загрузите его из модуля 1С-ЭДО: реквизиты прослеживаемости подтянутся из файла УПД сами. Останется проверить сопоставление номенклатуры.

Шаг 3. Заполните реквизиты прослеживаемости

В строке товара появятся колонки (если не видно — расширьте форму или откройте настройку колонок):

РНПТ выглядит как номер таможенной декларации с порядковым номером товара на конце, например 10702070/150325/0012345/003. Вводите его посимвольно точно: лишний пробел или потерянный ноль — это уже другая партия.

Один РНПТ — одна строка. Если поставщик отгрузил один товар из двух партий, это две строки с разными РНПТ.

Шаг 4. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу документа введите номер и дату полученного счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. При УПД со статусом 1 счёт-фактура регистрируется тем же действием.

Данные о РНПТ попадут в книгу покупок, а оттуда — в раздел 8 декларации по НДС.

Шаг 5. Проведите и проверьте

После проведения откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с разворотом по номенклатуре и номерам ГТД. Партия должна стоять отдельной строкой со своим РНПТ.

Ввоз из стран ЕАЭС

Если вы сами ввезли товар из Беларуси, Казахстана или другой страны ЕАЭС, таможенной декларации нет. РНПТ присваивает ФНС после вашего уведомления о ввозе. Срок — пять рабочих дней с даты принятия товара на учёт. Полученный номер вносите в поступление так же, как от российского поставщика.

Продажа, возврат и списание прослеживаемого товара

Реализация

В документе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) колонки РНПТ и количества прослеживаемости заполняются по остаткам партий. Проверьте, что программа выбрала верную партию: если у вас два РНПТ одного товара, распределение по строкам нужно контролировать.

Затем выпишите счёт-фактуру или УПД — реквизиты прослеживаемости перейдут в печатную форму и в книгу продаж .

Розница и продажа физлицам

При продаже конечному покупателю — физлицу — прослеживаемость заканчивается. РНПТ в кассовый чек не передаётся. Партия просто выбывает из цепочки, отчитываться отдельно не нужно, если вы на ОСН и операции отражены в счетах-фактурах.

Возврат поставщику

В возврате товара поставщику укажите тот же РНПТ, что был при поступлении. Если вернуть с другим номером, у вас останется «висящий» остаток по одной партии и отрицательный по другой.

Списание и использование в производстве

Прослеживаемость прекращается, когда товар:

• 🗑️ списан из-за порчи или недостачи;
• 🔧 использован для собственных нужд или передан в эксплуатацию как ОС;
• 🏭 переработан или стал частью другого изделия.

В документе списания тоже указывайте РНПТ. Иначе остаток по партии в 1С останется, а фактически товара не будет.

Мини-кейс: одна поставка холодильников из двух партий

Поставщик отгрузил 30 бытовых холодильников одной модели. В УПД две строки:

• 18 шт. — РНПТ 10702070/150325/0012345/003;
• 12 шт. — РНПТ 10702070/020425/0034567/001.

Как оформить:

1. В поступлении — две строки одной номенклатуры, по 18 и 12 шт., у каждой свой РНПТ и количество прослеживаемости.
2. Через неделю продаёте 20 шт. юрлицу. В реализации тоже две строки: 18 шт. первой партии и 2 шт. второй. Итого 18 + 2 = 20.
3. На складе остаются 10 шт. второй партии (12 − 2 = 10).
4. Один холодильник разбит при погрузке — списание 1 шт. с РНПТ второй партии. Остаток — 9 шт.

Проверка простая: ОСВ по 41 счёту с разворотом по номерам ГТД показывает 0 по первой партии и 9 — по второй.

Уведомления и отчётность по прослеживаемым товарам

Что и когда сдавать, зависит от режима налогообложения и вида операции.

Все эти формы есть в 1С: Отчеты → Регламентированные отчеты, кнопка Создать, поиск по слову «прослеживаем». Отчёт об операциях заполняется автоматически по документам за квартал. Перед отправкой сверьте его с ОСВ по партиям.

Ошибки при учёте партий и как их исправить

Практические приёмы, которые экономят время

• 📥 Берите УПД по ЭДО. Ручной ввод РНПТ — главный источник опечаток. Из файла номер подтягивается без ошибок.
• 🔍 Фильтр по номенклатуре. В списке номенклатуры отберите товары с флажком прослеживаемости и проверьте, у всех ли заполнен ТН ВЭД.
• 📊 Квартальная сверка. Перед отчётом сформируйте ОСВ по 41 счёту с разворотом по номерам ГТД. Отрицательных остатков по партиям быть не должно.
• 🧾 Разделяйте строки сразу. Если в одной поставке две партии, не объединяйте их ради короткого документа.
• 🔗 Сверяйтесь с поставщиком. Если он часто ошибается в РНПТ, запросите копию его данных по партии до приёмки.

Частые вопросы