Как распечатать товарную накладную ТОРГ-12 в 1С

Товарная накладная ТОРГ-12 печатается не из отдельной обработки, а прямо из документа реализации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управление торговлей 11 — Продажи → Документы продажи. Открываете нужную реализацию, нажимаете Печать и выбираете Товарная накладная (ТОРГ-12).

Чтобы форма вышла заполненной и без пустых подписей, документ должен быть проведён, а в карточке организации заданы ответственные лица. Ниже — где именно нажимать, что настроить один раз и почему иногда кнопка печати выдаёт пустой бланк.

Форма ТОРГ-12 — унифицированная, утверждена Постановлением Госкомстата России № 132. В 1С она уже встроена, рисовать её вручную не нужно.

С какого документа печатается товарная накладная

ТОРГ-12 формируется только из документа, который отражает продажу товаров. Если вы продаёте услуги или работы, товарной накладной там не будет — для услуг печатается акт выполненных работ .

Какой документ открывать:

• 🧾 1С:Бухгалтерия 3.0 — Реализация (акты, накладные, УПД) с видом операции Товары (накладная, УПД) или Товары, услуги, комиссия.
• 📦 1С:Управление торговлей 11 — Реализация товаров и услуг.
• 🏢 1С:ERP — Реализация товаров и услуг.

Создать документ можно двумя путями. Первый — вручную: из списка реализаций кнопка Создать, затем выбираете покупателя, склад, добавляете товары в табличную часть. Второй, более быстрый, — на основании ранее выписанного Счёта на оплату или Заказа покупателя: откройте счёт, нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Тогда контрагент, договор и номенклатура подтянутся автоматически, и вручную ничего дозаполнять не придётся.

Товары в табличной части должны быть номенклатурой с видом Товар. Для позиций с видом Услуга строки в ТОРГ-12 не попадут — они уйдут в акт.

Графы с НДС в накладной зависят от налогового режима организации. Если организация на общей системе, в ТОРГ-12 выводятся ставка и сумма НДС по каждой позиции. Если на УСН и счета-фактуры не выставляются, графы НДС останутся без выделенного налога — это нормально, а не ошибка заполнения.

Не путайте ТОРГ-12 с транспортной накладной. ТОРГ-12 подтверждает передачу товара от продавца покупателю (товарный раздел), а транспортная накладная оформляет перевозку груза и отношения с перевозчиком. Это разные документы и печатаются они из разных мест — транспортную накладную в документе реализации искать бесполезно.

Где в 1С найти кнопку печати ТОРГ-12

Сам список реализаций в разных конфигурациях лежит в разных разделах. Пути стабильны, запоминать удобнее по таблице:

А вот дальнейший порядок — от открытия документа до вывода на принтер — одинаков для всех конфигураций:

1. Откройте документ реализации двойным щелчком из списка.
2. Проведите документ — кнопка Провести или Провести и закрыть. Непроведённый документ печатать можно, но это рискованно: данные ещё не в учёте.
3. В верхней командной панели нажмите Печать.
4. В выпавшем списке выберите Товарная накладная (ТОРГ-12).

Откроется окно предварительного просмотра с заполненным бланком. В нём доступно несколько команд:

• Печать — отправить на принтер. В появившемся окне укажите количество копий (обычно 2 экземпляра — продавцу и покупателю).
• Сохранить — выгрузить в файл. Доступны форматы PDF, Excel, табличный документ .mxl.
• Редактировать — разблокировать форму и дописать значения вручную (например, массу груза или число мест), прежде чем печатать.

Количество экземпляров можно задать и прямо в форме: многие печатные формы ТОРГ-12 в 1С имеют реквизит Количество экземпляров в шапке окна просмотра. Если его нет — укажите число копий уже в диалоге принтера.

Распечатать можно и пачкой из списка документов — об этом ниже, в разделе про массовую печать.

Настройка подписей и реквизитов накладной

Пустые строки «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвёл» — самая частая претензия к печатной форме. Заполняются они не в документе, а в настройках организации, один раз.

Ответственные лица. В 1С:Бухгалтерии: Главное → Организации (или Настройки → Организации), откройте карточку, раздел Подписи — укажите руководителя, главного бухгалтера, кассира. Эти ФИО и должности автоматически подставятся в ТОРГ-12.

Логотип и факсимиле подписи. В карточке организации есть возможность загрузить изображение подписи и печати, чтобы они выводились на форме. Для ТОРГ-12, которую вы отдаёте на бумаге с живой подписью, факсимиле не обязательно.

Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя. Берутся из карточек организации и контрагента. Если адрес или наименование в накладной выглядят неполно — проверьте, что в карточке контрагента заполнены юридический адрес и полное наименование. Когда грузополучатель не совпадает с покупателем (товар отгружают на другой адрес или другой фирме), в документе реализации есть отдельное поле грузополучателя — заполните его, и в накладную попадёт нужный адрес.

Основание и доверенность. В унифицированной форме есть строки «Основание» (договор, заказ) и «По доверенности №… выданной…». Номер и дату доверенности, по которой покупатель принимает груз, вносят вручную в режиме редактирования формы — автоматически 1С их не знает.

Поля с номером и датой накладной заполняются из номера и даты самого документа реализации. Отдельно их в печатной форме менять не нужно — исправляйте в документе.

Что делать, если ТОРГ-12 не формируется или выходит пустой

Разберём типовые сбои по симптому.

Ещё одна ситуация — форма открывается, но на печать выходит «обрезанной» по ширине. Это не ошибка данных, а настройки принтера: в окне просмотра откройте Файл → Параметры страницы (или аналогичную команду панели), задайте альбомную ориентацию и масштаб по ширине листа. Там же задаётся масштаб в процентах, если накладная не влезает в один лист по длинной номенклатуре.

Отдельно стоит проверить, тот ли бланк вы печатаете. В списке по кнопке Печать рядом с Товарная накладная (ТОРГ-12) могут быть похожие по названию формы — УПД, расходная накладная, накладная на отпуск материалов на сторону (М-15). Если распечатался не тот документ, вернитесь в меню печати и выберите строку именно с пометкой «ТОРГ-12».

Если после правок в документе ТОРГ-12 всё равно показывает старые цифры — закройте и заново откройте окно печати: форма кешируется на момент открытия и сама не обновляется.

Как распечатать несколько накладных одной пачкой

Печатать каждую реализацию по одной долго. В 1С есть групповая печать прямо из списка.

Порядок:

1. Откройте список Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Выделите нужные документы мышью с зажатым Ctrl (или Shift для диапазона).
3. Нажмите Печать в командной панели списка.
4. Выберите Товарная накладная (ТОРГ-12).

1С сформирует один табличный документ, в котором накладные идут одна за другой. Дальше отправляете всё на принтер разом.

Пара нюансов групповой печати:

• 🖨️ Все отмеченные накладные уходят в один файл. Если нужно сохранить их по отдельности, печатайте документы по одному или выгружайте через обработку печати комплекта.
• 📑 Количество экземпляров при пакетной печати задаётся общее для всей пачки — отдельно для каждой накладной число копий не настроить.
• ⚠️ Непроведённые документы в пачке тоже распечатаются. Перед групповой печатью убедитесь, что все выбранные реализации проведены, иначе на бумагу уйдут черновики.

Для регулярной отгрузки десятков накладных в день групповая печать экономит ощутимо больше времени, чем кажется.

Хранение накладной: бумага, PDF и обмен через ЭДО

Напечатанная ТОРГ-12 — первичный документ, его хранят по правилам закона № 402-ФЗ: не менее пяти лет. Способов хранить саму форму из 1С три.

Бумажный экземпляр. Классика: два экземпляра с живыми подписями и печатями, один остаётся у продавца, второй — у покупателя.

Электронная копия в файле. Из окна печати нажмите Сохранить и выберите PDF. Так удобно отправлять накладную по электронной почте как копию. Юридической силы оригинала у такого файла нет — это именно копия.

Присоединённый файл в 1С. К документу реализации можно прикрепить скан или PDF через команду Присоединённые файлы (значок скрепки в карточке документа). Файл хранится в базе и всегда под рукой рядом с документом.

Электронный документооборот (ЭДО). Самый надёжный вариант для юридически значимого обмена. Накладная подписывается квалифицированной электронной подписью и уходит контрагенту через оператора ЭДО прямо из 1С. Бумага при этом не нужна, а документ имеет полную юридическую силу. Для товарных накладных в электронном виде применяется формат, утверждённый ФНС; оператор ЭДО сам приводит документ к этому формату.

Какой способ выбрать — зависит от того, как с вами работает покупатель. Если контрагент принимает только бумагу, печатаете два экземпляра и собираете подписи. Если у вас настроен ЭДО и покупатель к нему подключён, бумажная ТОРГ-12 не нужна совсем: экономите на печати, пересылке и хранении, а копию при желании всегда можно выгрузить в PDF из электронного документа.

Срок хранения в пять лет по закону № 402-ФЗ отсчитывается после отчётного года, в котором документ использовался в последний раз для составления отчётности. Для первички с данными, которые влияют на расчёт налогов, ориентируйтесь на более длинные сроки из налогового законодательства.

Частые вопросы