Работа с самозанятыми (НПД) в 1С:Бухгалтерии: от договора до оплаты

Выплата самозанятому не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а в учёте проходит как обычная оплата поставщику услуг — при одном условии: исполнитель передал вам чек из приложения «Мой налог». Именно чек, а не акт, подтверждает расход. В 1С:Бухгалтерии 3.0 самозанятый — это контрагент-физлицо, его услуги оформляют документом поступления, а оплату — банковской выпиской или расходным ордером.

Частое заблуждение: раз это физлицо, значит, организация — налоговый агент и должна удержать 13%. Нет. По доходам в рамках НПД самозанятый платит налог сам (4% с поступлений от физлиц, 6% — от юрлиц и ИП). Заказчик не удерживает НДФЛ, не начисляет взносы и не включает выплату в 6-НДФЛ и РСВ.

Ниже — как завести такого контрагента, оформить договор , провести акт и чек, рассчитаться и не нарваться на переквалификацию в трудовой договор.

Проверяем статус НПД перед сделкой

Статус самозанятого — не разовая проверка. Человек может сняться с учёта в любой день, и тогда с выплаты вам придётся платить взносы и быть агентом по НДФЛ. Поэтому статус проверяют на дату каждой оплаты.

Бесплатный сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» на сайте npd.nalog.ru принимает ИНН исполнителя и дату. В ответе — применяет человек НПД на эту дату или нет. Результат имеет смысл сохранить (скриншот или выгрузку) и приложить к документу в 1С.

Проверить стоит и лимит дохода. Самозанятый теряет право на НПД, если его доход с начала года превысил 2,4 млн рублей. Отследить это за исполнителя вы не обязаны, но крупному подрядчику вопрос задать полезно.

Заводим самозанятого как контрагента

Отдельного вида контрагента «самозанятый» в типовой БП 3.0 нет — его заводят как обычное физическое лицо.

1. Откройте Справочники → Контрагенты и создайте новый элемент.
2. В поле вида контрагента выберите Физическое лицо (если исполнитель зарегистрирован как ИП на НПД — тогда «Юридическое лицо / ИП»).
3. Укажите ИНН — по нему сервис 1С может подтянуть ФИО из базы ФНС.
4. Банковские реквизиты заполните на вкладке счетов — обычно это номер карты или счёт физлица.

Статус «самозанятый» нигде не проставляется галочкой: для учёта важно лишь то, что это физлицо, которому вы платите по гражданско-правовому договору, а не по трудовому.

Оформляем договор на оказание услуг

С самозанятым заключают гражданско-правовой договор — чаще всего возмездного оказания услуг или подряда. Трудовых формулировок в нём быть не должно.

В карточке контрагента на вкладке Договоры создайте договор с видом «С поставщиком» — потому что для вас самозанятый выступает поставщиком услуг. Укажите наименование, дату и, при необходимости, валюту (рубли).

Что важно отразить в самом тексте договора (не в 1С, а в документе):

• 📌 предмет — конкретная услуга или результат, а не трудовая функция;
• 📌 что исполнитель применяет НПД и обязуется выдавать чек из «Мой налог»;
• 📌 обязанность уведомить заказчика об утрате статуса НПД;
• 📌 оплата за результат/объём, без оклада, графика и подчинения внутреннему распорядку.

Формулировки «должность», «рабочее место», «режим работы», «оклад», «ежемесячно» — красные флаги. Их отсутствие снижает риск переквалификации.

Проводим акт оказанных услуг

Сам факт оказания услуги в учёте фиксируют документом поступления.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции Услуги (акт).
3. В шапке укажите контрагента-самозанятого и договор.
4. В табличной части впишите содержание услуги и сумму. Ставку НДС поставьте «Без НДС» — самозанятый НДС не платит и счёт-фактуру не выставляет.
5. Укажите счёт затрат, куда списывается услуга: 26, 44, 20, 08 — в зависимости от характера расхода.
6. Проведите документ.

Проводки по поступлению услуг от самозанятого:

НДС-строки нет: входного налога по НПД не возникает, права на вычет у вас не появляется.

Платим вознаграждение и храним чек

Оплату проводят после или до оказания услуги — в зависимости от условий договора.

• Безналичный перевод на карту или счёт физлица: Банк и касса → Банковские выписки, документ Списание с расчётного счёта, вид операции Оплата поставщику. Договор и контрагент — те же, что в акте.
• Выдача наличными из кассы: Банк и касса → Кассовые документы, Выдача наличных, вид операции Оплата поставщику.

Проводки по оплате:

После оплаты исполнитель формирует чек в «Мой налог» и передаёт его вам (в электронном виде по email/мессенджеру или ссылкой). В чеке для организации обязательно должен быть указан ваш ИНН и наименование — без этого чек не подтверждает ваш расход.

Полученный чек прикрепите к документу оплаты или поступления через присоединённые файлы. Так при проверке вы быстро поднимете подтверждение по любой выплате.

Если платите аванс до оказания услуги, оплата ложится на счёт 60.02, а при проведении акта аванс зачитывается проводкой Дт 60.01 Кт 60.02 — 1С делает это автоматически при проведении поступления, если договор и контрагент совпадают. Чек при предоплате самозанятый формирует в момент получения денег, поэтому запрашивайте его сразу после перевода, а не после подписания акта.

Электронные сервисы и автоматизация обмена чеками

Ручной сбор чеков с десятков исполнителей — слабое место процесса. Чек можно получать и хранить электронно, а при больших объёмах — автоматизировать проверку статуса и формирование чеков.

Как устроен обмен на практике:

1. Исполнитель формирует чек в приложении «Мой налог» (или в веб-кабинете на lknpd.nalog.ru) и отправляет его ссылкой либо файлом.
2. Заказчик сверяет в чеке свой ИНН, наименование, сумму и дату.
3. Чек прикладывается к документу в 1С через присоединённые файлы и хранится не менее срока, установленного для первички.

При массовых выплатах статус исполнителей удобно проверять не вручную, а через сервисы банков и специализированных платформ: они на стороне сервиса сверяют статус НПД по ИНН, проводят выплату и получают чек от имени исполнителя. В этом случае в 1С попадает уже итоговый реестр выплат, который разносится по контрагентам документом списания с расчётного счёта.

Отдельного встроенного модуля «выплаты самозанятым» в типовой БП 3.0 нет — интеграция с внешними сервисами реализуется через загрузку реестров и присоединённые файлы, а не через специальный документ.

Налоги, взносы и признание расхода

Выплата самозанятому уменьшает налоговую базу на общих правилах для услуг.

• На ОСНО стоимость услуги включается в расходы по налогу на прибыль в периоде оказания (при методе начисления) — при наличии акта и чека.
• На УСН «доходы минус расходы» расход признаётся после оплаты и фактического получения услуги, и обязательно — при наличии чека, подтверждающего, что исполнитель провёл доход через НПД.
• На УСН «доходы» и патенте расходы не учитываются в принципе, но чек всё равно нужен — он снимает риск доначисления НДФЛ и взносов.

В 1С:Бухгалтерии расход попадает в налоговый учёт автоматически при проведении документа поступления услуг — отдельных действий для этого делать не нужно, если счёт затрат и статья расходов указаны корректно.

А вот в зарплатную отчётность выплата самозанятому не попадает — и это ключевое отличие от исполнителя по обычному договору ГПХ.

• По обычному договору ГПХ с физлицом заказчик — налоговый агент: удерживает 13% НДФЛ и начисляет страховые взносы, выплата идёт в 6-НДФЛ и РСВ.
• По договору с самозанятым (при наличии чека) НДФЛ и взносов нет: исполнитель платит НПД самостоятельно. В 6-НДФЛ и РСВ такие суммы не включаются.

Поэтому в 1С выплата самозанятому проходит по контуру расчётов с поставщиками (счёт 60), а не через подсистему зарплаты. Если провести её как доход физлица в зарплатных документах — программа начислит НДФЛ и взносы, и отчётность будет искажена.

Напомним про смену названия фонда: взносы «на травматизм» и соцстрах с 2023 года администрирует СФР (бывший ФСС). К выплатам самозанятым это всё равно не относится — их просто нет.

Типичные ошибки и риски при работе с НПД

Здесь собраны ситуации, которые чаще всего приводят к доначислениям. Инструкцию из разделов выше не повторяем — только то, что ломает учёт.

Отдельно про переквалификацию. Налоговая оценивает отношения по существу, а не по названию договора. Насторожат: единственный заказчик у самозанятого, регулярные равные выплаты «как зарплата», подчинение распорядку, предоставление вами оборудования и рабочего места. Чем больше признаков самостоятельности исполнителя — тем безопаснее.

Частые вопросы