Сверхурочные часы в 1С:ЗУП 3.1: от настройки графика до суммы в расчётном листке

Чтобы рассчитать переработку в 1С:ЗУП 3.1, сначала включите учёт сверхурочной работы в Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний. Затем зарегистрируйте часы сверх нормы: документом «Сверхурочная работа » при обычном учёте времени или документом «Регистрация переработок» в конце учётного периода при суммированном учёте. Программа сама разделит часы на полуторную и двойную оплату и включит сумму в «Начисление зарплаты и взносов».

Частое заблуждение: «поставлю в табеле 10 часов вместо 8 — и 1С посчитает переработку». Не посчитает. Лишние часы явки без вида времени «Сверхурочная работа» программа воспринимает как обычное время, и сотрудник получит оклад без доплаты. Переработку сотрудников 1С видит только тогда, когда её отдельно оформили.

Что требует закон и как это ложится на учёт в 1С

Сверхурочная работа — это работа по инициативе работодателя сверх нормы: сверх дневной смены, а при суммированном учёте — сверх нормы часов за учётный период. Если сотрудник задержался сам, без распоряжения, юридически это не сверхурочные.

Ключевые правила Трудового кодекса, которые нужно держать в голове при настройке:

• 📝 Письменное согласие сотрудника обязательно, кроме случаев, перечисленных в ст. 99 ТК РФ (аварии, предотвращение катастроф и т. п.).
• ⏱ Лимит: не более 4 часов в течение двух дней подряд и не более 120 часов в год на одного работника.
• 💰 Оплата (ст. 152 ТК РФ): первые два часа — не менее чем в полуторном размере, следующие — не менее чем в двойном. Коллективный или трудовой договор может установить больше, но не меньше.
• 🛌 Отгул вместо денег: по желанию работника повышенную оплату можно заменить дополнительным временем отдыха не меньше отработанного сверхурочно. Сами часы переработки тогда оплачиваются в одинарном размере.
• 🚫 Запрет: беременных и работников до 18 лет к сверхурочной работе не привлекают. Для инвалидов и женщин с детьми до трёх лет — только с согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний.

В 1С эти правила превращаются в три вещи: вид времени «Сверхурочная работа» (буквенный код С), отдельные начисления с коэффициентами 1,5 и 2 и документ, который связывает конкретные часы с конкретным сотрудником и датой.

Подготовка: включаем сверхурочные начисления и проверяем графики работы

Шаг 1. Включите учёт сверхурочной работы

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке с почасовыми доплатами (там же, где работа в ночное время и в праздники) установите флажок «Сверхурочная работа».
4. Нажмите ОК.

После этого в справочнике Настройка → Начисления появятся начисления для оплаты сверхурочных часов, а в разделе Зарплата — документ «Сверхурочная работа».

Шаг 2. Проверьте начисления

Откройте созданные начисления и посмотрите формулу. Типовой вариант — стоимость часа, умноженная на число часов и на коэффициент. Убедитесь в трёх вещах:

• коэффициенты совпадают с вашим положением об оплате труда (1,5 и 2 или выше);
• в базу расчёта стоимости часа входят надбавки, которые по вашей политике должны повышаться (см. позицию КС РФ выше);
• в карточке начисления указан вид времени «Сверхурочная работа» — без него часы не попадут в табель Т-13.

Шаг 3. Настройте график работы

Норму, от которой считается переработка, 1С берёт из графика. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и проверьте график каждой группы:

Табель и графики: как 1С узнаёт фактически отработанные часы

Плановое время сотрудника лежит в графике. Фактическое отклонение от него 1С узнаёт из документов. Порядок такой: всё, что совпадает с графиком, программа берёт автоматически, а сверхурочные часы нужно ввести отдельно.

Есть три способа зарегистрировать фактическое время:

1. Документ «Сверхурочная работа» — для разовых переработок при обычном (подённом) учёте. Самый понятный способ.
2. Индивидуальный график (Зарплата → Индивидуальные графики) — когда время сотрудника за месяц заранее не известно, например при сменной работе. В нём вводится реально отработанное время по дням.
3. Табель (Зарплата → Табели) — когда учёт ведёт табельщик и сдаёт итоговый табель за месяц. Табель перекрывает данные графика за свой период.

Выбирайте один основной способ на подразделение. Если одни и те же дни отражены и в индивидуальном графике, и в табеле, итог зависит от того, какой документ главнее за период, и бухгалтер тратит время на поиск расхождений.

Оформление сверхурочной работы: приказ, согласие и документ в 1С

Бумажная часть

До того как вводить часы в программу, должны быть:

• распоряжение (приказ) о привлечении к сверхурочной работе с датой и предполагаемым числом часов;
• письменное согласие работника — подпись на самом приказе или отдельный документ;
• при оплате отгулом — заявление работника о замене повышенной оплаты дополнительным отдыхом.

Единой обязательной формы приказа нет, организация утверждает свою. В 1С печатной формы приказа может не быть: его готовят в редакторе или по шаблону кадровой службы.

Документ «Сверхурочная работа» в 1С

1. Откройте Зарплата → Сверхурочная работа и нажмите Создать.
2. Укажите организацию, подразделение и месяц начисления.
3. Добавьте сотрудников. Для каждого отметьте дату и число часов сверх смены.
4. Выберите способ компенсации: оплата или отгул (если в документе есть такая колонка — она появляется при соответствующих настройках).
5. Проведите документ.

Программа разделит часы каждого дня: первые два — в полуторный размер, остальные — в двойной. Сумма не появится в самом документе: её посчитает «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц.

Суммированный учёт: документ «Регистрация переработок»

При суммированном учёте переработку не видно до конца учётного периода: сегодня сотрудник отработал 12 часов, а через неделю у него неполная смена. Поэтому порядок другой:

1. В течение периода вводите фактическое время через индивидуальные графики или табели.
2. В последнем месяце периода создайте Зарплата → Регистрация переработок.
3. Нажмите заполнение — 1С сравнит факт с нормой и покажет переработку по каждому сотруднику.
4. Проверьте, как программа разнесла часы на полуторную и двойную оплату, и проведите документ.

Вопрос, как оплачивать переработку при суммированном учёте, однозначно в ТК не решён. Распространённая практика — в полуторном размере оплачиваются первые два часа за весь учётный период, остальные в двойном. Есть и вариант «по два часа за каждую смену с переработкой». Закрепите выбранный порядок в положении об оплате труда и при необходимости поправьте распределение вручную в документе.

Как 1С рассчитывает доплату за переработку: проверка на примере

Где появляется сумма

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, создайте документ за месяц и нажмите Заполнить. На вкладке «Начисления» у сотрудника появятся отдельные строки сверхурочной оплаты с числом часов и суммой. Двойным щелчком по сумме можно открыть расшифровку: показатели, коэффициент и формулу.

Пример 1. Пятидневка, оклад

Оклад — 60 000 ₽, норма месяца — 160 часов. Стоимость часа: 60 000 / 160 = 375 ₽.

Сотрудник два дня работал на 3 часа дольше.

Обратите внимание на лимит: 3 часа два дня подряд — это 6 часов, а ст. 99 ТК РФ допускает не более 4 часов за два дня подряд. 1С такое оформление пропустит, но при проверке ГИТ это нарушение.

Пример 2. Суммированный учёт, квартал

Стоимость часа — 400 ₽. Норма за квартал — 456 часов, фактически отработано 476. Переработка — 20 часов. Учёт по правилу «первые два часа за период».

• 2 часа × 400 × 1,5 = 1 200 ₽
• 18 часов × 400 × 2 = 14 400 ₽
• Итого: 15 600 ₽

Совпадает ли ваш расчёт с программой — смотрите в расшифровке начисления. Если сумма меньше, первым делом проверьте стоимость часа: при окладе и меняющейся норме месяца 1С может считать её по-разному в зависимости от настройки начисления.

Отчёты для проверки

• Табель учёта рабочего времени (Т-13) — в нём должны быть видны часы с кодом С отдельной строкой по дням.
• Расчётный листок — сотрудник должен видеть сверхурочные отдельной строкой, а не внутри оклада.
• Анализ начислений и удержаний — удобно для выборки всех сверхурочных по подразделению за год и контроля лимита 120 часов.

Отчёты находятся в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате и в разделе кадровых отчётов; быстрее всего найти их поиском по названию в панели разделов.

Отгул вместо повышенной оплаты

Если сотрудник написал заявление на отгул, порядок в 1С такой:

1. Сверхурочные часы оформляются как обычно, но с признаком компенсации отгулом. Тогда начисление идёт в одинарном размере, без коэффициентов 1,5 и 2.
2. В день отдыха сотруднику оформляют документ «Отгул» (Зарплата → Отгулы или в разделе кадров — зависит от настроек) без сохранения оплаты, но с использованием «накопленного» времени.
3. Дата отгула согласовывается с работодателем. Срок, в течение которого его нужно предоставить, закон не устанавливает — закрепите его во внутреннем документе.

Частые ошибки при расчёте переработки в 1С

Ещё одна ошибка — не кадровая, а организационная: сверхурочные «по факту» без приказа. Программа рассчитает доплату, но при споре с работником или проверке у организации не будет документа, подтверждающего, что работу поручил работодатель.

Частые вопросы