Настройка и расчёт аванса в 1С: от карточки сотрудника до выплаты

Аванс в 1С — это не отдельный вид выплаты, а зарплата за первую половину месяца. Рассчитывается он одним из трёх способов: фиксированной суммой, процентом от оклада или реальным расчётом по отработанным дням. С 2023 года с аванса удерживают НДФЛ, поэтому «40% от оклада» и «сумма на руки» — уже не одно и то же.

В ЗУП 3.1 способ аванса задают по каждому сотруднику, в Бухгалтерии 3.0 — чаще при формировании ведомости. Ниже — как это настроить в обеих конфигурациях, как считается сумма с учётом удержания налога, что делать с копейками и какие сроки выплаты и перечисления НДФЛ действуют сейчас.

Что требует закон и где задаётся способ выплаты

Работодатель обязан платить зарплату не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Конкретную дату аванса закрепляют во внутренних документах — правилах трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Выплата за первую половину месяца должна пройти не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Размер аванса закон прямо не устанавливает, но Минтруд и Роструд не раз указывали: за первую половину месяца сотрудник должен получить оплату пропорционально отработанному времени. Поэтому аванс «ровно 40% для всех» формально корректнее заменять расчётом по факту — особенно если в первой половине были больничные, отпуска или прогулы.

В 1С способ расчёта аванса — это реквизит сотрудника, а не общая галочка на всю базу. Разным людям можно назначить разные способы: директору — фиксированную сумму, сдельщикам — расчёт за первую половину месяца.

Три способа расчёта аванса и когда какой выбрать

В ЗУП 3.1 и Бухгалтерии доступны три варианта. Разница — в том, откуда берётся сумма.

Способ «Расчётом за первую половину месяца» — самый безопасный с точки зрения проверок: он автоматически учитывает неявки, поэтому за дни болезни аванс не начислится. Минус — его нужно каждый месяц «считать» отдельным документом.

Как настроить и рассчитать аванс в 1С ЗУП 3.1

В ЗУП способ аванса хранится у сотрудника и меняется либо в кадровых документах, либо специальным документом.

Шаг 1. Задать способ аванса сотруднику. Открыть Кадры → Сотрудники, выбрать человека и перейти по ссылке Выплаты, учёт затрат. В поле Аванс выбрать способ и, если это процент или фиксированная сумма, указать значение. Тот же реквизит есть в документе Приём на работу.

Шаг 2. Массово изменить аванс (если нужно). Когда способ или процент меняются сразу у многих, удобнее документ Изменение аванса в разделе Зарплата. Он разом переназначает реквизит выбранным сотрудникам.

Шаг 3. Для расчётного способа — создать документ начисления. Если выбран способ Расчётом за первую половину месяца, сумму считает отдельный документ Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата). В нём указывают организацию, дату (обычно середину месяца) и нажимают Заполнить — программа подтянет сотрудников с этим способом и рассчитает начисления и НДФЛ по отработанным дням.

Шаг 4. Сформировать ведомость на выплату. Создать Ведомость в банк или Ведомость в кассу (раздел Выплаты). В поле Выплачивать выбрать значение Аванс, указать месяц и нажать Заполнить. Для фиксированной суммы и процента ведомость сама рассчитает аванс; для расчётного способа — подтянет суммы из документа начисления за первую половину месяца.

Пример для процента. Оклад 60 000 ₽, аванс — 40%. Начислено: 60 000 × 40% = 24 000 ₽. НДФЛ 13%: 24 000 × 13% = 3 120 ₽. На руки: 24 000 − 3 120 = 20 880 ₽.

Пример для расчётного способа. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, с 1 по 15 число отработано 11. Начислено: 60 000 × 11 ÷ 22 = 30 000 ₽. НДФЛ: 30 000 × 13% = 3 900 ₽. На руки: 26 100 ₽.

Чем отличается расчёт аванса в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии предприятия 3.0 блок зарплаты упрощённый, поэтому порядок немного другой. Он работает, если в Администрирование → Функциональность (или в настройках зарплаты) включён учёт расчётов по оплате труда в этой базе, а не во внешней программе.

Способ аванса в Бухгалтерии задают в настройках начисления зарплаты и при формировании ведомости:

1. Открыть Зарплата и кадры → Настройки зарплаты и проверить общий порядок выплаты аванса.
2. Создать документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу (раздел Зарплата и кадры, блок Зарплата).
3. В поле Выплачивать выбрать Аванс, указать месяц и заполнить. Способ (процент или фиксированная сумма) берётся из настроек; сумму можно поправить вручную в строке.

Полноценного расчёта «за первую половину месяца» по табелю, как в ЗУП, в Бухгалтерии нет — здесь аванс обычно считается процентом или фиксированной суммой. Если штат большой и нужен точный расчёт по отработанным дням, зарплату ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят проводки через синхронизацию.

Округление аванса и копеечные разницы

При расчётном способе и при проценте сумма почти всегда выходит с копейками. Это не ошибка, но платёжки с копейками неудобны, а за месяц из округлений набегает небольшое расхождение.

Варианты, как с этим работать:

• 🎯 Фиксированная сумма кратными числами. Самый простой способ избежать копеек — задать аванс круглым числом (например, 25 000 ₽). Подходит стабильным окладам.
• 🧮 Округление в настройках начисления. В ЗУП для начисления можно задать округление результата (до рубля, до 10 или 100 рублей, в большую или меньшую сторону). Округляйте аванс в меньшую сторону — так вы не переплатите вперёд, а разница выйдет при окончательном расчёте.
• ➕ Самонивелирование при окончательном расчёте. Копейки аванса не теряются: в конце месяца программа начисляет полную зарплату, вычитает уже выплаченный аванс и удержанный с него НДФЛ, а остаток идёт в зарплату за вторую половину. Итоговая сумма за месяц сходится до копейки.

Главное правило: округление аванса не должно приводить к тому, что аванс превышает фактический заработок за первую половину месяца. Иначе возникнет переплата, которую придётся удерживать из зарплаты.

НДФЛ и страховые взносы с аванса

С 2023 года дата получения дохода в виде зарплаты — это день её выплаты (ст. 223 НК РФ), а не последний день месяца, как было раньше. Поэтому НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс.

Что это значит на практике:

• С аванса удерживается НДФЛ по той же ставке, что и с зарплаты (13% или 15% с суммы свыше порога).
• Сумма к выплате всегда меньше начисленного аванса на величину налога — это и сбивает с толку тех, кто помнит «аванс без НДФЛ».
• НДФЛ с аванса показывается в документе начисления или ведомости и попадает в отчётность по налогу.

Сроки перечисления НДФЛ с 2024 года разбиты на два периода в месяц (ст. 226 НК РФ):

Отдельно подаётся уведомление об исчисленных суммах — по каждому периоду своё. Аванс, выплаченный в первой половине месяца, почти всегда попадает в период «1–22», а зарплата за вторую половину — в период «23 — конец месяца».

Пример по срокам. Аванс выплачен 20-го числа — НДФЛ с него надо перечислить не позднее 28-го этого же месяца и включить в уведомление за первый период. Зарплата за вторую половину выплачена 5-го числа следующего месяца — этот НДФЛ уходит в период «23 — конец месяца» и перечисляется не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты.

Если доход сотрудника с начала года превысил 2,4 млн ₽, с суммы превышения НДФЛ считается по ставке 15%. В 1С ставка подставляется автоматически по накопленному доходу, вручную её менять не нужно — достаточно корректно вести начисления с начала года.

Напомним, что фонды ФСС и ПФР с 2023 года объединены в Социальный фонд России (СФР) — в отчётности и настройках встречается именно СФР.

Как проверить расчёт и найти ошибку

После начисления аванса стоит свериться, прежде чем формировать платёжки.

В ЗУП для проверки удобны отчёты раздела Зарплата → Отчёты по зарплате: Расчётный листок покажет начисление за первую половину месяца и удержанный НДФЛ по конкретному человеку, а Анализ зарплаты по сотрудникам — суммы по всем. В Бухгалтерии те же данные видны в разделе Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Что проверяют перед выплатой в первую очередь: у всех ли нужных сотрудников подтянулся аванс, не попал ли в ведомость тот, кто уволен или в отпуске без сохранения, совпадает ли удержанный НДФЛ с суммой из расчётного листка. Отдельно стоит сверить общую сумму ведомости с данными по расчётному счёту — аванс не должен превышать заработок за первую половину месяца ни по одному человеку.

Частые причины, по которым аванс считается не так:

Если суммы в ведомости не совпадают с расчётным листком, пересоздайте ведомость кнопкой Заполнить после проведения документа начисления — она берёт данные на момент заполнения и не обновляется сама.

Частые вопросы