Печать расчётного листка только по одному сотруднику в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Чтобы в 1С распечатать расчётный листок только по одному сотруднику, идите не в документ начисления, а в отчёт: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. В шапке отчёта заполните поле Сотрудник, выберите месяц, нажмите Сформировать и затем Печать. Один человек — один лист, остальные в форму не попадут.

Массовая печать получается тогда, когда листки выводят из документа «Начисление зарплаты и взносов». Эта печатная форма всегда берёт весь список документа, и отобрать в ней одного человека нельзя — отсюда и «простыни» на сорок листов, из которых нужен один.

Ниже — точные пути в ЗУП 3.1, Бухгалтерии 3.0, ERP и КА, настройка отбора на нескольких сотрудников, сохранение в PDF, рассылка по email, права доступа и разбор ошибок, из-за которых листок выходит пустым или не по тому человеку.

Зачем вообще выдавать листок по одному человеку

Статья 136 ТК РФ обязывает работодателя извещать работника о составных частях зарплаты: что начислено, что удержано, какая сумма к выплате. Форму листка организация утверждает сама с учётом мнения представительного органа работников.

Отсюда практическое требование: листок одного работника нельзя печатать «пачкой» и отдавать как общий список. Суммы по коллегам — персональные данные (ст. 86–88 ТК РФ, 152-ФЗ). Передача листка с чужими данными — нарушение, даже если это получилось случайно, одним нажатием Печать.

Типичные ситуации, когда нужен ровно один листок:

• 💬 сотрудник пришёл с вопросом «почему мне меньше?»;
• 📄 увольнение — листок выдают в день расчёта;
• 🏦 запрос в банк или соцзащиту «на руки» вместе со справкой;
• ⚖️ подготовка к проверке ГИТ или к трудовому спору по конкретному человеку;
• ✉️ досылка листка тому, кому не ушла рассылка.

Что проверить до печати

Три минуты проверки избавляют от половины вопросов «почему листок пустой».

1. Зарплата за месяц рассчитана и проведена: Зарплата → Начисления зарплаты и взносов, документ не в статусе черновика.
2. Межрасчётные документы (отпуск, больничный, премия) тоже проведены — иначе их суммы в листок не попадут.
3. Период отчёта совпадает с месяцем начисления, а не с месяцем выплаты.
4. Сотрудник относится к той организации, которая выбрана в шапке отчёта.
5. Выплаты отражены документами Ведомость в банк / Ведомость в кассу — без них строка «Выплачено» будет пустой, а долг «переедет» на следующий месяц.

Как распечатать расчётный листок только по одному сотруднику в 1С ЗУП 3.1

Основной рабочий путь. Он же работает в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1».

Если поля «Сотрудник» в шапке не видно

В части релизов быстрые настройки свёрнуты. Тогда отбор задают явно:

1. Кнопка Настройки → переключатель вида на Расширенный.
2. Закладка Отборы.
3. Добавить отбор → поле Сотрудник.
4. Условие Равно, значение — ваш работник.
5. Сформировать.

Чтобы не настраивать каждый раз

После того как отбор и флажки выставлены, нажмите Ещё → Сохранить настройки, дайте имя вида «Листок по одному сотруднику». Дальше отчёт открывается уже готовым — меняете только фамилию и месяц.

Печать листка одного сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии логика та же, отличается только путь и набор настроек — зарплатный блок здесь упрощённый.

1. Раздел Зарплата и кадры → блок Зарплата → Отчёты по зарплате.
2. Выберите Расчётный листок.
3. Заполните Период, Организация и Сотрудник.
4. Сформировать → Печать.

Из документа Начисление зарплаты печать идёт по всем строкам документа. Если в документе двадцать человек, получите двадцать листков — отбор там не предусмотрен.

Где лежит расчётный листок в других конфигурациях

В УТ 11 зарплата не рассчитывается, поэтому искать листок там бессмысленно. Если компания ведёт учёт в связке «УТ 11 + ЗУП», листки печатают в ЗУП.

Если нужен не один, а несколько человек

Отбор умеет больше, чем «один сотрудник».

• Два-три человека. Условие отбора В списке, значение — подобранные фамилии.
• Весь отдел. Отбор по полю Подразделение (при этом поле Сотрудник обязательно очистите).
• Все, кроме одного. Условие Не в списке.
• Только уволенные за месяц. Отбор по подразделению плюс период месяца увольнения; уволенный попадает в отчёт за тот месяц, в котором ему начислен расчёт.
• Каждому на отдельном листе. В настройках отчёта в ЗУП 3.1 есть вывод с разрывом страницы по сотруднику — так пачку удобно разрезать и раздать.

Печать, PDF и отправка по почте

Распечатать — не единственный вариант выдачи. Подпись работника о получении листка законом не требуется, но многие компании ведут журнал выдачи.

Сохранить в PDF. В сформированном отчёте: Главное меню → Файл → Сохранить как → тип Документ PDF (.pdf). Файл можно отправить сотруднику или приложить к переписке.

Отправить одному письмом. Кнопка с конвертом (Отправить) в панели отчёта. Работает, если настроена учётная запись: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи.

Массовая рассылка с защитой. В актуальных релизах ЗУП 3.1 есть обработка Рассылка расчётных листков в разделе Зарплата: листки уходят каждому на его личный email, вложение можно закрыть паролем. Удобно, когда нужно разослать всем, а вручную довыдать одному-двум.

Личный кабинет. Если подключён сервис «1С:Кабинет сотрудника», работник сам смотрит свой листок в приложении — и обращений «распечатайте мне» становится меньше.

Как сверить суммы листка с учётом

Листок показывает начислено / удержано / выплачено / долг. Эти же суммы должны лечь в проводки по счёту 70. Пример по сотруднику с окладом 60 000 ₽ без вычетов:

Проводки, которые должны соответствовать этому листку:

• Дт 26 Кт 70 — 60 000 ₽, начисление оклада;
• Дт 70 Кт 68.01 — 7 800 ₽, удержанный НДФЛ;
• Дт 26 Кт 69 — 18 000 ₽, страховые взносы по единому тарифу 30 %;
• Дт 70 Кт 51 — 26 100 ₽, выплата за первую половину месяца;
• Дт 70 Кт 51 — 26 100 ₽, окончательный расчёт.

Взносы в листке не отражаются — это расходы работодателя, а не удержания работника. Частый вопрос «почему в листке нет взносов» решается именно этим.

Отчёты для проверки

• Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период) — начислено и удержано по каждому.
• Расчётная ведомость Т-51 — сверка общей суммы по отделу с суммой листков.
• Задолженность по зарплате — почему в листке висит долг.
• Подробный анализ начислений и удержаний сотрудника — расшифровка каждой строки листка.
• В Бухгалтерии: ОСВ по счёту 70 с детализацией по сотрудникам.

Если листок и ведомость расходятся — ищите непроведённый межрасчётный документ или начисление, введённое в другом месяце.

Права доступа: сотрудника нет в отборе

Пустой список при подборе — почти всегда права, а не ошибка данных.

• В ЗУП КОРП и ERP включено ограничение доступа на уровне записей: расчётчик видит только свои подразделения и организации. Проверяют в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Ограничивать доступ на уровне записей.
• Профиль пользователя задаётся там же: Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Роль вида «Расчётчик» даёт отчёты по зарплате, роль «Кадровик» — нет.
• Если пункта Отчёты по зарплате не видно вовсе, проверьте персональные настройки интерфейса: Вид → Настройка панели разделов.
• Бухгалтер по участку «только свой филиал» физически не напечатает листок чужого филиала — это штатное поведение, а не сбой.

Типичные ошибки при печати расчётного листка

Когда листок печатать не нужно

Не каждая выплата требует отдельного листка.

• При выплате аванса за первую половину месяца отдельный листок не нужен: достаточно одного листка за месяц при окончательном расчёте.
• Если компания выдаёт листки через личный кабинет или рассылку по email, дублировать их бумагой не обязательно — порядок выдачи организация определяет сама.
• Разово по просьбе работника листок дают за любой закрытый месяц, но хранить архив распечаток не требуется: данные остаются в базе.
• Запрос «дайте листок коллеги» выполнять нельзя — только по письменному согласию самого работника.

Частые вопросы