Учёт затрат в 1С: от первички до закрытия месяца

Затраты в 1С не «проводят» одной кнопкой. Каждый вид расхода отражается своим первичным документом на счёт учёта (20, 23, 25, 26, 44 или 91.02), а свести их в себестоимость и финансовый результат — задача регламентной операции Операции → Закрытие месяца. Частая ошибка — ждать, что затраты сами «упадут» на счёт 20: пока не проведены поступления, требования-накладные и начисление зарплаты, на затратных счетах будет пусто.

Разберём весь путь: как настроить счета и аналитику, какими документами отразить услуги , материалы, оплату труда и амортизацию, что формируется при закрытии месяца и чем проверить результат. Речь про 1С:Бухгалтерию 3.0 (БП 3.0), интерфейс «Такси».

С чего начать: счета учёта и аналитика затрат

Прежде чем проводить первый документ, проверьте настройки. Без них программа не поймёт, куда относить расходы.

Основные затратные счета:

• 🏭 20.01 — основное производство (прямые затраты на выпуск);
• 🔧 23 — вспомогательные производства;
• 📦 25 — общепроизводственные (косвенные, распределяются на выпуск);
• 🏢 26 — общехозяйственные (управленческие);
• 🛒 44 — расходы на продажу (для торговли и сбыта);
• 📄 91.02 — прочие расходы (не связанные с основной деятельностью).

Аналитика на затратных счетах ведётся по двум основным разрезам: Статьи затрат (справочник с видом расхода для налогового учёта — материальные, оплата труда, амортизация, прочие) и Номенклатурные группы (направления выпуска). На счёте 20 добавляется ещё и Продукция.

Правила распределения косвенных расходов задаются в Главное → Учётная политика. Там указывают:

• базу распределения счетов 25 и 26 (оплата труда, материальные затраты, выручка, объём выпуска, прямые затраты);
• как списываются общехозяйственные расходы — директ-костинг (сразу в 90.08) или в себестоимость выпуска;
• перечень прямых расходов для налога на прибыль (кнопка настройки перечня в учётной политике).

Отдельно обратите внимание на деление расходов в налоговом учёте. Прямые расходы (сырьё, зарплата производственных рабочих, амортизация оборудования) уменьшают прибыль по мере реализации продукции, косвенные — списываются сразу в периоде. Перечень прямых задаётся в учётной политике тем же блоком настроек, что и бухгалтерское распределение. Если перечень пуст, все расходы 1С сочтёт косвенными — и налоговая база исказится.

Поступление услуг и материалов: первый документ затрат

Большинство затрат входит в учёт через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Вид операции зависит от того, что получили.

Услуги (аренда, связь, консультации, подписки). Выбирайте вид операции Услуги либо вкладку «Услуги» в универсальном поступлении. В строке указывают счёт затрат напрямую — 20, 25, 26 или 44 — и статью затрат. Проводка формируется сразу:

Материалы (сырьё, запчасти, канцтовары). Вид операции Товары или Товары, услуги, комиссия. Материалы приходуются на счёт 10 (10.01, 10.03, 10.06 и т. д.) — это ещё не затраты, а запас. В расход они попадут позже, при списании.

Проверьте в поступлении счёт-фактуру: без неё НДС не попадёт в книгу покупок. Зарегистрировать его можно по ссылке внизу документа.

Списание материалов в производство и на расходы

Материалы со счёта 10 переводят в затраты документом Производство → Требование-накладная (в версиях с упрощённым интерфейсом — через раздел «Склад» или «Производство»).

В шапке на вкладке «Счёт затрат» указывают, куда списать: счёт (20.01, 25, 26, 44), статью затрат, номенклатурную группу и подразделение. На вкладке «Материалы» — что именно списываем и в каком количестве.

Для внутреннего перемещения между складами или подразделениями без списания в расход используют Склад → Перемещение товаров — затраты при этом не возникают, меняется только место хранения (счёт 10 остаётся). Это важно разделять: перемещение не уменьшает запасы и не формирует расход, а требование-накладная выводит материал из остатков и относит его на затратный счёт.

Порядок действий при списании материалов:

1. Откройте Производство → Требование-накладная.
2. Укажите склад, с которого списываете.
3. На вкладке «Материалы» подберите номенклатуру и количество.
4. На вкладке «Счёт затрат» задайте счёт (20/25/26/44), статью и номенклатурную группу.
5. Проведите документ и проверьте проводки по кнопке Дт/Кт.

Себестоимость списания 1С считает по методу из учётной политики (ФИФО или по средней — настраивается в Главное → Учётная политика). Точная сумма средней стоимости закрепляется при закрытии месяца регламентной операцией «Корректировка стоимости номенклатуры».

Зарплата и страховые взносы в составе затрат

Оплата труда — обычно крупнейшая статья расходов. В БП 3.0 её начисляют документом Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты (или Зарплата → Начисление зарплаты).

Счёт затрат для зарплаты берётся из настройки: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Способы учёта зарплаты и из карточки подразделения или сотрудника. Там указывают, на какой счёт (20, 25, 26, 44) относить начисления конкретной группы работников.

Страховые взносы начисляются той же операцией и ложатся на тот же затратный счёт, что и зарплата. НДФЛ в затраты не входит — он удерживается из начисленной суммы (Дт 70 Кт 68.01).

Если ведёте зарплату в отдельной программе (1С:ЗУП), в бухгалтерию данные переносятся документом «Отражение зарплаты в бухучёте» — проводки те же, но формируются из выгрузки.

Амортизация основных средств и нематериальных активов

Стоимость ОС и НМА переносится в затраты не сразу, а ежемесячно через амортизацию. Отдельный документ для этого проводить не нужно — амортизация начисляется регламентной операцией при закрытии месяца.

Главное — правильно принять объект к учёту:

• ОС — документом ОС и НМА → Поступление основных средств (или «Принятие к учёту ОС»). В нём задают счёт затрат для амортизации (20, 25, 26, 44), срок полезного использования и способ начисления.
• НМА — документами ОС и НМА → Поступление НМА и «Принятие к учёту НМА».

Малоценные ОС стоимостью в пределах лимита, установленного учётной политикой (по ФСБУ 6/2020 лимит организация задаёт сама), можно списать в расходы сразу при вводе в эксплуатацию, не начисляя амортизацию. Для этого выбирают соответствующий способ учёта в документе принятия к учёту.

Если амортизация не начисляется при закрытии месяца, проверьте в карточке ОС: указан ли счёт затрат, не стоит ли «не начислять амортизацию», введён ли объект в эксплуатацию.

Закрытие месяца: как затраты превращаются в себестоимость

Пока месяц не закрыт, затраты лежат на счетах 20, 23, 25, 26, 44. Свести их в себестоимость и финансовый результат — работа помощника Операции → Закрытие месяца. Выбираете организацию, период — и запускаете по порядку.

Ключевые регламентные операции по затратам:

Порядок строгий: сначала амортизация и зарплата (они пополняют затратные счета), затем распределение и закрытие. Помощник сам выстраивает последовательность — запускайте операции сверху вниз, не пропуская.

Результат виден цветом операций: зелёный — выполнено, красный — ошибка. По клику на операцию открываются проводки и справки-расчёты.

Чем проверить, что затраты отражены верно

После закрытия месяца сверьте результат — не полагайтесь на зелёный цвет операций.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Постройте по счетам 20, 25, 26: после закрытия месяца на 25 и 26 не должно остаться конечного сальдо — они закрываются полностью. Остаток на 20 допустим только при незавершённом производстве.

Анализ счёта (Отчёты → Анализ счёта) по счёту 20 или 26 показывает, с каких счетов пришли затраты (10, 70, 69, 02) и куда ушли при закрытии.

Справки-расчёты в самом закрытии месяца — «Калькуляция себестоимости », «Распределение косвенных расходов», «Себестоимость выпущенной продукции». Это расшифровка: видно базу распределения и суммы по каждому направлению.

Что проверять по итогам месяца:

• 📊 счета 25 и 26 закрыты в ноль (если нет незавершёнки по 26);
• 💰 себестоимость выпуска на счёте 43 или 90 выглядит правдоподобно;
• 🔍 нет затрат на счёте 20 без номенклатурной группы — такие суммы 1С не сможет распределить;
• 📑 сумма по статьям затрат в НУ бьётся с данными для декларации по прибыли.

Частые ошибки при учёте затрат

Ошибки чаще всего не в проводках, а в аналитике и настройках — из-за них закрытие месяца «зависает» с красными операциями.

Не заполнена номенклатурная группа на счёте 20. 1С не знает, на какой выпуск отнести затраты, и операция закрытия падает. Откройте проблемный документ и заполните реквизит.

Косвенные расходы некуда распределить. Если на счёте 26 есть затраты, а выручки и выпуска за период нет, базы для распределения нет. Включите директ-костинг — тогда 26 закроется в 90.08 напрямую.

Разные статьи затрат с одинаковым смыслом. Несколько статей «Материалы» с разным видом расхода в НУ ломают аналитику. Держите справочник статей затрат в порядке.

Документ проведён задним числом после закрытия. Перепроведите все документы месяца и перезапустите закрытие.