Расчёты с самозанятым в 1С Бухгалтерия 3.0: от договора до выплаты

Выплату самозанятому в 1С Бухгалтерия 3.0 проводят как расчёт с обычным поставщиком-физлицом: документ поступления без НДС, оплата с расчётного счёта или из кассы. НДФЛ и страховые взносы с вознаграждения не удерживают и не начисляют — это и есть главное отличие от договора ГПХ с «простым» физлицом.

Единственное, без чего расход не признать, — чек из приложения «Мой налог». Нет чека — нет подтверждённых затрат, даже если акт подписан и деньги перечислены. Ниже — как завести контрагента , оформить договор , ввести поступление и выплату, проверить статус плательщика НПД и правильно закрыть расход в налоговом учёте.

Чем самозанятый отличается от физлица и ИП в учёте

Самозанятый — это плательщик налога на профессиональный доход (НПД). Он сам платит налог со своего дохода: 6% при работе с юрлицами и ИП. Организация-заказчик в роли налогового агента не выступает.

Что это значит для вашего учёта:

• 🚫 НДФЛ с выплаты не удерживаете — самозанятый платит налог сам.
• 🚫 Страховые взносы не начисляете — вознаграждение по НПД ими не облагается.
• 🚫 НДС в документах нет — плательщики НПД от НДС освобождены.
• ✅ Чек из «Мой налог» — обязательный документ-основание для расхода.

Из-за этого самозанятого в 1С нельзя оформлять через механизм «Начисление по договору ГПХ» (он рассчитан на физлиц и тянет за собой НДФЛ и взносы). Правильный путь — обычное поступление услуг или товаров от поставщика.

Есть и лимит: доход самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей в год. Как только лимит превышен, человек теряет статус, и дальнейшие выплаты вы обязаны облагать как выплаты обычному физлицу. Следить за лимитом обязан сам исполнитель, но в ваших интересах фиксировать суммы: если за год вы перечислили самозанятому крупную сумму, запросите подтверждение, что статус не утрачен.

Ставка налога у самозанятого зависит от того, с кем он работает: 4% — при расчётах с физлицами, 6% — при работе с организациями и ИП. Для вас как заказчика ставка роли не играет — налог целиком на стороне исполнителя, вы перечисляете сумму по договору без удержаний. В акте и чеке фигурирует одна и та же сумма, которую вы ставите в расход.

Заводим контрагента и договор

Начните со справочника контрагентов: Справочники → Контрагенты → Создать.

1. Выберите вид контрагента «Физическое лицо» (самозанятым может быть и ИП — тогда укажите «Индивидуальный предприниматель»).
2. Заполните ФИО и ИНН. ИНН нужен обязательно — по нему вы будете проверять статус плательщика НПД.
3. На вкладке с банковскими реквизитами добавьте счёт для перечисления вознаграждения.

Удобно в наименовании или комментарии к карточке пометить, что это плательщик НПД, — так в списке контрагентов сразу видно, с кем нет НДФЛ и взносов. Если по этому же физлицу у вас проходили другие операции (например, он числился работником), не заводите второй контрагент: это приведёт к задвоению расчётов. Используйте одну карточку, а разграничение — через разные договоры.

Дальше — договор. Откройте карточку контрагента, перейдите на закладку «Договоры» и создайте новый:

• Вид договора — «С поставщиком».
• Валюта — рубли.
• Ставку НДС в договоре и документах оставляйте «Без НДС».

Вводим документ поступления услуг или товаров

Факт оказания услуги или передачи товара отражают документом поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).

Нажмите «Поступление» и выберите вид операции:

• «Услуги (акт, УПД)» — если самозанятый оказал услугу (дизайн, ремонт, консультация, перевозка).
• «Товары (накладная, УПД)» — если он поставил товар или материалы.

Заполните шапку:

В табличной части укажите услугу или номенклатуру, количество и сумму. Поскольку НДС нет, вся сумма документа — это ваш расход (или стоимость актива).

После проведения документ формирует проводку:

Счёт 19 «НДС по приобретённым ценностям» здесь не задействуется — его не должно быть ни в одной проводке по расчётам с плательщиком НПД.

К документу поступления прикрепите скан чека из «Мой налог» — через значок скрепки в верхней части формы (Присоединённые файлы). Так первичка и подтверждающий чек всегда будут вместе.

Отражаем выплату вознаграждения

Оплату проводят через банк или кассу — в зависимости от того, как рассчитываетесь с исполнителем.

Безналичная оплата. Сформируйте платёжное поручение в Банк и касса → Платёжные поручения, затем на основании банковской выписки проведите «Списание с расчётного счёта» (Банк и касса → Банковские выписки):

• вид операции — «Оплата поставщику»;
• получатель — карточка самозанятого;
• договор — тот же договор «С поставщиком»;
• ставка НДС — без НДС.

Наличная оплата. Используйте «Выдачу наличных» (Банк и касса → Кассовые документы) с видом операции «Оплата поставщику».

Проводки по выплате:

Обратите внимание: в проводках по выплате самозанятому не должно быть счёта 68.01 (НДФЛ) и счетов 69 (страховые взносы). Если они появились — скорее всего, выплату ошибочно оформили через договор ГПХ. Такой документ нужно отменить и провести операцию заново через обычное поступление.

Если вы работаете с исполнителем по предоплате, сначала проводится списание (аванс закрывается на счёт 60.02), а затем документ поступления зачтёт аванс автоматически при проведении — ручных корректировок обычно не требуется. По авансу самозанятый тоже обязан выдать чек: по НПД датой получения дохода считается день поступления денег, поэтому чек формируется и на предоплату, а не только на итоговый расчёт.

Когда исполнителей много и выплаты регулярные, оплату чаще ведут через специализированные площадки и банки, которые сами проверяют статус, собирают чеки и делают массовые переводы. В 1С в этом случае загружают итоговую банковскую выписку, а поступления услуг проводят по каждому исполнителю отдельно — чтобы расход был привязан к конкретному договору и чеку.

Проверяем статус плательщика НПД и получаем чек

Статус самозанятого — не разовая формальность. Человек может сняться с учёта в любой день, и тогда ваши обязательства меняются. Поэтому статус проверяют на дату каждой выплаты.

Проверка идёт на бесплатном сервисе ФНС по ИНН исполнителя (сервис проверки статуса налогоплательщика НПД на сайте налоговой). Введите ИНН и дату — система покажет, был ли человек плательщиком НПД на этот день. Распечатку или скрин результата храните вместе с документами — это доказательство вашей добросовестности.

Второй обязательный элемент — чек. Самозанятый формирует его в приложении «Мой налог» после получения оплаты и передаёт вам (ссылкой или файлом). В чеке должны стоять ваше наименование и ИНН как покупателя, дата, сумма и наименование услуги — проверьте эти поля, прежде чем прикладывать чек к документу. Чек с чужими реквизитами или без указания покупателя-организации расход не подтверждает. Без чека:

• расход нельзя учесть при расчёте налога на прибыль или УСН «доходы минус расходы»;
• при проверке налоговая может переквалифицировать отношения и доначислить НДФЛ и взносы.

Полноценной автоматической интеграции 1С Бухгалтерии 3.0 с реестром самозанятых ФНС в типовой поставке нет: проверку статуса и приём чеков выполняют вручную либо через внешние сервисы и площадки-агрегаторы, которые подключаются отдельно.

Налоговый учёт: как закрыть расход

Для налога на прибыль и для УСН «доходы минус расходы» выплата самозанятому — обычный расход, если он экономически обоснован, связан с деятельностью и подтверждён документами (глава 25 НК РФ, а для упрощёнки — закрытый перечень расходов).

Комплект документов для расхода:

• 📄 договор с самозанятым;
• 📄 акт об оказании услуг или накладная;
• 📄 чек из «Мой налог» на сумму оплаты.

Расход признаётся:

• на ОСНО — по методу начисления, на дату подписания акта (при кассовом методе — по оплате);
• на УСН — только после фактической оплаты и при наличии чека.

Поскольку самозанятый не предъявляет НДС, вычетов по этим операциям у вас нет — вся сумма идёт в затраты целиком. Это отличает расчёты с плательщиком НПД от закупок у поставщика на общей системе.

Чтобы расход встал в налоговую базу правильно, в документе поступления важно выбрать корректный счёт затрат и статью расходов, по которой в учётной политике настроено принятие в НУ. Проверить, что затраты легли в налоговый учёт, можно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту расхода (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) с настройкой на показ данных БУ и НУ: суммы по бухгалтерскому и налоговому учёту по операциям с самозанятым должны совпадать, так как постоянных и временных разниц здесь не возникает.

На УСН дополнительно проверьте, что расход попал в книгу учёта доходов и расходов: Отчёты → Книга доходов и расходов УСН. Запись появится только после того, как выполнены оба условия — оплата перечислена и услуга принята к учёту.

Частые ошибки

Разберём промахи, из-за которых расход снимают или доначисляют налоги, — это не повтор шагов выше, а именно типовые ситуации проверок.

• ❌ Оформили через «Договор ГПХ». Документ начислит НДФЛ и взносы, которых по НПД быть не должно. Проводите только через поступление услуг/товаров.
• ❌ Нет чека, есть только акт. Расход не подтверждён. Требуйте чек по каждой оплате до перечисления следующей.
• ❌ Не проверили статус на дату выплаты. Исполнитель снялся с учёта — и выплата задним числом стала облагаемой.
• ❌ Исполнитель — бывший работник. Если он уволился меньше двух лет назад, режим НПД к выплатам от вас не применяется.
• ❌ Поставили ставку НДС в документе. Появляется счёт 19 и ошибочный вычет. У плательщика НПД всегда «Без НДС».

Частые вопросы