Инвентаризация товаров в 1С: от приказа до проводок

Ревизия склада в 1С начинается с документа учётных остатков: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров, в 1С:Управлении торговлей 11 — Склад и доставка → Пересчёт товаров. Сам документ проводок не делает: он фиксирует расхождение между учётом и фактом, а излишки и недостачи вы оформляете отдельными документами на его основании.

Дальше — приказ и сроки, заполнение учётного количества, ввод факта (вручную или с терминала сбора данных), разбор пересортицы и проводки по результату. Порядок инвентаризации с 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023; методика подсчёта и зачёта пересортицы — Методические указания № 49.

Подготовка: приказ, сроки и состояние базы

Инвентаризацию назначают приказом руководителя. В нём фиксируют дату, состав комиссии, перечень проверяемого имущества и материально ответственное лицо (МОЛ). Унифицированная форма ИНВ-22 необязательна — можно использовать свою, но набор реквизитов приказа остаётся прежним.

Часть ревизий компания назначает сама, часть обязательна по закону. ФСБУ 28/2023 относит к обязательным случаям, в частности:

• 📆 перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• 🔑 при смене материально ответственного лица;
• 🔥 при выявлении фактов хищения, порчи, после пожара или иной чрезвычайной ситуации;
• 🏢 при реорганизации или ликвидации организации.

Для годовой отчётности инвентаризацию товаров проводят не раньше 1 октября отчётного года — это даёт достоверные остатки на отчётную дату.

До подсчёта приведите базу в порядок, иначе отклонения будут ложными:

• 📄 проведите все приходные и расходные документы на дату инвентаризации — поступления, реализации, перемещения, возвраты;
• 🧾 закройте непроведённые заказы и черновики, которые уже отражают движение товара;
• 🔒 на время пересчёта остановите отгрузки и приёмку по выбранному складу, чтобы факт не «поплыл»;
• 📅 определите дату, на которую берутся учётные остатки — именно её поставите в документе.

Документ «Инвентаризация товаров»: создание и учётные остатки

Создайте документ в разделе Склад. В шапке укажите организацию, склад и МОЛ — по этому набору программа подтянет учётные остатки. Документ рассчитан на товары и материалы: для основных средств в 1С:Бухгалтерии есть отдельная «Инвентаризация ОС », а для НЗП и готовой продукции порядок другой — не пытайтесь свести всё в один документ.

Порядок заполнения учётной части:

1. Нажмите Создать и задайте дату и склад.
2. Через кнопку Заполнить выберите заполнение по остаткам на складе (или по складу и ответственному лицу).
3. Программа подставит номенклатуру и колонку с учётным количеством — тем, что числится в базе.

Колонку «Учётное количество» вручную не правьте — это данные программы, с которыми сравнивается факт. Любая правка здесь исказит расхождение.

Если нужны не все позиции, а отдельная группа, заполните по остаткам, а затем удалите лишние строки или отберите номенклатуру по виду. Пустой документ тоже допустим: тогда позиции добавляются по мере подсчёта вручную или сканером.

Фактические остатки: ручной ввод и загрузка с ТСД

Факт вносят в колонку количества, которая по умолчанию равна учётному значению. Есть два пути.

Ручной ввод. Комиссия пересчитывает товар, цифры заносят в документ или в распечатанный бланк, а потом переносят в 1С. Для печати ведомости на подсчёт используйте кнопку печати в самом документе — получите бланк со списком номенклатуры и пустой графой для факта.

Сбор штрихкодов и ТСД. Для склада с номенклатурой на сотни позиций ручной ввод медленный и даёт ошибки. В 1С:Бухгалтерии факт собирают через рабочее место сбора штрихкодов или выгружают из терминала сбора данных (ТСД) в офлайн-режиме:

• товар сканируют терминалом, он копит штрихкоды и количество;
• данные выгружают в 1С и подставляют в фактическую колонку документа инвентаризации;
• несканированные позиции остаются с нулём — это и есть кандидаты в недостачу.

После ввода факта в документе сразу видно отклонение по каждой строке: плюс — излишек, минус — недостача.

Два момента, которые чаще всего искажают факт:

• 🚚 товары в пути. То, что отгружено, но ещё не доехало, или принято, но не оприходовано, в пересчёт не попадает. Проведите такие поступления и реализации до ревизии либо учтите их отдельной справкой.
• 🔖 товар в резерве под заказы. Физически он на складе и его считают, но в учёте может быть зарезервирован. Резерв не меняет фактического остатка — сравнивать нужно с общим учётным количеством на складе, а не со свободным.

Излишки, недостачи и пересортица: как разобрать отклонения

Расхождения бывают трёх видов, и разбирать их нужно до оформления результата. Количественная инвентаризация сопоставляет штуки, а суммовую оценку расхождений программа считает уже по учётным ценам — поэтому важно, чтобы себестоимость в базе была рассчитана (закрыт месяц), иначе суммы в оприходовании и списании окажутся нулевыми или заниженными.

• ➕ Излишек — факта больше, чем в учёте. Приходуется по рыночной стоимости в прочие доходы.
• ➖ Недостача — факта меньше. Списывается на счёт 94, а дальше — в расходы, на виновника или в прочие расходы.
• 🔀 Пересортица — по одному товару излишек, по другому однородному — недостача на ту же величину.

Пересортица — самый тонкий момент. Взаимный зачёт излишков и недостач по пересортице допускается только при одновременном совпадении условий (Методические указания № 49):

Если после зачёта остаётся недостача — её списывают, если остаётся излишек — приходуют. В типовой 1С пересортицу чаще сводят руками: уменьшают излишек и недостачу по зачитываемым строкам, а остаток оформляют обычным порядком. По недостаче сверх норм берут письменное объяснение МОЛ.

Пример. По футболкам одной модели выявлен излишек 8 шт. синих и недостача 5 шт. чёрных. МОЛ один, период один, товар однороден — условия зачёта соблюдены. Зачёт делают на меньшую величину — 5 шт.: 5 синих перекрывают 5 чёрных. Остаётся излишек 3 синих — его приходуют. Если бы учётные цены синих и чёрных различались, суммовую разницу по зачёту отнесли бы на прочие доходы или расходы.

Оприходование излишков и списание недостач: проводки

Документ инвентаризации движений по бухгалтерии не делает. Результат оформляют двумя документами на его основании — кнопка Создать на основании в самом документе инвентаризации.

Оприходование товаров — на выявленные излишки. Товар принимается к учёту по рыночной стоимости на дату ревизии.

Списание товаров — на недостачи. Сначала сумма падает на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем закрывается в зависимости от причины: норма естественной убыли, вина конкретного сотрудника или отсутствие виновного.

Оба документа удобнее создавать именно на основании инвентаризации — тогда позиции и количества подставятся автоматически, без ручного переноса. Дату документов результата ставьте той же, что и дата ревизии.

Несколько правил, о которых забывают:

• 💰 излишки — это доход, с них возникает налог на прибыль (или налоговая база при УСН «доходы минус расходы» их не уменьшает);
• 📉 нормы естественной убыли применяют только к тем товарам, для которых они утверждены; на штучный товар норм нет;
• 🧍 отнести недостачу на МОЛ можно при наличии вины и в пределах, установленных Трудовым кодексом;
• 🧮 по товарам с НДС при списании сверх норм восстановление налога зависит от причины выбытия — проверьте учётную политику;
• 📝 на недостачу по вине сотрудника нужно письменное объяснение, а на удержание из зарплаты — согласие работника или решение суда, если сумма превышает его средний месячный заработок.

Пути в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей

Логика ревизии одинаковая, но названия документов и разделы различаются. По релизам формулировки в УТ могут немного отличаться.

В УТ 11 при ордерной схеме склада пересчёт опирается на фактические ордера, а статусы документа ведут его по этапам — от подготовки до завершения. В 1С:Бухгалтерии такого статусного механизма нет: документ сразу редактируется и служит основанием для результата.

Термины тоже не путайте: в 1С:Бухгалтерии документ называется «Инвентаризация товаров», в УТ центральный документ — «Пересчёт товаров». Проводки по бухучёту формирует только учётная конфигурация; в УТ 11 без синхронизации с бухгалтерией итог остаётся на уровне управленческого и складского учёта.

Типичные ошибки и отчёты для контроля

Ошибки ревизии почти всегда родом из подготовки, а не из подсчёта.

Отдельная частая причина мнимых расхождений — незакрытый месяц: пока себестоимость не рассчитана, списание недостачи пройдёт по неверной стоимости. Перепроведите документы и закройте период, затем перезаполните результат.

Что сверить после оформления результата:

• 📊 отчёт по остаткам на складе на дату ревизии — факт должен совпасть с учётом;
• 🔁 оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 — остатки после оприходования и списания;
• 🧾 оборот по счёту 94 — он должен быть закрыт, незакрытый остаток означает неразнесённую недостачу.

Регулярная сверка склада строится на тех же документах: периодический пересчёт быстрых позиций (ABC-группы А) закрывает расхождения без полной годовой ревизии. Такой точечный пересчёт делают тем же документом — по одной группе номенклатуры, не блокируя весь склад.

Частые вопросы