Как вывести и распечатать реестр накладных в программах 1С

Распечатать реестр накладных в 1С можно прямо из списка документов: открываете журнал реализаций, выделяете нужные строки и нажимаете команду печати Реестр документов. Отдельный отчёт для этого строить не нужно — таблицу со всеми накладными собирает сама программа.

Частое заблуждение: чтобы получить перечень накладных на бумаге, документы открывают и печатают по одному или заказывают обработку у программиста. На деле реестр — это встроенная печатная форма списка. Она выводит все выделенные накладные одной таблицей: дата, номер, контрагент, сумма. Разберём, где лежат накладные в разных конфигурациях, как задать колонки и группировку, выгрузить реестр в Excel или PDF и что делать, если таблица не помещается на лист.

Где лежат накладные и какие реестры бывают

«Накладная» в 1С — это документ реализации или поступления. Реестр строится по списку таких документов, поэтому сначала нужно открыть правильный журнал.

Для приходных накладных откройте список поступлений: в БП 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные), в УТ 11 — Закупки → Документы закупки (все). Команда построения реестра в этих списках та же — отличается только набор документов, по которым он собирается.

Под «накладной» в разных задачах понимают разные документы. Это может быть расходная накладная на отгрузку товара, акт-накладная по форме ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД), который печатается из той же реализации. Для реестра это неважно: он строится по документам списка, а какую печатную форму вы выбираете для каждого документа — ТОРГ-12 или УПД — на состав реестра не влияет.

Реестры по смыслу делятся на три вида:

• 📄 Реестр документов из списка — быстрая таблица по выделенным накладным. Основной способ, его и разбираем.
• 📊 Реестр внутри универсального отчёта — когда нужны произвольные колонки и итоги по складам или менеджерам.
• 🧾 Реестр печатных форм ТОРГ-12 — список самих унифицированных форм, а не документов базы. Нужен редко, собирается тем же способом из списка.

Как сформировать реестр накладных: пошаговый порядок

Порядок одинаков для 1С:Бухгалтерии и Управления торговлей, отличаются только названия списков.

1. Откройте журнал накладных (пути — в таблице выше).
2. Задайте период. Над списком есть поле периода; выберите месяц, квартал или произвольный диапазон дат.
3. При необходимости поставьте отбор — по контрагенту, складу или организации. Для быстрого отбора щёлкните значение в нужной колонке правой кнопкой и выберите команду отбора по этому значению.
4. Выделите накладные. Все строки — сочетанием Ctrl+A, несколько подряд — Shift и щелчок, вразнобой — Ctrl и щелчки.
5. В командной панели списка нажмите кнопку печати (значок принтера) и выберите Реестр документов.
6. Программа покажет окно настройки реестра — отметьте колонки и группировку (об этом ниже) и нажмите кнопку формирования.

Откроется табличный документ — это и есть готовый реестр. Его можно печатать, сохранять и править масштаб.

Настройка колонок и вида печатной формы

Перед выводом реестра программа предлагает выбрать состав колонок. В окне настройки отметьте флажками нужные поля: дата, номер, контрагент, сумма, сумма НДС, ответственный, комментарий. Снимите лишние, чтобы таблица была уже и помещалась на лист.

Типовой набор колонок для реестра отгрузки:

• 📅 Дата и Номер — обязательны, по ним документ находят.
• 🏢 Контрагент — покупатель.
• 💰 Сумма и Сумма НДС — итоги документа.
• 👤 Ответственный — кто выписал накладную.

Когда колонок много и они обрезаются на печати, дело не в реестре, а в параметрах страницы. В окне табличного документа откройте главное меню (кнопка в левом верхнем углу) → Файл → Параметры страницы:

• Ориентация — поставьте Альбомная, если колонки идут вправо.
• Масштаб — выберите По ширине страницы или задайте Авто, чтобы таблица ужалась под лист.
• Поля — уменьшите, если не хватает буквально сантиметра.

Когда реестр занимает несколько листов, шапку таблицы стоит повторять на каждой странице — иначе со второго листа непонятно, где какая колонка. За это отвечает повтор верхних строк при печати: в табличном документе выделите строку с заголовками колонок и задайте её как повторяемую через главное меню → Таблица → Повторять при печати. Тогда названия колонок встанут вверху каждого распечатанного листа.

Сверху и снизу реестра можно вывести колонтитулы — название организации, период, нумерацию страниц. Они настраиваются там же, в Файл → Параметры страницы, на вкладке колонтитулов. Для внутреннего реестра это необязательно, но при передаче в архив или контрагенту аккуратная шапка с периодом и номерами листов экономит вопросы.

Группировка и сортировка документов в реестре

Группировка собирает накладные в блоки с промежуточными итогами — удобно, когда в реестре несколько контрагентов или организаций. В окне настройки реестра укажите поле группировки: по контрагенту, по организации или по ответственному. Программа разложит документы по разделам и подсчитает сумму внутри каждого.

Сортировка задаёт порядок строк. Чаще всего реестр упорядочивают:

• по дате — хронологический перечень за период;
• по номеру — когда важна нумерация документов;
• по контрагенту — алфавитный список покупателей.

Если в окне настройки нужного поля сортировки нет, упорядочьте сам список до печати: щёлкните заголовок колонки в журнале, и строки отсортируются по ней. Реестр возьмёт порядок из списка.

Общий итог по реестру — сумма всех накладных — обычно выводится строкой внизу таблицы. Если итога нет, а он нужен, проще дополнительно посчитать его после выгрузки в Excel: выделите колонку суммы, и табличный редактор покажет итог в строке состояния. При группировке по контрагенту промежуточные итоги считаются внутри каждого блока автоматически.

Для сложных разрезов — например, итоги по складу и внутри него по менеджеру — встроенного реестра не хватит. Здесь переходят на универсальный отчёт (см. раздел об автоматизации).

Выгрузка реестра в Excel и PDF

Готовый реестр — это табличный документ, и 1С сохраняет его в несколько форматов без дополнительных обработок.

В Excel. В окне реестра откройте главное меню → Файл → Сохранить как. В типе файла выберите Лист Excel 2007 (*.xlsx) или Лист Excel 97 (*.xls), укажите папку и имя. Формулы и объединённые ячейки перенесутся, дальше файл можно дорабатывать в Excel.

В PDF. В том же окне Файл → Сохранить как выберите тип Документ PDF (*.pdf). Макет сохранится ровно таким, каким уходит на печать, — удобно отправлять контрагенту или прикладывать к письму.

На принтер. Нажмите Ctrl+P или значок принтера в окне реестра. Перед печатью загляните в предпросмотр и проверьте, что строки не обрезаны по правому краю.

При большом реестре работать на экране удобнее с закреплённой шапкой: в табличном документе можно зафиксировать верхние строки, чтобы названия колонок не уезжали при прокрутке. А чтобы быстро найти нужную накладную в длинной таблице, пользуйтесь поиском по тексту (Ctrl+F) прямо в окне реестра — по номеру документа или наименованию контрагента.

Что делать, если реестр печатается с ошибками

Большинство проблем с реестром — это пустые суммы, обрезанные колонки или лишние документы. Разберём по симптомам.

Отдельно про дубли строк: если одна накладная выводится дважды, проверьте, нет ли в списке копий документа (например, ошибочно скопированной накладной). Реестр честно показывает то, что есть в базе, — лишнюю строку убирают удалением копии, а не настройкой печати.

Автоматизация: сохранение настроек и регулярные реестры

Встроенный реестр из списка каждый раз настраивается заново — расписанию он не поддаётся. Когда одинаковый реестр нужен ежемесячно, задачу переносят на универсальный отчёт.

Откройте Отчёты → Универсальный отчёт. В шапке выберите:

• тип данных — Документ;
• сам документ — Реализация товаров и услуг (или нужный вид накладной);
• таблицу — основные данные документа.

Дальше по кнопке настроек добавьте колонки (контрагент, сумма, НДС), задайте отбор по организации и группировку. Сформируйте отчёт и сохраните настройку как вариант — в следующий раз он откроется в один клик.

Такой отчёт уже можно поставить на регулярную выдачу. В 1С:Бухгалтерии и УТ есть механизм Рассылки отчётов (в разделе администрирования печатных форм и отчётов): он по расписанию формирует вариант отчёта и отправляет его на почту в Excel или PDF. Для встроенного реестра из списка этот механизм недоступен — поэтому под регулярные реестры и делают вариант универсального отчёта.

Чтобы не гадать, каким способом строить реестр, сверьтесь с таблицей.

Для разовой печати хватает первого способа, для регулярной выгрузки — связки «универсальный отчёт + рассылка».

Частые вопросы