Учёт доставки товаров в 1С 8.3: документы, расходы и проводки

Правильно провести доставку в 1С значит сначала ответить на один вопрос: кто и куда везёт груз. Доставка от поставщика к вам увеличивает стоимость товара и проводится документом Поступление доп. расходов (Дт 41.01 Кт 60.01). Доставка от вас к покупателю — расход на продажу, это обычное поступление услуги на счёт 44.01.

Третий вариант — вы сами возите товар клиенту и берёте за это деньги. Тогда доставка становится вашей услугой и попадает в реализацию отдельной строкой. Порядок действий дан для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, блок доставки в 1С:Управлении торговлей 11 описан отдельно.

Какой у вас случай доставки и что подготовить заранее

Сначала определите сценарий. От него зависят документ, счёт и даже налоговый учёт.

Справочники, которые нужны до первого документа

• 🚚 Перевозчик в справочнике Контрагенты с ИНН и КПП. Проверьте его сервисом проверки контрагентов прямо в карточке: недействующий ИНН потом всплывёт при вычете НДС.
• 📄 Договор с видом «С поставщиком». Если один перевозчик и возит к вам, и от вас — хватит одного договора.
• 📦 Номенклатура «Доставка» с видом номенклатуры «Услуги» (или с флажком «Услуга»). Не создавайте её как товар: иначе 1С поставит её на склад и попросит списывать.
• 💰 Статья затрат «Транспортные расходы» с видом расхода «Транспортные расходы». Она нужна для доставки на 44.01 — от вида расхода зависит налоговый учёт.

Шаг 1. Приходуем товар документом поступления

Товар без доставки приходуется как обычно: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → вид операции «Товары».

1. Укажите организацию, склад, контрагента-поставщика и договор.
2. В поле номера и даты введите реквизиты его накладной или УПД.
3. На вкладке «Товары» заполните количество, цену и ставку НДС. Счёт учёта для товаров — 41.01, для материалов — 10.01.
4. Внизу документа зарегистрируйте счёт-фактуру, если поставщик плательщик НДС и прислал обычную накладную, а не УПД.
5. Проведите документ.

Если поставщик вписал доставку в ту же накладную отдельной строкой, у вас два пути:

• 🅰️ Отнести на 44.01. Добавьте строку «Доставка» на вкладку «Услуги» и выберите счёт 44.01 со статьёй «Транспортные расходы». Так проще, но тогда доставка не войдёт в стоимость товара.
• 🅱️ Включить в стоимость. Не добавляйте строку в поступление товаров. Сумму доставки оформите отдельным документом Поступление доп. расходов (шаг 2), указав того же поставщика.

В бухгалтерском учёте доставка до вашего склада входит в стоимость запасов. ФСБУ 5/2019 прямо относит затраты на доставку к фактической себестоимости. Вариант 🅰️ допустим только для несущественных сумм и если это закреплено в учётной политике.

Шаг 2. Включаем доставку в себестоимость: поступление доп. расходов

Это главный документ темы. Он берёт счёт перевозчика и размазывает его сумму по строкам уже оприходованных товаров.

Где найти и как заполнить

Откройте Покупки → Поступление доп. расходов и нажмите Создать.

1. Контрагент — перевозчик или поставщик, который выставил доставку отдельным счётом.
2. Договор — договор с этим контрагентом. Счёт расчётов подставится 60.01, аванс — 60.02.
3. Сумма и ставка НДС — из акта или УПД перевозчика. Если перевозчик на УСН, ставка «Без НДС».
4. Способ распределения — «По сумме» или «По количеству». Выбор объяснён ниже.
5. На вкладке «Товары» нажмите Заполнить и выберите документ поступления товаров из шага 1. Строки подтянутся с количеством и суммой.
6. Внизу зарегистрируйте счёт-фактуру перевозчика, если он с НДС.
7. Проведите документ.

После проведения в колонке суммы доп. расходов по каждой строке видно, сколько доставки легло на этот товар.

По сумме или по количеству

Пример. Пришли две позиции:

Доставка — 4 000 руб. без НДС.

• По сумме: кабелю 30 000 / 40 000 × 4 000 = 3 000 руб., автоматам 1 000 руб.
• По количеству: кабелю 100 / 120 × 4 000 = 3 333,33 руб., автоматам 666,67 руб.

Количество имеет смысл только для однородного товара в одних единицах. Метры кабеля и штуки автоматов складывать бессмысленно, поэтому здесь правильнее «По сумме». Если товары сильно различаются по весу, а не по цене, 1С не распределит по весу автоматически — разбейте доставку на два документа и в каждом оставьте нужные строки.

Доставка товара, который уже продан

Счёт перевозчика часто приходит через неделю. Товар к этому времени уже ушёл покупателю. Документ всё равно проводится, но дальше важен порядок:

1. Проведите Поступление доп. расходов датой акта перевозчика.
2. Выполните Операции → Закрытие месяца за этот месяц. Если месяц уже закрыт — отмените закрытие и выполните заново.
3. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.01 и проверьте, что сумма доставки ушла в остаток или в себестоимость продаж на 90.02.1.

Если период уже сдан в отчётности, доставку закрытого периода безопаснее согласовать с главным бухгалтером: перепроведение может изменить прибыль сданного квартала.

Шаг 3. Доставка покупателю: затраты на продажу

Когда вы платите перевозчику за доставку товара клиенту, стоимость товара не меняется. Это издержки обращения.

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → вид «Услуги (акт, УПД)».
2. Контрагент — перевозчик, номенклатура — «Доставка покупателю».
3. Счёт затрат — 44.01, статья затрат — «Транспортные расходы».
4. Подразделение затрат укажите, если ведёте учёт по подразделениям.
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру и проведите.

Для производственной компании счёт будет 44.02 — коммерческие расходы.

Налоговый учёт транспортных расходов в торговле

По статье 320 НК РФ затраты на доставку товара до вашего склада торговая организация либо включает в стоимость покупки, либо учитывает как издержки обращения и распределяет между проданным товаром и остатком. Выбранный вариант фиксируют в налоговой учётной политике.

Доставка покупателю под это правило не попадает: её признают в расходах текущего периода. Для этого в статье затрат и нужен вид расхода «Транспортные расходы» — по нему 1С разделяет транспортные расходы при закрытии месяца.

Шаг 4. Доставка как ваша услуга в реализации

Если вы возите товар своей машиной и выставляете клиенту доставку отдельной строкой, она становится выручкой.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте документ «Товары, услуги, комиссия» или откройте уже созданный.
2. На вкладке «Товары» — товар.
3. На вкладке «Услуги» добавьте «Доставка клиенту (выставляется)», сумму и ставку НДС.
4. Счёт доходов — 90.01.1, номенклатурная группа — та, по которой ведёте услуги.
5. Проведите и выставите счёт-фактуру или распечатайте УПД.

Свои затраты на эту доставку — бензин, зарплата водителя, амортизация машины — проводятся обычными документами на 44.01 или 20.01, в зависимости от учётной политики. Вывести доставку в отдельную номенклатурную группу удобно, если потом нужна её прибыльность.

Если доставка «бесплатная» и уже заложена в цену товара, строку услуги не добавляют вообще. Выручка вся по товару, затраты — на 44.01.

Таможенная декларация, транспортная накладная и статусы доставки

Импорт: таможня в стоимость товара

Для импортного товара схема такая: поступление от иностранного поставщика без НДС, затем документ таможенной декларации. В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе Покупки рядом с поступлениями и создаётся на основании документа поступления.

В декларации указывают:

• 🧾 таможенный орган и номер декларации;
• 💵 таможенный сбор и штраф, если есть;
• 📊 по разделам — таможенную стоимость, пошлину и НДС по каждой строке товара.

После проведения пошлина и сбор увеличивают стоимость товара на 41.01, а НДС, уплаченный на таможне, ложится на 19.05 и принимается к вычету. Доставка от границы до склада оформляется тем же Поступлением доп. расходов из шага 2. Номер декларации подтягивается в строки товара — он нужен для прослеживаемости и для счетов-фактур при перепродаже.

Документы на перевозку

Если вы сами отгружаете товар машиной, к реализации нужна транспортная накладная по форме из Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200). В документе реализации её выбирают в меню Печать. Там же есть товарно-транспортная накладная 1-Т — её по-прежнему используют по договорённости с покупателем.

Данные о водителе, машине, адресе погрузки и разгрузки вводятся в документе реализации, в его дополнительных реквизитах для печати. Если поле на печатной форме пустое — ищите его в самом документе, а не правьте макет.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) оформляется через оператора ЭДО и ГИС ЭПД. Это отдельная процедура, и проводок она не добавляет.

Статусы в 1С:Управлении торговлей 11

В 1С:Бухгалтерии статусов доставки нет: документ либо проведён, либо нет. В 1С:Управлении торговлей 11 есть полноценный блок доставки:

1. Включите его в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка — флажок управления доставкой.
2. В заказе клиента на вкладке доставки выберите способ: самовывоз, силами своей компании или силами перевозчика, и укажите адрес.
3. В разделе Склад и доставка создайте задание на перевозку: машина, водитель, рейс, список распоряжений на доставку.
4. Задание проходит статусы от формирования до выполнения. Пока по распоряжению не отмечено, что доставка выполнена, оно висит в рабочих местах кладовщика и логиста.

Затраты на перевозчика в УТ 11 оформляют как поступление услуг с распределением на себестоимость или на расходы, по той же логике, что и в шагах 2–3.

Проводки по доставке: что должно получиться

Вычет по 19.03 и 19.04 делает документ Формирование записей книги покупок при закрытии квартала, если счёт-фактура зарегистрирован. Нет счёта-фактуры — НДС останется висеть на 19-м счёте.

Как проверить себя

• ОСВ по счёту 41.01 с разворотом по номенклатуре: стоимость единицы товара должна вырасти на долю доставки.
• Анализ субконто по 44.01 со статьёй «Транспортные расходы»: в конце месяца сумма должна закрыться на 90.07.1.
• ОСВ по счёту 19 — остатка по доставке быть не должно, если квартал закрыт.

Почему доставка проводится неправильно и как это исправить

Если не помогло

Откройте проблемный документ, кнопка Дт/Кт в командной панели покажет фактические проводки. Сравните их со схемой выше. Если проводки верные, а отчёт не сходится — ошибка в другом документе того же периода, ищите через Анализ субконто по контрагенту-перевозчику.

Частые вопросы