Отражаем командировочные суточные в 1С: от выдачи до 6-НДФЛ

Суточные нередко путают с возмещением расходов и требуют на них чеки — на самом деле подтверждать их тратами не нужно. Это фиксированная сумма за каждый день командировки, которую организация устанавливает сама в положении о командировках. В 1С суточные проходят через подотчёт: деньги выдаются документом по кассе или банку, а списываются на затраты при утверждении авансового отчёта проводкой с кредита счёта 71.01.

Необлагаемый лимит — 700 ₽ в день по России и 2500 ₽ за границей. Всё, что выше, облагается НДФЛ и страховыми взносами, и эти суммы нужно отдельно начислить в программе учёта зарплаты и показать в 6-НДФЛ.

На чём держится расчёт: нормы и настройка программы

Суточные регулируют три документа: Трудовой кодекс (ст. 167–168 — гарантии работнику), Постановление Правительства № 749 (порядок командировок) и Налоговый кодекс (ст. 217 и 422 — необлагаемые лимиты). Размер выплаты закон не устанавливает — его определяет работодатель во внутреннем положении.

Для налогов важны два числа:

• 🇷🇺 700 ₽/день — поездки по России;
• ✈️ 2500 ₽/день — зарубежные командировки.

Это не нормы выплаты, а границы, до которых суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Платить можно и больше — просто сверхнормативная часть попадёт под налог.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельной «ставки суточных» в настройках нет — сумму вы вводите вручную в авансовом отчёте. А вот в 1С:ЗУП 3.1, где считается зарплата , лимиты уже заложены: программа сама сравнит выплату с 700/2500 ₽ и выделит облагаемую часть.

Оформление командировки и расчёт дней

Перед выплатой командировку нужно оформить. Основной документ — приказ о направлении в командировку (форма Т-9 или свой бланк). В 1С:ЗУП 3.1 приказ формирует документ «Командировка» (раздел Зарплата или Кадры): в нём указывают сотрудника, даты и место поездки, а печатную форму приказа программа соберёт сама. В 1С:Бухгалтерии с зарплатным блоком командировку оформляют там же, где кадровые документы.

Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года не обязательны — достаточно приказа. Размер суточных берётся из положения о командировках: это внутренний документ организации, где закреплены ставки по России и за рубежом. Один раз утвердили — дальше бухгалтер считает по нему.

Суточные начисляются за каждый календарный день командировки, включая дни в пути, выходные, праздники и дни вынужденной остановки. День выезда — дата отправления транспорта, день возвращения — дата прибытия. Если поезд уходит до 24:00 — это ещё день отъезда, после — уже следующий.

Пример. Сотрудник уезжает 12-го вечером, возвращается 16-го днём. Это 5 дней. При ставке 1000 ₽/день суточные составят 5 × 1000 = 5000 ₽.

Отдельные случаи:

• Однодневная поездка по России — суточные по закону не положены (п. 11 Постановления № 749). Работодатель вправе возместить иные расходы, но это уже не суточные.
• Однодневная поездка за границу — суточные выплачиваются в размере 50 % от зарубежной нормы.
• Командировка со сменой стран — за дни на территории РФ считают по российской норме, за дни за рубежом — по зарубежной.

Выдача денег под отчёт и авансовый отчёт

Деньги на командировку выдаются авансом. В 1С:Бухгалтерии это делается до поездки, а расходы закрываются после — авансовым отчётом.

Шаг 1. Выдать аванс. Раздел Банк и касса:

1. Наличными — документ «Выдача наличных» (Кассовые документы) с видом операции «Выдача подотчётному лицу».
2. На карту — «Списание с расчётного счёта» с видом «Перечисление подотчётному лицу».

Обе операции формируют дебет счёта 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами».

Шаг 2. Принять авансовый отчёт. После возвращения сотрудник сдаёт отчёт о расходах. В 1С:Бухгалтерии документ «Авансовый отчёт» лежит в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты.

В документе:

1. На закладке «Авансы» подберите документ выдачи — программа подтянет выданную сумму.
2. На закладке «Прочее» добавьте строку с суточными: назначение, сумма, счёт затрат (20, 26 или 44) и аналитика (подразделение, статья расходов).
3. Проведите документ.

Из проведённого документа печатается авансовый отчёт по форме АО-1 — кнопка «Печать» в командной панели. На оборотной стороне формы суточные показываются отдельной строкой наряду с расходами на проезд и проживание.

Если аванс был больше фактических расходов, остаток сотрудник возвращает (Дт 50 Кт 71.01 при внесении в кассу), если меньше — организация доплачивает перерасход тем же документом выдачи. Проверить расчёты с подотчётным лицом удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71.01: нулевое сальдо означает, что аванс закрыт полностью.

Проводки по суточным и учёт в расходах

Суточные проходят по счёту 71.01 на выдаче и списываются на затраты при утверждении авансового отчёта. Счёт затрат зависит от того, в каком подразделении работает командированный.

Счёт затрат выбирают по месту работы сотрудника: производственный персонал — 20 или 25, административный — 26, менеджеры по продажам — 44. В налоговом учёте вся сумма суточных идёт в прочие расходы по ст. 264 НК РФ — без оглядки на лимит 700/2500 ₽.

На УСН «доходы минус расходы» суточные тоже уменьшают налоговую базу в полном размере по положению о командировках — командировочные расходы прямо названы в перечне ст. 346.16 НК РФ. Признаются они на дату утверждения авансового отчёта, то есть после фактической выплаты. В 1С:Бухгалтерии при УСН это отрабатывается автоматически, если в учётной политике включён нужный режим и расход оплачен.

Проводки по затратам 1С формирует автоматически при проведении авансового отчёта. А вот НДФЛ и взносы со сверхнормативной части программа учёта затрат сама не начислит — это делается в зарплатном блоке.

НДФЛ и взносы с суточных сверх нормы

Если суточные выше лимита, разница облагается НДФЛ и страховыми взносами. Налоги считаются не в авансовом отчёте, а в программе, где ведётся зарплата, — 1С:ЗУП 3.1 или зарплатный блок 1С:Бухгалтерии.

Разберём на числах. Командировка 5 дней по России, суточные 1000 ₽/день:

В 1С:ЗУП 3.1 для этого служит документ «Командировка» (раздел Зарплата). Укажите даты поездки и сумму суточных — программа сама сравнит её с нормой, выделит сверхнормативную часть и начислит на неё НДФЛ и взносы с кодом дохода 2015.

НДФЛ удерживается не сразу: доход по сверхнормативным суточным признаётся в последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Сам налог удержат из ближайшей выплаты зарплаты.

Как суточные сверх нормы попадают в 6-НДФЛ

В отчёт 6-НДФЛ попадает только облагаемая часть — суточные в пределах нормы в расчёте не показываются вообще.

Сверхнормативная сумма отражается:

1. В Разделе 2 расчёта — в составе доходов и исчисленного налога за период, когда признан доход (месяц утверждения авансового отчёта).
2. В Приложении (справка о доходах, бывшая 2-НДФЛ) — по коду дохода 2015 «Суточные сверх норм».

В 1С:ЗУП 3.1 отчёт формируется автоматически в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность, если документ «Командировка» проведён в нужном месяце. Проверить, попала ли сумма в расчёт, удобно отчётом «Анализ НДФЛ по месяцам» (раздел Налоги и взносы).

Поскольку доход признаётся последним днём месяца утверждения авансового отчёта, суточные за декабрьскую командировку с отчётом, утверждённым в декабре, попадут в годовой 6-НДФЛ, а не в отчёт следующего года. Если отчёт утвердили в январе — доход и налог уйдут в первый квартал нового года. Это частая причина расхождений, когда поездка была в одном периоде, а отчёт провели в другом.

Типичные ошибки при учёте суточных

Эти промахи встречаются чаще всего — и каждый ведёт либо к занижению налогов, либо к претензиям при проверке.

• ❌ Облагают НДФЛ всю сумму суточных. Налог начисляют на полную выплату, а не на часть сверх 700/2500 ₽. В пределах нормы суточные не облагаются. Если в ЗУП НДФЛ считается со всей суммы — значит, в документе «Командировка» не заполнены даты поездки и программе не от чего отсчитать норму.
• ❌ Требуют чеки на суточные. Суточные не подтверждаются документами о тратах — это принципиальное отличие от возмещения расходов на проезд и проживание. Основание для начисления — приказ о командировке и число дней, а не билеты и квитанции.
• ❌ Выплатили суточные за однодневную поездку по России и не обложили. За однодневную командировку по РФ суточные не положены. Если организация всё же их платит, вся сумма целиком облагается НДФЛ и страховыми взносами как доход сотрудника.
• ❌ Удержали НДФЛ датой авансового отчёта. Доход по сверхнормативным суточным признаётся последним днём месяца, в котором отчёт утверждён, а не датой самого документа. Из-за путаницы сумма попадает не в тот период 6-НДФЛ.
• ❌ Начислили только НДФЛ, забыв про взносы. Сверхнормативная часть облагается и НДФЛ, и страховыми взносами. Начисление одного налога без другого — частая недоплата, которую легко упустить, если суточные вводят вручную операцией, а не документом «Командировка».
• ❌ Списали суточные не на тот счёт затрат. Счёт выбирают по подразделению командированного. Суточные директора на счёте 44 вместо 26 искажают структуру расходов, хотя на налог на прибыль это не влияет.

Частые вопросы