Печать личной карточки Т-2 в 1С ЗУП 3.1: порядок действий

Личная карточка Т-2 печатается прямо из карточки сотрудника: откройте Кадры → Сотрудники, выберите человека и нажмите кнопку Печать в верхней командной панели — в выпавшем списке будет пункт «Личная карточка (Т-2)». Форма соберётся из данных сотрудника и связанного с ним физического лица.

Главная причина, по которой карточка печатается с пустыми разделами, — не внесённые заранее сведения: образование, состав семьи, воинский учёт. Эти данные хранятся в карточке физлица, а не в приёме на работу. Ниже — что заполнить до печати, как сформировать форму и что делать, если разделы остаются пустыми.

Какие данные должны быть внесены до печати

Карточка Т-2 тянет сведения сразу из нескольких мест программы. Если какой-то блок пуст — соответствующий раздел на печати будет пустым, программа не предупредит об этом.

Проверьте перед печатью:

• 👤 Личные данные физлица — ФИО, дата и место рождения, гражданство, паспорт, ИНН, СНИЛС. Открываются из карточки сотрудника по ссылке с именем человека либо через Кадры → Физические лица.
• 🎓 Образование — учебное заведение, специальность, документ об образовании. В карточке физлица есть отдельная группа полей для этого.
• 👨‍👩‍👧 Состав семьи — заполняется в личных данных физлица; попадает в раздел общих сведений карточки.
• 🪖 Воинский учёт — категория запаса, воинское звание, ВУС, категория годности. Это раздел II карточки Т-2, и без заполнения он останется пустым.
• 📄 Приём на работу — документ Приём на работу задаёт должность, подразделение, дату и номер приказа для раздела III.
• 🔁 Кадровые переводы — если сотрудника переводили, нужны проведённые документы Кадровый перевод, иначе в разделе «Приём на работу и переводы» будет только первая строка.

Откуда берётся каждый раздел карточки

Форма Т-2 состоит из нескольких разделов, и каждый тянет данные из своего места программы. Понимая это соответствие, вы сразу знаете, где исправить пустое поле:

• Общие сведения (раздел I) — ФИО, дата и место рождения, гражданство, образование, состав семьи, паспорт, адрес. Источник — карточка физического лица.
• Сведения о воинском учёте (раздел II) — из блока воинского учёта в физлице.
• Приём на работу и переводы по работе (раздел III) — из проведённых документов Приём на работу и Кадровый перевод: должность, подразделение, оклад или вид оплаты, дата и номер приказа.
• Отпуск (раздел VIII) — из проведённых документов отпусков сотрудника.

Разделы об аттестации, повышении квалификации, наградах и льготах в типовой конфигурации отдельными кадровыми документами, как правило, не ведутся, поэтому на печати остаются пустыми — это нормально, их заполняют от руки или оставляют незаполненными.

Пошаговый порядок формирования карточки

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Найдите сотрудника в списке. Для поиска начните вводить фамилию прямо в строке — список отфильтруется.
3. Двойным щелчком откройте карточку сотрудника.
4. В верхней командной панели нажмите кнопку Печать.
5. В выпавшем списке выберите «Личная карточка (Т-2)». В части релизов пункт называется «Личная карточка Т-2 (кадровая)» — ориентируйтесь по словам «карточка» и «Т-2».
6. Программа сформирует табличный документ — это и есть готовая форма Т-2 на экране.
7. Проверьте заполнение разделов. Если всё на месте — печатайте: меню Файл → Печать или сочетание Ctrl+P.

Из того же окна предпросмотра карточку можно сохранить в файл: Файл → Сохранить как с выбором формата (.xlsx, .pdf, .mxl). Это удобно, когда нужно отправить карточку по электронной почте или приложить к личному делу в электронном виде.

Карточка Т-2 — двусторонний документ: разделы I–III печатаются на первом листе, остальные переносятся дальше. Если принтер поддерживает двустороннюю печать, включите её в настройках печати, чтобы карточка легла на один лист с двух сторон, как и предусмотрено бланком. Перед отправкой на принтер пролистайте предпросмотр до конца: иногда последние разделы уходят на отдельную страницу из-за масштаба.

Печать сразу на нескольких сотрудников

Если карточки нужны пачкой, не открывайте каждого человека по отдельности. В списке Кадры → Сотрудники выделите нужные строки мышью с зажатым Ctrl (или Shift для диапазона), затем нажмите Печать и выберите ту же форму. Программа соберёт карточки на всех выделенных сотрудников в один документ — останется отправить его на принтер.

Где найти данные для пустых разделов

Чаще всего вопросы вызывают два раздела — образование (раздел I) и воинский учёт (раздел II). Оба заполняются в карточке физического лица, а не сотрудника.

Чтобы попасть в физлицо: из карточки сотрудника щёлкните по ссылке с ФИО рядом с полем «Физическое лицо» либо откройте Кадры → Физические лица и найдите человека по фамилии.

В карточке физлица заполните:

• группу личных данных — паспорт, адрес, гражданство;
• сведения об образовании — заведение, специальность, квалификацию, реквизиты диплома;
• состав семьи — степень родства, ФИО, год рождения;
• воинский учёт — через соответствующую ссылку в карточке физлица открывается форма с полями: отношение к воинской обязанности, категория запаса, воинское звание, ВУС, категория годности, название военкомата.

После сохранения физлица вернитесь к сотруднику и сформируйте Т-2 заново — разделы заполнятся.

Подробнее о воинском учёте. Раздел II карточки — самый частый источник замечаний при проверках, поэтому его стоит заполнить полностью. В форме воинского учёта физлица указывают:

• отношение к воинской обязанности (военнообязанный, невоеннообязанный, призывник);
• категорию запаса (для рядового и сержантского состава);
• воинское звание;
• состав (профиль) и полный код ВУС — военно-учётной специальности;
• категорию годности к военной службе (А, Б, В, Г, Д);
• наименование военного комиссариата по месту жительства;
• отметку о снятии с воинского учёта (при наличии).

Для женщин, не являющихся военнообязанными, раздел заполнять не нужно — достаточно отметить соответствующий статус. Если данные о воинском учёте в организации не ведутся, раздел на печати останется пустым, и это не ошибка программы.

Настройка печатной формы и работа с макетом

Стандартная карточка Т-2 выводится по типовому макету из конфигурации. Менять его вручную в каждой форме не нужно — для разовой правки хватает возможностей табличного документа, а для постоянных изменений есть отдельный механизм.

Разовая корректировка перед печатью. Открытый предпросмотр — это обычный табличный документ. В нём можно поправить ширину столбцов, масштаб и параметры страницы: Файл → Параметры страницы (ориентация, поля, печать в определённое число страниц по ширине). Это не меняет сам шаблон и действует только для текущей печати.

Постоянное изменение шаблона. Если нужно, чтобы карточка всегда печаталась по доработанному макету, в типовых конфигурациях на основе Библиотеки стандартных подсистем это делают через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Там находят нужный макет, открывают встроенным редактором и правят. Изменённый макет сохраняется в базе и применяется ко всем будущим печатям.

Если карточка не помещается на страницу или «разъезжается» при печати, причина почти всегда в параметрах страницы, а не в макете: уменьшите масштаб или задайте печать «вписать в 1 страницу по ширине» в параметрах страницы.

Что делать, если карточка печатается с ошибками

Отдельно про отпуска: раздел VIII «Отпуск» заполняется по проведённым документам отпусков. Если в карточке их нет, проверьте, что отпуска оформлены документами в разделе Кадры (или Зарплата, в зависимости от вида) и проведены.

Если после всех проверок раздел всё равно пуст, а данные в физлице видны, помогает закрыть и заново открыть карточку сотрудника — это сбрасывает кэш открытой формы. Перезапускать программу целиком для этого не нужно.

Юридический статус формы Т-2: обязательна ли она

Унифицированная форма № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», унифицированные формы первичных кадровых документов перестали быть обязательными для коммерческих организаций. Компания вправе использовать как форму Т-2, так и собственную форму личной карточки, утверждённую внутренним приказом.

На практике большинство работодателей продолжают вести карточку именно по бланку Т-2: он привычен, покрывает все нужные сведения и удобен для проверок. Поэтому типовая печатная форма в 1С по-прежнему востребована.

С переходом на электронные трудовые книжки (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ) изменилась роль карточки в части ознакомления работника с записями о трудовой деятельности: раньше в Т-2 сотрудник расписывался за записи трудовой книжки. Сведения о трудовой деятельности теперь во многом ведутся в электронном виде, но сама личная карточка как внутренний кадровый документ не отменена — организация решает, в каком виде её вести.

Вывод простой: форма Т-2 не обязательна, но и не отменена. Печатать её из 1С можно и нужно, если так закреплено в учётной политике или кадровом регламенте организации.

Распечатанную карточку кадровик обычно дополняет сведениями, которых нет в базе (отметки от руки, подписи), и хранит в личном деле сотрудника. Личная карточка относится к документам по личному составу, поэтому срок её хранения длительный — ориентируйтесь на действующие сроки для документов по кадрам при формировании номенклатуры дел. Электронная копия в формате .pdf, сохранённая из 1С, личное дело не заменяет, но удобна как рабочий экземпляр и для пересылки.

Частые вопросы о печати Т-2 в 1С ЗУП