Два пользователя в одной базе 1С: режим, права, блокировки и копии
Содержание
Работать вдвоём в 1С 8.3 можно в одной базе одновременно: для двух человек хватает файлового режима, базу кладут в общую сетевую папку, каждому заводят своего пользователя и на каждый одновременный сеанс нужна клиентская лицензия. Сервер 1С:Предприятия для двоих обычно не нужен.
Типичная ситуация: в фирму взяли второго бухгалтера. Один ведёт банк и кассу, другой — поступления и реализации. База стоит на компьютере главбуха, и уже в первую неделю всплывает сообщение «объект заблокирован», а копия базы в пятницу «не делается». Обе проблемы решаются настройкой, а не покупкой сервера: правильным режимом, отдельными пользователями и расписанием тяжёлых операций.
Какой режим выбрать для двоих: файловый или клиент-серверный
Режим определяет, где лежат данные и кто с ними работает. В файловом режиме база — это папка с файлом 1Cv8.1CD. Каждый компьютер открывает этот файл по сети сам. В клиент-серверном данные хранятся в СУБД (MS SQL, PostgreSQL), а с ними работает сервер 1С.
| Вариант | Когда подходит | Что нужно | Слабые места |
|---|---|---|---|
| Файловая база в общей папке | 2–5 пользователей в одном офисе | Компьютер или NAS, проводная сеть | Чувствительна к сети и антивирусу |
| Файловая база через веб-публикацию | Второй сотрудник работает из дома | Веб-сервер (IIS или Apache), белый адрес или VPN | Нужна настройка публикации |
| Удалённый рабочий стол (RDP) | Удалённые сотрудники, слабые ПК | Windows Server, лицензии на подключения | Стоимость ОС и лицензий Microsoft |
| Клиент-серверный режим | Десятки пользователей, крупные базы | Сервер 1С и СУБД | Дорого и сложно для двоих |
| Облако (аренда 1С) | Нет своего сервера и админа | Подписка на сервис | Ежемесячная оплата |
Для двух человек в одном офисе файловая база закрывает задачу. Клиент-серверный вариант оправдан, если база уже весит десятки гигабайт, идут тяжёлые обмены или пользователей скоро станет больше.
Как подключить файловую базу на втором компьютере
- На компьютере, где лежит база, откройте общий доступ к папке с базой. Обоим пользователям Windows дайте права на чтение и запись.
- На втором компьютере установите платформу 1С той же версии, что и на первом. Номер должен совпадать полностью, иначе база не откроется или будет предлагать обновиться.
- В окне запуска 1С нажмите
Добавить→Добавление в список существующей информационной базы. - Укажите сетевой путь вида
\\BUH-PC\Base1C\Buh. Буква подключённого диска (Z:\Buh) тоже работает, но при сбое подключения база пропадёт из списка. - Запустите базу и войдите под своим пользователем.
Компьютер с базой должен работать всё время, пока работает второй сотрудник. Если главбух выключит его в обед, у коллеги оборвётся сеанс, а несохранённый документ пропадёт.
Лицензии на двоих
Каждый одновременный сеанс 1С:Предприятия занимает клиентскую лицензию. В поставку ПРОФ-версии входит лицензия на одно рабочее место, поэтому для второго пользователя докупают клиентскую лицензию на одно место. Ориентировочно она стоит 6–8 тыс. рублей; точную цену называет партнёр 1С.
Если лицензии на второй сеанс нет, второй компьютер при запуске получит сообщение Не обнаружен ключ защиты программы или полученная программная лицензия!. Конфигуратор лицензию не занимает, поэтому программист может открыть его, пока бухгалтеры работают.
Права доступа: отдельный пользователь для каждого
Самая частая ошибка — работать вдвоём под одним пользователем «Бухгалтер». Платформа это позволяет, но тогда в журнале регистрации не видно, кто удалил платёжку, а у обоих одни и те же настройки форм и отчётов.
В Бухгалтерии 3.0 пользователей заводят так:
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. - Нажмите
Создать, укажите полное имя и имя для входа. - Задайте пароль или включите вход по аутентификации Windows — тогда 1С не спрашивает пароль, если человек вошёл в свою учётную запись Windows.
- Нажмите
Права доступаи включите нужные группы доступа.
Группы доступа собраны из готовых профилей: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор» и другие. Для двух человек обычно хватает такой схемы:
- 👩💼 главный бухгалтер — профили «Главный бухгалтер» и «Администратор»;
- 👨💼 второй бухгалтер — профиль «Бухгалтер»;
- 🛠 программист или приходящий админ — отдельный пользователь с полными правами, под которым никто больше не работает .
Если фирм в базе несколько и второй бухгалтер должен видеть только одну, в Настройках пользователей и прав включите ограничение доступа на уровне записей. После этого в группе доступа можно указать, какие организации доступны её участникам.
Ограничение на уровне записей замедляет файловую базу, особенно отчёты. Включайте его, только если разделение по организациям действительно нужно.
Запрет на правку закрытых периодов
Когда работают двое, кто-нибудь рано или поздно исправит документ в квартале, по которому уже сдана отчётность. Защититься помогает дата запрета изменения: Администрирование → Проведение документов, флажок «Дата запрета изменения». Можно задать общую дату для всех и отдельную для конкретного пользователя. Главбух ставит её после сдачи отчётности, а второй бухгалтер уже не сможет провести документ
задним числом.
Блокировки: почему двое мешают друг другу
1С не даёт двум людям одновременно менять один и тот же объект. Как только первый пользователь начал править документ или карточку контрагента, объект блокируется. Второй может открыть его и посмотреть, но при попытке что-то изменить получит сообщение об ошибке блокировки объекта. Это защита, а не сбой: иначе последний записавший затёр бы правки первого.
Вторая сторона — блокировки при проведении. В файловом режиме платформа блокирует данные крупно, на уровне таблиц. Пока один проводит пачку документов, второй при проведении своего документа ждёт. Обычно это секунды. Но если первый запустил закрытие месяца или групповое перепроведение за год, второй может ждать минуты, а то и получить ошибку.
Что помогает:
- 📌 закрывайте форму документа, когда закончили с ним, — не держите открытым «на потом» с несохранёнными правками;
- 📌 тяжёлые операции (закрытие месяца, перепроведение, загрузку больших выписок и обменов) запускайте, когда коллега не проводит документы, или договаривайтесь заранее;
- 📌 справочники — контрагентов, номенклатуру — правит один человек, второй присылает ему заявку;
- 📌 обновление конфигурации делайте вне рабочего времени: для него нужен монопольный доступ, и всех пользователей придётся вывести из базы.
Как распределить участки: кто что ведёт
Технически двоим ничто не мешает вводить одни и те же документы. На практике без договорённости появляются задвоенные поступления и перепутанные взаиморасчёты. Распределение лучше закрепить письменно, хотя бы в общем чате.
| Участок | Первый бухгалтер | Второй бухгалтер |
|---|---|---|
| Банк и касса | ✅ | — |
| Поступления, акты от поставщиков | — | ✅ |
| Реализации, счета покупателям | — | ✅ |
| Зарплата и кадры | ✅ | — |
| Закрытие месяца, отчётность | ✅ | — |
| Справочники контрагентов и номенклатуры | ✅ | заявки |
Пара приёмов, которые упрощают жизнь:
- В документах Бухгалтерии есть поле «Ответственный». Оно заполняется пользователем, который создал документ. По нему удобно отбирать в журнале документов: свои и чужие.
- Кто, что и когда менял, видно в журнале регистрации:
Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отбор по пользователю и событию «Данные. Удаление» быстро находит, кто удалил документ. - Дату закрытия месяца объявляйте заранее: «в понедельник с 10 до 12 закрываю месяц, документы прошлого месяца не проводим».
Как ускорить файловую базу, когда в ней двое
Один пользователь в файловой базе не замечает тормозов. Двое по сети — уже замечают: файл базы читается через сетевой протокол, и каждая задержка сети превращается в задержку 1С.
Что проверить по порядку:
- Сеть. Оба компьютера — по кабелю, гигабитная сеть. Работа по Wi-Fi медленнее в разы и рвёт сеансы, а обрыв во время записи может повредить базу.
- Диск. Базу держите на SSD того компьютера, который лучше всех и реже всех перезагружается.
- Антивирус. Добавьте папку с базой в исключения антивируса на компьютере с базой. Антивирус, который проверяет файл
1Cv8.1CDпри каждом обращении, тормозит работу сильнее всего остального. - Версия платформы. Держите одинаковую актуальную версию платформы на обоих компьютерах.
- Размер базы. Если файл разросся до 10–20 ГБ, а отчёты строятся минутами, пора думать о свёртке базы или переходе на клиент-серверный режим.
- Настройки ограничений. Ограничение доступа на уровне записей и лишние фоновые обмены тоже отнимают скорость.
Если 1С начала вести себя странно только на одном компьютере (формы открываются криво, пропали команды), почистите локальный кэш: запустите 1С с параметром /ClearCache или удалите базу из списка и добавьте снова.
"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" /ClearCache
Резервные копии, когда в базе работают двое
Копию файловой базы
нельзя делать простым копированием 1Cv8.1CD, пока в базе кто-то работает: получится копия, которая может не открыться. Порядок такой.
Встроенное резервное копирование
В Бухгалтерии 3.0 для файловой базы есть Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление. Там настраивают автоматические копии по расписанию, папку для их хранения и срок хранения. Программа сама попросит других пользователей выйти и завершит их сеансы.
При запуске копирования сеанс второго пользователя будет завершён. Ставьте расписание на время, когда никто не работает: вечер или обед. Иначе коллега потеряет несохранённый документ.
Выгрузка в файл .dt
Программист делает копию через конфигуратор: Администрирование → Выгрузить информационную базу. Файл .dt подходит для переноса базы на другой компьютер и для восстановления. Выгружать удобнее, когда пользователи вышли из базы. А вот загрузка .dt полностью заменяет данные и требует монопольного доступа.
Где хранить копии
- 💾 не на том же диске, где база: при выходе диска из строя пропадёт и то, и другое;
- 💾 хотя бы одна копия — вне офиса (облачное хранилище или внешний диск, который уносят домой);
- 💾 раз в месяц проверяйте, что копия разворачивается: загрузите её в отдельную тестовую базу.
Типичные сбои при совместной работе и как их убрать
Большая часть проблем «вдвоём» связана не с 1С, а с сетью, правами Windows и лицензиями.
Если после внезапного отключения компьютера база не открывается, программист запускает в конфигураторе Администрирование → Тестирование и исправление. Этот режим требует монопольного доступа: перед запуском оба пользователя выходят из 1С, и копию базы
нужно сделать до исправления.