Расчёты с самозанятыми в 1С:Бухгалтерия — от договора ГПХ до оплаты

Самозанятого в 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят как обычного поставщика услуг: заводят контрагента-физлицо, оформляют договор ГПХ, принимают услугу документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и оплачивают через банк. Проводки простые — Дт 26 (20, 44, 08) Кт 60.01 на сумму вознаграждения и Дт 60.01 Кт 51 на оплату. Ни НДФЛ, ни страховых взносов здесь нет.

Главное отличие от работы с обычным физлицом — чек из приложения «Мой налог». Без него расходы не принять, а налоговая может переквалифицировать выплату в обычный доход со всеми взносами и НДФЛ. Поэтому порядок такой: проверили статус → подписали договор → получили акт и чек → отразили и оплатили. Разберём каждый шаг с конкретными путями в программе.

Кто считается самозанятым и что проверить до первой выплаты

Самозанятый — это плательщик налога на профессиональный доход (НПД) по Федеральному закону № 422-ФЗ. Им может быть как физлицо без статуса ИП, так и индивидуальный предприниматель, перешедший на НПД. Для организации разница в основном в реквизитах карточки контрагента.

До начала работы проверьте три ограничения режима:

• 💰 Лимит дохода — 2,4 млн руб. в год. Как только самозанятый превысит порог, он слетает с НПД, и дальше выплаты облагаются как обычному физлицу.
• 🚫 Бывший работник — если человек был вашим сотрудником, нанимать его как самозанятого можно только через 2 года после увольнения. Это прямой запрет закона, созданный против подмены трудовых отношений.
• 📄 Запрещённые виды деятельности — перепродажа товаров, работа по агентским договорам, добыча полезных ископаемых и ряд других под НПД не подпадают.

Как завести самозанятого в справочнике контрагентов

Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите Создать. Заполните карточку:

1. Вид контрагента — Физическое лицо, если самозанятый без ИП. Если он зарегистрирован как предприниматель на НПД — Юридическое / физическое лицо с признаком ИП.
2. ИНН — обязательно. По нему программа и проверяет контрагента, и именно по ИНН вы будете контролировать статус плательщика НПД.
3. ФИО и банковские реквизиты — счёт для перечисления вознаграждения (чаще всего привязанная к телефону карта или лицевой счёт).

💡 Отдельного признака «самозанятый» в карточке контрагента нет. Чтобы не путать таких поставщиков с остальными, заведите для них отдельную группу в справочнике (кнопка Создать группу) — например, «Самозанятые (НПД)». Так удобнее отбирать их при проверке статуса и сверке.

Паспортные данные для расчётов не нужны — удержаний у источника нет. Но для договора их всё равно стоит указать в карточке физлица, чтобы автоматически подставлялись в печатную форму.

Договор ГПХ с самозанятым: что указать

С самозанятым заключают гражданско-правовой договор — чаще всего возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ) или подряда. В 1С договор заводится в карточке контрагента на вкладке Договоры, вид договора — С поставщиком.

Что обязательно отразить в самом тексте договора (вне 1С, но на эти условия завязан учёт):

• статус исполнителя как плательщика НПД и его обязанность выдавать чек на каждую оплату;
• обязанность сообщить о снятии с учёта НПД — чтобы вы вовремя перешли на удержание НДФЛ и взносов;
• предмет договора через результат («разработка макета», «ремонт оборудования»), а не через функцию («бухгалтер», «водитель»);
• отсутствие признаков трудовых отношений — нет оклада, графика, подчинения внутреннему распорядку.

Пропишите в договоре, что исполнитель обязан передавать чек из приложения «Мой налог» в день оплаты. Чек — единственное основание для признания расхода. Нет чека — нет расхода.

Акт выполненных работ и чек из приложения «Мой налог»

Акт по услугам самозанятого формально не обязателен — закон этого не требует. Но на практике акт нужен: он фиксирует объём и дату оказания услуги, и на него опирается документ поступления в 1С. Составляйте акт в произвольной форме, его подписывают обе стороны.

А вот чек обязателен. Самозанятый формирует его в приложении «Мой налог» или личном кабинете на сайте ФНС в момент получения денег. В чеке — ИНН исполнителя, ИНН вашей организации (при расчёте с юрлицом его указывают обязательно), наименование услуги и сумма.

Проверьте в полученном чеке:

• ваш ИНН как покупателя — без него чек не подтверждает именно вашу операцию;
• дату и сумму — они должны совпадать с оплатой;
• что чек не аннулирован (самозанятый может отменить чек в приложении).

Храните чеки вместе с актами. При выездной проверке именно комплект «договор + акт + чек + платёжка» снимает вопросы по расходам и подтверждает, что взносы и НДФЛ начислять не нужно.

Как отразить услугу и оплатить вознаграждение

Приобретённую услугу проводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции — Услуги (акт, УПД). В табличной части выбирают номенклатуру-услугу, счёт затрат и сумму. НДС самозанятые не предъявляют — ставку НДС ставьте «Без НДС».

Счёт затрат зависит от того, на что пошли услуги:

• 26 или 20 — услуги для основной деятельности (разработка, консультации, ремонт);
• 44 — расходы на продажу (доставка, реклама);
• 08 — если результат работ формирует стоимость основного средства или НМА.

Оплату отражают документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание с видом операции Оплата поставщику. Если платите заранее, до акта — создаёте платёж как аванс, он закроется при проведении поступления.

Проводки по расчётам с самозанятым выглядят так:

Обратите внимание: счёт 70 (расчёты с персоналом) здесь не используется — самозанятый не сотрудник. Все расчёты идут через 60 или 76, как с любым поставщиком. Никаких записей по 68.01 (НДФЛ) и 69 (взносы) по этим выплатам не возникает.

Если платите аванс, самозанятый выдаёт чек и на предоплату — в день получения денег. В 1С аванс отразится проводкой Дт 60.02 Кт 51, а при проведении акта зачтётся записью Дт 60.01 Кт 60.02. Чек на аванс храните так же, как и на окончательный расчёт: без него не подтвердить ни предоплату, ни итоговый расход.

Проверка статуса плательщика НПД: ФНС и 1С-Контрагент

Статус самозанятого проверяют на дату каждой выплаты, а не однократно при заключении договора. Человек может сняться с учёта или превысить лимит — и тогда обязанность по НДФЛ и взносам ляжет на вас.

Два рабочих способа:

1. Бесплатный сервис ФНС. На сайте налоговой есть сервис «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход». Вводите ИНН самозанятого и дату — сервис показывает, был ли человек плательщиком НПД на эту дату. Это основной и самый надёжный способ именно для физлиц без ИП.
2. 1С-Контрагент. Встроенный сервис проверяет контрагентов по данным ФНС: действующий ИНН, статус ИП, нет ли в реестрах дисквалифицированных. Подключается в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Для самозанятого-ИП он покажет актуальность регистрации, но признак НПД надёжнее сверять через сервис ФНС по ИНН.

💡 Делайте скриншот или сохраняйте результат проверки статуса на дату выплаты. Это ваше доказательство должной осмотрительности, если самозанятый позже снимется с учёта, а вы об этом не узнаете.

Отдельно следите за лимитом 2,4 млн руб. Напрямую вы чужой доход не видите, но если платите исполнителю крупные суммы в течение года, запрашивайте подтверждение статуса чаще. При превышении лимита самозанятый теряет право на НПД с даты превышения, и последующие выплаты физлицу без ИП вы обязаны облагать НДФЛ и взносами.

Налоги и отчётность: почему нет НДФЛ и взносов

С выплат самозанятому организация не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы — налог со своего дохода самозанятый платит сам по ставке 6% (при расчётах с юрлицами). Это главная экономия по сравнению с договором ГПХ с обычным физлицом, где заказчик платит взносы на ОПС и ОМС.

Из-за этого выплаты самозанятым не попадают в зарплатную отчётность:

• в 6-НДФЛ их не показывают — нет удержанного налога;
• в РСВ и ЕФС-1 их не включают — нет объекта обложения взносами;
• отдельной отчётности по выплатам самозанятым у организации нет — достаточно корректно отразить расходы в учёте.

Но всё это работает только при наличии чека и действующего статуса НПД. Если чека нет или самозанятый утратил статус, выплата физлицу превращается в обычный доход: придётся удержать НДФЛ и начислить взносы, сдать уточнённые 6-НДФЛ и РСВ. Поэтому контроль чеков — не формальность, а защита от доначислений.

Напомним: ФСС и ПФР с 2023 года объединены в Социальный фонд России (СФР). Для расчётов с самозанятыми это роли не играет — взносов по ним всё равно нет, но в отчётности ориентируйтесь на действующие формы СФР.

Типичные ошибки при работе с самозанятыми в 1С

• 🔁 Расчёты через счёт 70. Самозанятый — не персонал. Проводки через 70 искажают зарплатные отчёты. Используйте 60 или 76.
• 🧾 Признали расход без чека. Акт и платёжка расход не подтверждают — нужен именно чек из «Мой налог». Без чека налоговая снимет расход и доначислит взносы.
• 📆 Проверили статус один раз. Статус смотрят на каждую выплату. Снявшийся с учёта самозанятый превращает вашу выплату в облагаемый доход.
• 👔 Бывший сотрудник. Выплата самозанятому, который был у вас в штате менее 2 лет назад, по закону облагается как обычному физлицу.
• 💳 Поставили НДС. Самозанятые НДС не платят. В поступлении всегда ставьте «Без НДС», иначе получите ошибочный вычет и проблемы с декларацией.

Частые вопросы