Реализация товаров и услуг в 1С: от накладной до проводок и печати

Продажу товаров и услуг в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом Реализация (акты, накладные, УПД): раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка Реализация. Один документ закрывает всё — выручку, списание себестоимости, НДС и книгу продаж , а печатные формы (ТОРГ-12, акт, УПД, счёт-фактура) печатаются прямо из него.

Частая путаница: думают, что для товара и для услуги нужны разные документы. На деле это один и тот же документ реализации, меняется только вид операции и набор проводок. Ниже — как провести реализацию правильно, какие движения она делает и что проверить, если проводки ушли не на те счета.

Что проверить перед проведением первой продажи

Пока в справочниках нет цен и счетов учёта, документ либо не проведётся, либо сформирует проводки на счёт 000. Пройдитесь по короткому списку перед тем, как выписывать первую накладную.

Счета доходов и расходов 1С подставляет из регистра Счета учёта номенклатуры (раздел Справочники → Номенклатура, ссылка Счета учёта). Там для группы или вида номенклатуры заданы счёт выручки (90.01.1), счёт НДС (90.03), счёт себестоимости (90.02.1) и счёт учёта товара (41.01). Если регистр пустой, в документе придётся выбирать счета вручную в каждой строке.

Там же, в учётной политике и в настройках проведения документов, определяется контроль остатков. Если контроль включён, 1С не даст продать больше, чем числится на складе, — это защищает от продаж «в минус». Если выключен, документ проведётся при любом остатке, но корректную себестоимость придётся пересчитывать после оприходования товара.

Для розничной торговли реализация оформляется иначе — чеками ККТ и отчётом о розничных продажах (Продажи → Отчёты о розничных продажах). Документ Реализация (акты, накладные, УПД) применяют для оптовых отгрузок конкретному покупателю по договору.

Как создать и заполнить документ реализации

Документ выписывают из раздела Продажи. Нажмите Реализация и выберите вид операции — от него зависит набор проводок:

• 📦 Товары (накладная, УПД) — продажа со склада со списанием себестоимости.
• 🧾 Услуги (акт, УПД) — выполненные работы и услуги без склада.
• 📋 Товары, услуги, комиссия — смешанный документ, когда в одной отгрузке и то и другое.

Дальше заполняется шапка и табличная часть:

1. Укажите Контрагента и Договор. Если договора нет, создайте его прямо из поля подбора с видом «С покупателем».
2. Проверьте Склад — с него спишется товар. При одном складе поле можно скрыть в настройках.
3. В табличной части кнопкой Добавить или Подбор внесите номенклатуру, количество и цену. Цена подставляется из типа цен, если он задан в договоре.
4. Колонка % НДС и Счета учёта заполняются автоматически из настроек номенклатуры. Проверьте их в первой строке.
5. Внизу проверьте Сумму, ставку и признак НДС сверху / НДС в сумме.

Нажмите Провести. Статус счёта-фактуры появится внизу формы — там же по ссылке Выписать счёт-фактуру регистрируется счёт-фактура на отгрузку.

Реализация услуг и работ: чем отличается от товара

Для услуг вид операции — Услуги (акт, УПД). Главное отличие: у услуги нет склада и нет движения по счёту 41, поэтому себестоимость документом реализации не списывается — она попадает на счёт 90.02 отдельными документами (например, закрытием затратных счетов при расчёте себестоимости).

В строке услуги заполняется:

• Номенклатура с видом «Услуга» (у неё в карточке снят флажок складского учёта);
• Содержание — текст, который попадёт в печатный акт;
• счёт доходов 90.01.1 и счёт НДС 90.03.

Если продаёте работы с материалами (например, монтаж с комплектующими), удобнее вид Товары, услуги, комиссия: на вкладке Товары — материалы со списанием со склада, на вкладке Услуги — сама работа. Один документ, одна печатная форма.

Для длительных услуг с ежемесячным актом (аренда, абонентское обслуживание, связь) реализацию удобно вводить на основании предыдущего акта или по шаблону договора — тогда содержание и сумма подставятся автоматически, достаточно поменять дату и период. Выручка по таким услугам признаётся на дату акта, а не на дату оплаты.

Какие проводки и движения формирует документ

При продаже товара с НДС документ делает три бухгалтерские проводки, при продаже услуги — две (без списания себестоимости).

Если покупатель внёс предоплату, реализация дополнительно зачитывает аванс. 1С при проведении находит незакрытый аванс по договору и делает проводку Дт 62.02 Кт 62.01 — задолженность по отгрузке гасится ранее полученными деньгами. Одновременно восстанавливается НДС с аванса: это отражается при формировании записей книги покупок в закрытии месяца. Проверить, что аванс зачёлся, можно в движениях документа по счёту 62.

Помимо бухгалтерских проводок документ делает движения по вспомогательным регистрам:

• НДС Продажи — строка попадёт в книгу продаж после регистрации счёта-фактуры.
• Реализация услуг и расчёты с покупателями — для контроля задолженности по счёту 62.

Если ведёте учёт в 1С:Управлении торговлей 11, набор другой: там продажу оформляют документом Реализация товаров и услуг в разделе Продажи, а движения идут по регистрам накопления Выручка и себестоимость продаж, Товары на складах и Расчёты с клиентами. Бухгалтерские проводки в УТ 11 не формируются — они появляются только после синхронизации с 1С:Бухгалтерией.

Чтобы увидеть проводки конкретного документа, в самой реализации нажмите кнопку Дт/Кт (Показать проводки и другие движения документа). Там же вкладки со всеми затронутыми регистрами — удобно для проверки.

Печать накладной, акта, УПД и счёта-фактуры

Печатные формы вызываются кнопкой Печать в документе реализации. Набор зависит от вида операции:

• для товара — Товарная накладная (ТОРГ-12) и Товарно-транспортная накладная при доставке;
• для услуги — Акт об оказании услуг;
• для любого вида — Счёт-фактура (после его выписки) и Универсальный передаточный документ (УПД).

УПД заменяет связку «накладная + счёт-фактура» одним бланком. Чтобы печатать именно его, выберите вид операции Реализация (УПД) или задайте статус УПД в самом документе. Статус «1» — УПД работает и как первичка, и как счёт-фактура; статус «2» — только как первичный документ (без НДС).

Подписи и расшифровки в печатных формах подставляются из реквизитов организации: Главное → Организации → карточка организации → Подписи. Там указываются ответственные за отгрузку и за бухгалтерский учёт — их ФИО попадают в ТОРГ-12 и акт. Если в накладной пустая строка подписи, проверьте, что ответственное лицо заведено и действует на дату документа.

Для электронного документооборота счёт-фактуру и УПД можно не печатать, а отправить через оператора ЭДО кнопкой ЭДО → Отправить электронный документ. Напомним: счёт-фактура и УПД со статусом «1» подписываются только квалифицированной электронной подписью, обычную накладную по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной.

Корректировка реализации и возврат от покупателя

Если в проведённой отгрузке ошиблись в цене, количестве или ставке НДС, не исправляйте документ задним числом — оформите отдельный документ, иначе разойдётся книга продаж.

Корректировка реализации. Создаётся из самого документа: в реализации нажмите Создать на основании → Корректировка реализации. В ней меняют цену или количество; 1С сформирует корректировочный счёт-фактуру и доначислит или сторнирует НДС. Используют, когда стороны согласовали изменение уже отгруженной партии.

Возврат товаров от покупателя. Отдельный документ Возврат товаров от покупателя в разделе Продажи, его тоже удобно вводить на основании реализации. Он сторнирует выручку, возвращает товар на склад (Дт 41 Кт 90.02) и уменьшает НДС.

Для НДС важно, куда попадёт корректировка. При уменьшении стоимости продавец регистрирует корректировочный счёт-фактуру в книге покупок (принимает НДС к вычету), при увеличении — в книге продаж (доначисляет НДС). 1С делает это автоматически при проведении корректировки, но проверьте дату: вычет по корректировочному счёту-фактуре возможен в течение трёх лет.

Частые ошибки при проведении реализации

Большинство проблем с продажей — это не сбой программы, а незаполненные настройки. Разберём, что чаще всего мешает провести документ.

Отдельная история — отрицательные остатки. Если 1С разрешает продавать «в минус» (в учётной политике снят контроль остатков), документ проведётся, но себестоимость спишется неверно, пока не оприходуете товар. После проведения поступления обязательно перепроведите реализацию или выполните закрытие месяца — тогда себестоимость пересчитается по фактической партии.

Частые вопросы