Печать ТОРГ-12, УПД и расходной накладной в 1С 8.3: из документа, пакетом, по своему шаблону

Чтобы распечатать накладную в 1С, откройте документ отгрузки (в Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)), нажмите кнопку Печать в командной панели и выберите форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», УПД или расходную накладную . Откроется предварительный просмотр, где задают число копий и отправляют лист на принтер.

Сама накладная в 1С не существует отдельным документом. Это печатная форма документа, который отражает отгрузку или перемещение. Поэтому всё, что попадает на лист — реквизиты, цены, подписи, — берётся из документа и справочников. Неверно на бумаге — правьте источник, а не распечатку.

Что подготовить до первой печати

Пустые строки в накладной почти всегда появляются из-за незаполненных справочников. Пять минут на проверку избавят от перепечатки всей пачки.

• 🏢 Карточка организации — полное наименование, ИНН, КПП, адрес, банковский счёт. Открывается через Главное → Организации.
• ✍️ Ответственные лица — руководитель, главный бухгалтер, кладовщик. Их ФИО и должности подставляются в строки подписей. В Бухгалтерии ссылка на ответственных лиц находится в карточке организации.
• 🤝 Карточка контрагента — полное наименование, ИНН/КПП, юридический адрес. Если в карточке пусто, пусто будет и в графе «Плательщик».
• 📦 Номенклатура — единица измерения с кодом ОКЕИ и ставка НДС. Без единицы графа «Код по ОКЕИ» в ТОРГ-12 останется пустой.
• 🖨️ Принтер по умолчанию в Windows. 1С печатает на него, если в диалоге не выбран другой.

Печать накладной из документа: базовый порядок

Порядок одинаков для любой типовой конфигурации на интерфейсе «Такси».

1. Откройте журнал документов отгрузки и найдите нужную реализацию.
2. Проверьте, что документ записан и проведён. Непроведённый документ распечатать можно, но 1С сначала предложит его записать.
3. Нажмите Печать в командной панели документа.
4. Выберите форму из списка. Состав списка зависит от конфигурации и вида операции в документе.
5. В окне просмотра проверьте реквизиты и суммы. Поставьте число в поле Копий — например, 2: один экземпляр покупателю, второй себе.
6. Нажмите Печать. Откроется стандартный диалог Windows с выбором принтера.

В окне просмотра есть ещё две полезные команды: сохранение в файл (PDF, Excel, Word) и отправка по почте. Это быстрее, чем печатать, сканировать и пересылать.

Как поправить лист перед печатью

Табличный документ в окне просмотра можно редактировать вручную: исправить опечатку в основании, дописать номер доверенности. Изменение действует только на эту распечатку и в базе не сохраняется.

Ручная правка распечатки не меняет учёт. Если на бумаге одна сумма, а в базе другая, расхождение всплывёт в акте сверки и в книге продаж. Ошибку в количестве или цене исправляйте в самом документе и перепроводите его.

Размер страницы и ориентация

ТОРГ-12 и УПД рассчитаны на альбомный лист А4. Если форма режется на две страницы, откройте главное меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу) → Файл → Параметры страницы. Там задают ориентацию, поля и масштаб, включая подгонку по ширине страницы.

Где печатается накладная в Бухгалтерии, УТ 11 и ERP

Механика печати общая для платформы, а различаются пути к документам и набор форм.

Две особенности, о которых часто спрашивают.

• 📄 УПД вместо пары «ТОРГ-12 + счёт-фактура». УПД выбирают в том же меню Печать документа реализации. УПД со статусом «1» заменяет и накладную, и счёт-фактуру; со статусом «2» — только накладную. Статус «1» ставится, когда к реализации выставлен счёт-фактура.
• 🚚 Транспортная накладная . Её печатают из той же реализации. Перевозчика, водителя и автомобиль заполняют в документе — для этого в нём есть отдельный блок или ссылка про доставку. Без этих данных форма выйдет с пустыми разделами.

В УТ 11 и ERP накладную можно напечатать и из складского ордера, если на складе включён ордерный учёт. Но юридически значимой остаётся форма из реализации: именно в ней цены и суммы.

Свой шаблон накладной: изменить макет или подключить внешнюю форму

Типовые формы годятся в 90% случаев. Когда нужно добавить графу, сменить шрифт или вписать реквизиты склада, есть три пути — от безопасного к сложному.

Способ 1. Изменить типовой макет

Путь: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.

1. Найдите в списке макет накладной — удобно отфильтровать по слову «ТОРГ» или «накладная».
2. Откройте его на редактирование. Макет — это табличный документ с областями и параметрами.
3. Меняйте оформление: ширину колонок, шрифт, текст заголовков, статичные надписи.
4. Сохраните. Список покажет, что макет изменён.

Параметры в угловых скобках (вроде номера и даты) удалять нельзя — на их место программа подставляет данные. Добавить новое поле с данными через этот способ не выйдет: для этого нужен программный код.

Вернуть всё как было можно командой использования стандартного макета в том же списке.

Способ 2. Внешняя печатная форма

Внешняя форма — файл .epf, который программист пишет отдельно. Его подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После регистрации форма появляется в меню Печать нужного документа.

Плюс: конфигурация остаётся типовой и обновляется без проблем. Минус: форма может перестать работать после крупного обновления, и её придётся дорабатывать.

Способ 3. Расширение конфигурации

Для сложных доработок — новой формы с вычисляемыми полями, отдельной логики подписей — программист делает расширение (.cfe). Оно встраивается в конфигурацию, не снимая её с поддержки. Этот путь выбирают, когда внешней обработки не хватает.

Пакетная печать: десятки накладных за один раз

Когда за день прошло 40 отгрузок, открывать каждую по очереди незачем.

1. Откройте список документов реализации.
2. Отберите нужные: через отбор по дате, контрагенту или складу.
3. Выделите документы. Ctrl + щелчок — по одному, Shift + щелчок — диапазон, Ctrl+A — все строки списка.
4. Нажмите Печать в командной панели списка и выберите форму.

1С соберёт все накладные в одно окно просмотра. Каждая начинается с новой страницы, поэтому стопку можно сразу раздавать по водителям.

Комплект документов

В меню печати есть пункт для комплекта: за один проход выходят, например, ТОРГ-12 в двух экземплярах, счёт-фактура и транспортная накладная. Состав комплекта и число копий каждой формы настраиваются один раз, дальше выбирается одна команда.

Комплект работает и при выделении нескольких документов в списке. 15 реализаций × 3 формы — это одна команда вместо 45.

Что должно быть в накладной по закону

С 2013 года унифицированные формы вроде ТОРГ-12 не обязательны. Компания вправе использовать свою форму, если она утверждена учётной политикой и содержит обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Обязательные реквизиты первичного документа:

1. Наименование документа.
2. Дата составления.
3. Наименование организации, которая составила документ.
4. Содержание факта хозяйственной жизни — что отгружено.
5. Количество и сумма с единицами измерения.
6. Должности ответственных лиц.
7. Подписи с расшифровкой (ФИО или иные реквизиты для идентификации).

Типовые формы в 1С эти реквизиты уже содержат. Риск появляется при самодельном макете: убрали строку с должностью — документ перестал соответствовать закону.

Отдельные требования есть у двух форм:

• 🧾 УПД со статусом «1» работает как счёт-фактура. Его реквизиты должны соответствовать статье 169 НК РФ и форме счёта-фактуры из постановления Правительства № 1137 в действующей редакции. Типовые формы 1С обновляются вслед за изменениями формы — держите конфигурацию актуальной.
• 🚛 Транспортная накладная при перевозке автотранспортом оформляется по форме из постановления Правительства № 2200. Её нельзя заменить ТОРГ-12 или УПД.

Если вы обмениваетесь документами через ЭДО, бумажная печать для контрагента не нужна. Электронный УПД, подписанный КЭП, имеет ту же силу. Распечатка тогда — только для склада или водителя.

Почему накладная печатается неправильно

Большинство проблем решается без программиста. Выберите симптом:

Как ускорить ежедневную печать

Несколько приёмов, которые экономят время на складе и в бухгалтерии:

• 📂 Сохранённый отбор в списке. Настройте отбор «сегодня + мой склад» и сохраните его. Утром останется выделить всё и нажать печать.
• 📑 Комплект по умолчанию. Один раз задайте состав и число копий — и забудьте о ручном выборе форм.
• 📧 Отправка из окна просмотра. Накладная уходит покупателю в PDF прямо из 1С, без сканера.
• 🔗 ЭДО вместо бумаги с постоянными покупателями. Экономит бумагу, курьера и время на сбор подписанных экземпляров.
• 🖨️ Отдельный принтер для склада. Если бухгалтерия и склад печатают с одного рабочего места, выбирайте принтер в диалоге печати, а не меняйте умолчание Windows каждый раз.

Частые вопросы