Проведение зарплаты в 1С: от начисления до выплаты и отчётов

Зарплата в 1С рассчитывается и проводится документом начисления: в 1С:Бухгалтерии — через раздел Зарплата и кадры, в 1С:ЗУП — через раздел Зарплата. Документ формирует проводки по счёту 70, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Выплату оформляет отдельная ведомость, а перечисление налога и взносов — платёжки на единый налоговый счёт.

Вести расчёт можно в двух конфигурациях. 1С:Бухгалтерия подходит, если сотрудников немного и нет сложных начислений. Когда есть сменные графики, сдельная оплата, много отпусков и больничных — расчёт переносят в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию загружают готовые проводки. Выбор закрепляется в настройках: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты.

Ниже — весь цикл: от настройки программы до сдачи 6-НДФЛ и РСВ. Пути указаны для БП 3.0 и ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

С чего начать: настройки учёта зарплаты

Первое, что нужно решить, — где ведётся расчёт. В 1С:Бухгалтерии откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты и выберите, ведётся учёт «в этой программе» или «во внешней программе». Второй вариант включают, когда зарплата считается в ЗУП.

Дальше задайте:

• 📅 способ отражения зарплаты в учёте — счёт затрат (20, 26, 44) по умолчанию;
• 💰 параметры выплаты — через банк, кассу или раздатчика;
• 🧾 состав начислений и удержаний, которые будете использовать.

Проверьте, что в справочнике Организации заполнены реквизиты, коды ИФНС и тариф страховых взносов. Без корректного тарифа взносы посчитаются неверно, а отчёт РСВ не сформируется.

Кадры и первичные данные: что ввести до расчёта

Начисление берёт данные из кадровых документов, поэтому сотрудник должен быть принят на работу с указанным окладом. В 1С:Бухгалтерии это делают через Зарплата и кадры → Приёмы на работу (или упрощённо в карточке сотрудника), в ЗУП — через Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.

Для расчёта за месяц понадобятся:

1. 👤 действующие кадровые данные — оклад, вид начисления, подразделение;
2. 🗓️ сведения об отклонениях — больничные, отпуска, командировки, прогулы;
3. 📊 данные о сдельной выработке или часах, если оплата не окладная;
4. 📝 заявления на вычеты по НДФЛ (стандартные на детей и т. п.).

В 1С:Бухгалтерии больничные и отпуска вводят отдельными документами в разделе Зарплата и кадры. В ЗУП для этого есть журнал Зарплата → Больничные листы и Отпуска. Чем точнее введены отклонения, тем меньше придётся пересчитывать.

Документ начисления: как рассчитать зарплату за месяц

Основной документ — «Начисление зарплаты». Пути различаются по конфигурациям:

Порядок работы одинаковый:

1. Создайте документ и укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех сотрудников с их плановыми начислениями.
3. Проверьте суммы по вкладкам: начисления, НДФЛ, взносы, удержания.
4. Проведите документ.

После заполнения на вкладке НДФЛ видно удержанный налог по каждому сотруднику, на вкладке взносов — суммы по единому тарифу. Если что-то не сошлось (например, не учтён вычет), поправьте исходные данные и переформируйте документ, а не правьте суммы вручную.

Посчитать «на руки» и проверить расчёт до проведения поможет калькулятор:

После проведения документ формирует бухгалтерские проводки. Вот типовая схема по счёту 70:

Если расчёт ведётся в ЗУП, эти проводки появятся в бухгалтерии после синхронизации — одним документом «Отражение зарплаты в бухучёте».

НДФЛ и страховые взносы в расчёте

НДФЛ удерживается при начислении и при выплате аванса — с 2023 года налог считают с каждой выплаты дохода. Ставка — по действующей прогрессивной шкале, базовая 13%; повышенные ставки применяются при превышении установленных порогов годового дохода. Стандартные вычеты (на детей и др.) программа применяет автоматически, если введены заявления.

Срок перечисления НДФЛ зависит от даты выплаты:

• налог с выплат с 1-го по 22-е число — до 28-го числа этого месяца;
• налог с выплат с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца.

Перед уплатой подаётся уведомление об исчисленных суммах (в общем случае дважды в месяц). В 1С оно формируется в Отчёты → 1С-Отчётность → Уведомления.

Стандартные вычеты программа применяет нарастающим итогом с начала года и сама перестаёт их давать, когда доход сотрудника превысит установленный лимит. Если заявление на вычет внесено с опозданием, 1С пересчитает налог за прошедшие месяцы при следующем начислении — вручную ничего корректировать не нужно. Отдельно отслеживайте сотрудников без статуса налогового резидента: для них ставка и правила вычетов иные, и это задаётся в карточке физлица.

Страховые взносы начисляются по единому тарифу: 30% в пределах предельной базы и 15,1% сверх неё. Для субъектов МСП действует пониженный тариф на часть выплат сверх федерального МРОТ. Взносы платят до 28-го числа следующего месяца, уведомление — до 25-го.

Ведомости на выплату: аванс и окончательный расчёт

Начисление само по себе деньги не выплачивает — для этого нужна ведомость. По Трудовому кодексу (ст. 136) зарплату выдают не реже чем каждые полмесяца, окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода.

Создайте ведомость:

Порядок:

1. Укажите месяц, вид выплаты (аванс, зарплата, отпуск) и способ — банк или касса.
2. Нажмите «Заполнить» — подтянутся суммы к выплате за вычетом удержанного НДФЛ.
3. Для банка сформируйте реестр или файл для зарплатного проекта, для кассы — расходный ордер.

На основании проведённой ведомости создаётся списание с расчётного счёта или выдача из кассы — так закрывается проводка Дт 70 Кт 51 (50).

Аванс считают одним из трёх способов, и выбор задаётся в настройках сотрудника:

• 🔢 фиксированной суммой — проще всего, но при неполном месяце возможна переплата;
• 📉 процентом от оклада — распространённый вариант (обычно около 40–50%);
• ⏱️ по фактически отработанному времени за первую половину месяца — точнее всего, но требует закрытого табеля к дате аванса.

С аванса тоже удерживается НДФЛ, поэтому сумма «на руки» по ведомости аванса уже идёт за вычетом налога. Это частый источник вопросов от сотрудников: «почему аванс меньше половины оклада» — именно из-за удержанного налога.

Отчётность по зарплате и налогам

Зарплатная отчётность собрана в едином рабочем месте Отчёты → 1С-Отчётность. Основные формы:

• 📄 6-НДФЛ — ежеквартально, с годовым приложением по справкам о доходах;
• 📄 РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально;
• 📄 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно, до 25-го числа;
• 📄 ЕФС-1 — единая форма в СФР; подразделы (сведения о трудовой деятельности, стаже, взносах на травматизм) сдаются в свои сроки.

Подразделы ЕФС-1 живут по своим правилам: сведения о приёме и увольнении подаются не позднее следующего рабочего дня, о переводах и других кадровых событиях — ежемесячно, а данные по взносам на травматизм — ежеквартально. 1С сама подсказывает приближающиеся сроки в календаре 1С-Отчётности, поэтому отслеживать их вручную не обязательно.

Отчёты заполняются по проведённым начислениям и выплатам, поэтому сдавать их имеет смысл после закрытия месяца. Перед отправкой прогоните встроенную проверку контрольных соотношений — кнопка «Проверка» в форме отчёта.

Сверить начисленный и удержанный налог помогает отчёт по НДФЛ в разделе зарплаты, а движения по взносам — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 69. Расхождение между 6-НДФЛ и уведомлениями по ЕНП — частая причина требований от налоговой, поэтому суммы сверяйте до отправки.

Автоматизация расчёта: что ускоряет работу

Рутину можно сократить. Несколько приёмов, которыми пользуются на практике:

• 🔁 Автозаполнение планового аванса — в настройках сотрудника задайте фиксированную сумму или процент, и ведомость на аванс будет заполняться без ручного ввода.
• 🔗 Обмен «ЗУП → Бухгалтерия» — настройте синхронизацию, чтобы проводки и ведомости переносились автоматически, а не вводились дважды.
• 📥 Зарплатный проект с банком — выгрузка реестров и загрузка подтверждений зачисления прямо из 1С убирают ручные платёжки по каждому сотруднику.
• 🗂️ Шаблоны начислений — настроенные виды расчёта (премии, доплаты) считаются автоматически по формуле, а не вводятся суммой каждый месяц.

Частые ошибки при расчёте зарплаты

Ошибки, которые чаще всего всплывают при сверке и в требованиях налоговой:

• ❌ Зарплату начислили до ввода больничного или отпуска. Сумма считается как за полный месяц. Сначала проводите отклонения, потом начисление.
• ❌ НДФЛ не удержан с аванса. С 2023 года налог считается с каждой выплаты. Проверьте, что в ведомости на аванс сумма НДФЛ не нулевая.
• ❌ Суммы правили вручную в документе. Ручная корректировка «рвёт» связь с регистрами НДФЛ и взносов — отчёты потом не сходятся. Исправляйте исходные данные и перезаполняйте.
• ❌ Не подано уведомление по ЕНП. Без уведомления налоговая не разнесёт платёж, и возникнет недоимка, хотя деньги на счёте есть.
• ❌ Не совпадает тариф взносов. Если организация потеряла статус МСП или наоборот получила льготу, тариф в настройках нужно сменить вовремя, иначе РСВ уйдёт с ошибкой.