Печать акта ОС-1 при приёме и передаче основных средств в 1С

Форма ОС-1 — это акт о приёме-передаче объекта основных средств. В 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) её не заполняют вручную: акт формируется как печатная форма документа, которым вы либо принимаете объект к учёту, либо передаёте его другой организации. Кнопка Печать находится в самом документе, а поля акта подтягиваются из карточки основного средства.

Если при печати половина граф пустая или акт не влезает на лист — дело не в самой форме, а в незаполненных реквизитах объекта и настройках страницы. Ниже разберём, из каких документов печатается ОС-1, что нужно внести заранее и как довести акт до вида, готового на подпись комиссии.

Из каких документов формируется акт ОС-1

Отдельного документа «ОС-1» в 1С нет. Акт — это печатная форма, встроенная в два документа раздела ОС и НМА.

• Принятие объекта к учёту. Документ ОС и НМА → Поступление основных средств → Принятие к учёту ОС. Используется, когда объект вводится в эксплуатацию. Печатная форма ОС-1 доступна, если вы оформляете приём объекта, бывшего в употреблении у другой организации.
• Передача объекта. Документ ОС и НМА → Выбытие основных средств → Передача ОС. Применяется при продаже или безвозмездной передаче. Здесь ОС-1 печатает передающая сторона.

Выбор формы зависит от вида объекта. Унифицированный бланк из постановления Госкомстата № 7 существует в трёх вариантах:

1С подставляет нужный вариант автоматически по данным объекта: если в карточке ОС стоит признак недвижимости, печатается ОС-1а. Поэтому вид бланка задаётся не в момент печати, а при заполнении справочника.

Что внести в карточку объекта до печати

ОС-1 — двусторонний документ с подробной характеристикой объекта. Если карточка заполнена наполовину, акт выйдет с пустыми графами. Карточку открывают через Справочники → ОС и НМА → Основные средства.

Проверьте, что заполнено, прежде чем печатать:

Раздел 3 акта — краткая характеристика объекта — целиком строится на этих реквизитах. Без заводского номера, изготовителя и даты выпуска акт выйдет с прочерками в характеристике, и его придётся дозаполнять от руки.

Подписи руководителя и главного бухгалтера подтягиваются из сведений об организации (Главное → Организации). Члены приёмочной комиссии в унифицированный бланк автоматически не попадают — их вписывают после печати либо добавляют через правку макета (об этом ниже).

Три раздела акта: кто и что заполняет

Непонимание структуры ОС-1 — частая причина правок после печати. Бланк состоит из трёх разделов, и 1С заполняет их данными из разных источников.

• Раздел 1 — данные передающей стороны. Сведения об объекте на момент передачи: фактический срок эксплуатации у прежнего владельца, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость. Этот раздел осмыслен только при передаче объекта, бывшего в употреблении. Если организация вводит новый объект, раздел 1 остаётся пустым — это нормально, а не ошибка печати.
• Раздел 2 — данные принимающей стороны. Первоначальная стоимость на дату принятия к учёту, срок полезного использования, способ начисления амортизации и норма. Эти значения 1С берёт из документа Принятие к учёту ОС.
• Раздел 3 — краткая характеристика объекта. Изготовитель, заводской и паспортный номер, содержание драгоценных материалов, приспособления и принадлежности. Весь раздел строится на реквизитах карточки Основные средства.

Понимание, какой раздел откуда берётся, экономит время при разборе пустых граф: если прочерки в разделе 3 — правьте карточку объекта, если в разделе 2 — проверяйте документ принятия к учёту.

Оборотная сторона бланка содержит графу о заключении комиссии и подписи. Комиссию в типовую форму 1С не подставляет, поэтому строку с её составом заполняют вручную либо настраивают через правку макета.

Печать акта: порядок действий

Когда карточка заполнена, а документ проведён, печать занимает минуту.

1. Откройте документ Принятие к учёту ОС или Передача ОС — тот, которым оформлена операция с объектом.
2. Убедитесь, что документ проведён. Из непроведённого документа форма тоже откроется, но часть данных (например, стоимость) может не подставиться.
3. Нажмите кнопку Печать в верхней командной панели документа.
4. В выпадающем списке выберите пункт с актом о приёме-передаче ОС (ОС-1). Если объектов в документе несколько, 1С сформирует отдельный лист на каждый.
5. Проверьте открывшуюся печатную форму — это табличный документ, его ещё можно отредактировать перед выводом на принтер.

Если нужен сразу комплект на несколько объектов, удобнее провести один документ Принятие к учёту ОС со списком объектов во вкладке, чем печатать по одному.

Настройка принтера и параметров страницы

Акт ОС-1 — широкая форма, и на книжной ориентации по умолчанию она часто обрезается справа. Настройки задаются уже в открытой печатной форме, до отправки на принтер.

• Ориентация и масштаб. Меню Файл → Параметры страницы табличного документа. Для ОС-1 обычно ставят альбомную ориентацию либо включают масштабирование по ширине страницы, чтобы форма поместилась на лист целиком.
• Поля. Там же задаются поля — если форма чуть вылезает за край, уменьшите боковые поля на 5–10 мм вместо уменьшения масштаба.
• Выбор принтера. Значок принтера на панели формы или сочетание Ctrl+P. В диалоге выбирается устройство, число копий и диапазон страниц.

Отдельного «драйвера для 1С» не существует: программа печатает через системный принтер Windows. Если принтер не виден в списке 1С, но работает в других программах, проблема почти всегда на стороне ОС или сервера терминалов, а не 1С. При работе через удалённый рабочий стол (RDP) печать идёт на проброшенный принтер клиента — если его нет в списке, проверьте перенаправление устройств в настройках подключения, а не саму 1С.

Акт приёма-передачи подписывают обе стороны, поэтому на бумаге его обычно печатают в двух экземплярах — по одному каждому участнику сделки. Число копий задаётся в диалоге печати (Ctrl+P), повторно формировать форму для второго экземпляра не нужно.

Правка макета и внешние печатные формы

Если стандартный бланк вас не устраивает — нужно добавить реквизит , логотип или строку с членами комиссии — форму меняют двумя способами.

Правка макета через расширение конфигурации . Это штатный путь, который не трогает типовую конфигурацию и переживает обновления. Расширения доступны на платформе версии не ниже 8.3.6. Макет печатной формы копируют в расширение и редактируют там; при обновлении типовой конфигурации правка сохраняется. Для этого нужен доступ к Конфигуратору или режиму разработки, поэтому задачу обычно отдают специалисту по сопровождению.

Внешняя печатная форма. Готовый файл обработки (.epf) подключают без изменения конфигурации:

1. Включите флаг в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки.
2. В открывшемся списке добавьте файл внешней обработки с макетом ОС-1.
3. После подключения новая форма появится в меню Печать соответствующего документа.

Этот вариант подходит, когда готовый файл дал разработчик или партнёр 1С, а менять конфигурацию самостоятельно вы не планируете.

Почему ОС-1 печатается пусто или с ошибками

Большинство проблем с актом сводится к данным объекта и настройкам страницы. Найдите свой симптом.

Юридический статус формы и сроки хранения

С 1 января 2013 года унифицированные формы первички перестали быть обязательными (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ). Организация вправе разработать свой бланк акта приёма-передачи, если в нём есть все обязательные реквизиты первичного документа. На практике форму ОС-1 из постановления Госкомстата № 7 продолжают использовать: она удобна и привычна контрагентам, а в 1С встроена «из коробки».

Акт ОС-1 — основание для принятия объекта к учёту у получателя и для списания с баланса у передающей стороны. Он фиксирует состояние объекта, его характеристики и момент перехода. С 2022 года учёт основных средств ведётся по ФСБУ 6/2020, но на оформление самого акта приёма-передачи это не повлияло — стандарт регулирует оценку и амортизацию, а не форму первички.

Хранят акт вместе с остальными документами по объекту. По статье 29 закона № 402-ФЗ минимальный срок хранения первичных документов — не менее пяти лет после отчётного года. Для основных средств документы, подтверждающие первоначальную стоимость и срок службы, разумно держать в течение всего срока эксплуатации объекта и ещё пять лет после его выбытия — иначе при проверке будет нечем подтвердить расходы и амортизацию.

Частые вопросы