Печать складских остатков в 1С: отчёты, настройка, выгрузка

Быстрый ответ зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 остатки печатают из оборотно-сальдовой ведомости по счёту (41 — товары, 10 — материалы, 43 — готовая продукция) с группировкой по складу и номенклатуре. В 1С:Управление торговлей 11 для этого есть отдельный отчёт в разделе Склад и доставка. В обоих случаях отчёт сначала формируют на экране, а затем отправляют на печать кнопкой с изображением принтера или сочетанием Ctrl+P.

Ниже — как найти нужный отчёт в каждой конфигурации, как настроить его перед печатью, как выгрузить остатки в Excel и почему цифры в отчёте иногда расходятся с тем, что лежит на полке.

Где в 1С искать отчёт по складским остаткам

Единой кнопки «Распечатать остатки » в 1С нет — остатки получают из отчётов, а печать идёт уже из сформированного отчёта. Куда смотреть:

• 🧾 1С:Бухгалтерия 3.0 — раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Это универсальный способ: подходит для товаров, материалов, готовой продукции и тары.
• 📦 1С:Управление торговлей 11 — раздел Склад и доставка → Отчёты по складу. Там собраны Ведомость по товарам на складах, Остатки товаров и смежные отчёты.
• 🏭 1С:ERP и Комплексная автоматизация — та же логика, что и в УТ: отчёты по складу в разделе снабжения или склада.

Дальше разберём два самых частых случая — учётную базу бухгалтерии и торговую базу.

Печать остатков в 1С:Бухгалтерии 3.0 шаг за шагом

В бухгалтерской базе товары и материалы учитываются на счетах учёта, поэтому остатки удобнее всего снимать оборотно-сальдовой ведомостью.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. В поле счёта выберите нужный: 41.01 — товары на складах, 10 — материалы, 43 — готовая продукция.
3. Задайте период. Для текущих остатков поставьте дату окончания периода сегодняшним числом — важен остаток на конец, обороты за период можно игнорировать.
4. Нажмите Показать настройки и на вкладке группировки добавьте уровни Склад и Номенклатура. Так остатки лягут в разрезе складов, а внутри — по товарам.
5. При необходимости на вкладке отборов поставьте условие по конкретному складу.
6. Нажмите Сформировать.

Когда ведомость появилась на экране, отправьте её на печать:

• кнопка с иконкой принтера на верхней панели отчёта, либо
• Ctrl+P, либо
• главное меню → Файл → Печать.

Перед печатью проверьте, что в шапке стоит правильная дата: самая частая причина «неправильных» остатков — отчёт сформирован на старую дату.

Если нужны не суммы, а количество, в настройках ведомости включите показатель «Количество» (флажок в группе показателей) — тогда рядом с рублями появятся штуки.

Когда остатки нужны в разрезе одной номенклатурной позиции, вместо оборотки удобнее отчёт Отчёты → Анализ субконто: выбираете вид субконто «Номенклатура», и 1С показывает остаток и обороты по каждому товару с детализацией по счетам и складам. Печать — та же кнопка принтера.

Как распечатать остатки в 1С:Управление торговлей 11

В торговой конфигурации склад ведётся в натуральных показателях, поэтому отчёты сразу показывают количество, цену и сумму.

1. Перейдите в Склад и доставка → Отчёты по складу.
2. Выберите Ведомость по товарам на складах (сводная картина с остатком на начало, приходом, расходом и остатком на конец) или Остатки товаров (только текущий остаток).
3. Укажите период и, если нужно, склад в поле отбора над таблицей.
4. Нажмите Сформировать.
5. Печать — та же кнопка принтера или Ctrl+P.

Отчёт Остатки товаров удобен, когда нужен срез «что есть прямо сейчас»: он показывает доступное количество без лишних оборотов. Ведомость по товарам на складах берут, когда важно видеть движение за период — например, для инвентаризации или сверки.

Есть и третий отчёт — Остатки и доступность товаров. Он показывает не только то, что лежит на складе, но и сколько зарезервировано под заказы покупателей и сколько ожидается от поставщиков. Для менеджера по продажам это главный отчёт: он отвечает на вопрос «сколько можно продать прямо сейчас», а не «сколько физически на полке». Для кладовщика, наоборот, важнее чистый физический остаток — его печатают из Остатки товаров.

Чтобы остатки в УТ легли в разрезе складов и товаров, в настройках отчёта на вкладке структуры задайте порядок группировок: сначала Склад, внутри — Номенклатура. Если номенклатура ведётся с характеристиками (цвет, размер) или сериями, добавьте их отдельным уровнем — иначе позиции схлопнутся в одну строку и распечатанный остаток будет непонятен кладовщику.

Настройка отчёта перед печатью: период, группировка, вид

Отчёт по умолчанию печатается так, как сформирован на экране. Поэтому внешний вид настраивают до нажатия кнопки печати.

Что меняют чаще всего:

• Группировка. Через Показать настройки (в БП) или Настройки (в УТ) задают порядок уровней: сначала склад, потом номенклатура, или наоборот. Лишние уровни убирают, чтобы отчёт не растягивался.
• Отбор. Ограничивают отчёт одним складом, одной группой номенклатуры или организацией. Это сокращает число листов.
• Показатели. Включают или выключают количество, сумму, цену, характеристики и серии.
• Оформление. В настройках можно включить выделение итогов, цветом разбить группы — но для печати лучше оставить строгий вид, иначе цветная заливка съест тонер.

Чтобы отчёт поместился на лист при печати, задайте в параметрах страницы (Файл → Параметры страницы в главном меню):

Экспорт остатков в Excel и другие способы выгрузки

Печать на бумагу — не единственный вариант. Часто остатки нужны в электронном виде: для поставщика, для инвентаризационной комиссии, для загрузки в другую программу.

Любой сформированный отчёт в 1С сохраняется в файл через кнопку «Сохранить» (иконка дискеты) или главное меню → Файл → Сохранить как. Доступные форматы:

• 📊 Лист Excel (.xlsx) — для дальнейших расчётов и фильтров;
• 📄 PDF (.pdf) — чтобы отправить по почте в неизменяемом виде;
• 📁 Табличный документ (.mxl) — родной формат 1С, открывается в самой программе;
• HTML, Word, ODF — реже, но тоже доступны.

Для инвентаризации в УТ 11 удобнее не печатать ведомость, а создать документ Инвентаризация товаров и из него распечатать Инвентаризационную опись (ИНВ-3) — там остатки уже разложены по позициям с полем для фактического подсчёта.

Почему остатки в отчёте не сходятся с фактическими

Классическая ситуация: на складе лежит один товар, а 1С показывает другое число. В девяти случаях из десяти дело не в ошибке программы, а в настройках отчёта или в непроведённых документах.

Отдельно стоит помнить про ордерную схему в УТ и ERP: товар, принятый приходным ордером, но без оформленной накладной, висит отдельным показателем «к оформлению». Физически он на складе, а в финансовом остатке — ещё нет. Если фактический и учётный остатки расходятся именно на такие позиции, ищите неоформленные ордера, а не ошибку.

Ещё одна причина — резервы. В отчёте «Остатки и доступность» доступное количество меньше физического на величину зарезервированного под заказы. Для чистого складского остатка смотрите показатель «В наличии», а не «Доступно».

Отдельный случай — расхождение между бухгалтерской базой и торговой, когда учёт ведётся в двух программах. Остаток в 1С:Бухгалтерии формируется по проведённым проводкам на счёте 41, а в УТ — по складским документам. Если обмен между базами отстал или часть документов не выгрузилась, печатные остатки будут разными. Прежде чем искать ошибку, проверьте, что обмен данными прошёл и все документы перенесены.

Автоматическая рассылка и регулярная печать остатков

Если остатки нужно отправлять каждое утро или складывать в общую папку, не обязательно формировать отчёт руками. В типовых конфигурациях на платформе 8.3 есть механизм рассылки отчётов.

Путь: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов (в разных релизах название раздела Администрирование стабильно, пункт может называться близко по смыслу).

Что умеет рассылка:

1. Сохранять выбранный отчёт (например, ведомость по складу) в заданном формате — Excel, PDF.
2. Отправлять его по электронной почте списку получателей или складывать файл в сетевую папку.
3. Работать по расписанию: ежедневно к началу смены, по будням, раз в неделю.

Чтобы рассылка уходила сама, в базе должно быть настроено регламентное задание, а для файловой базы — запущен клиент в момент срабатывания расписания. На сервере рассылка работает без участия пользователя.

Более простой вариант без почты — сохранить настройку отчёта как вариант. Один раз задайте период, группировку и отборы, нажмите Сохранить настройки (или Варианты отчёта → Сохранить), и в следующий раз отчёт откроется уже готовым к печати — останется нажать Сформировать и Ctrl+P.

Сохранённый вариант можно сделать общим — тогда он появится у всех пользователей базы, а не только у вас. Для этого при сохранении снимите флажок «Только для автора» (в разных релизах формулировка близкая). Это удобно, когда одну и ту же печатную форму остатков используют несколько кладовщиков или бухгалтеров.

Частые вопросы