Досрочное прекращение договора подряда с физлицом: что сделать в программе и в отчётности

Отдельного документа «Расторжение ГПХ» в 1С нет ни в Бухгалтерии 8.3, ни в ЗУП 3.1. Расторгнуть договор ГПХ в программе — значит сделать три вещи: поставить новую дату окончания в карточке договора, принять и оплатить только фактически выполненный объём и отчитаться о прекращении договора в СФР по форме ЕФС-1.

Частая ошибка — удалить или пометить на удаление сам договор. После этого пропадают данные для 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированных сведений, а в ЕФС-1 не уходит дата прекращения. Договор остаётся в базе, меняется только его срок.

1. Что подготовить до того, как трогать базу

Сначала юридическая часть, потом учётная. 1С отражает уже принятое решение, а не оформляет его.

📄 Документы на бумаге или в ЭДО:

• 🖊️ соглашение о расторжении, подписанное обеими сторонами, либо уведомление об одностороннем отказе;
• 📋 акт сдачи-приёмки за фактически выполненные работы или оказанные услуги;
• 🧾 расчёт суммы к выплате или к возврату аванса.

⚖️ От основания зависят суммы:

🔍 В базе проверьте заранее:

• в карточке физлица заполнены ИНН и СНИЛС — без СНИЛС ЕФС-1 не примут;
• нет непроведённых актов и ведомостей по этому договору;
• закрыт ли период: если зарплата за месяц уже отражена в учёте, акт задним числом сломает сданные отчёты.

Когда расторгать не нужно

Если работа сдана целиком и срок договора истёк, договор прекращается сам — исполнением. Соглашение о расторжении здесь лишнее. В 1С достаточно провести итоговый акт и выплату, а в ЕФС-1 сообщить о прекращении датой окончания договора.

Расторжение нужно, когда стороны останавливаются раньше: работа сделана частично, заказчик передумал, исполнитель заболел или пропал. Тогда новая дата окончания и сумма по факту — главное, что надо правильно отразить в базе.

2. Как расторгнуть договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8.3 пошагово

В Бухгалтерии 8.3 договор ГПХ с физлицом обычно ведут через расчёт зарплаты: исполнитель заведён как сотрудник, а вознаграждение начисляется отдельным видом начисления.

Шаг 1. Проверьте начисление

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и перейдите к списку начислений. У начисления для ГПХ должны быть:

• код дохода НДФЛ 2010 — выплаты по договорам ГПХ, кроме авторских;
• вид дохода для страховых взносов, относящийся к договорам ГПХ;
• счёт затрат — тот, куда относятся работы (20, 26, 44).

Если начисление заведено с кодом 2000, как обычная зарплата, исправьте это до расторжения. Иначе 6-НДФЛ покажет доход не того вида.

Шаг 2. Начислите вознаграждение за принятый объём

1. Создайте документ Начисление зарплаты за месяц подписания акта.
2. Добавьте исполнителя и начисление для ГПХ.
3. Укажите сумму по акту, а не по договору целиком.
4. Проверьте, что программа рассчитала НДФЛ и взносы, проведите документ.

Шаг 3. Выплатите и удержите НДФЛ

Создайте ведомость в банк или в кассу. НДФЛ удерживается в день выплаты — так же, как с обычной зарплаты.

Шаг 4. Зафиксируйте дату прекращения

Дата расторжения из соглашения должна попасть в базу: от неё зависят ЕФС-1 и то, за какие месяцы исполнителю ещё можно начислять. Если исполнитель заведён в программе через кадровый документ, закройте его этой датой. Если договор учитывается только начислениями, запишите дату и номер соглашения в комментарий последнего документа и не делайте начислений за следующие месяцы.

Не удаляйте ни договор, ни физлицо, ни прошлые начисления — по ним строятся 6-НДФЛ, РСВ и сведения о застрахованных лицах.

3. Как расторгнуть ГПХ в ЗУП 3.1

В ЗУП договор ГПХ — отдельный документ «Договор (работы, услуги)». Его журнал находится в разделе Кадры. Выплаты по нему идут через «Акт приёмки выполненных работ» в разделе Зарплата.

Порядок действий

1. Откройте договор и измените дату окончания срока на дату расторжения из соглашения.
2. Если оплата была ежемесячной, проверьте, что за месяцы после новой даты ничего не начислено.
3. Создайте акт приёмки на фактически принятую сумму со ссылкой на этот договор.
4. Выплатите сумму ведомостью; НДФЛ удержится при выплате.
5. Если учёт ведётся связкой ЗУП + Бухгалтерия, сформируйте Отражение зарплаты в бухучете и выполните синхронизацию.

Чем отличается работа в двух программах

4. Проводки, НДФЛ и взносы при расторжении договора ГПХ

С суммы по акту исчисляются НДФЛ и страховые взносы — так же, как при обычном завершении договора. Само расторжение новых налогов не порождает.

Пример расчёта

Договор подряда на 120 000 ₽. Работу прекратили досрочно, по акту приняли 45 000 ₽. Аванса не было, облагаемая база по взносам не превышена.

• НДФЛ 13%: 45 000 × 13% = 5 850 ₽;
• к выплате: 45 000 − 5 850 = 39 150 ₽;
• взносы по единому тарифу 30%: 45 000 × 30% = 13 500 ₽.

Для субъекта МСП с суммы сверх МРОТ действует пониженный тариф, поэтому взносы будут меньше.

Взносы на травматизм начисляются только тогда, когда это прямо записано в договоре. Если такого условия нет, проверьте, что начисление ГПХ не облагается этим видом взносов.

Если аванс больше принятой суммы

Это самый сложный случай. С аванса НДФЛ уже удержан и перечислен, взносы начислены.

• 💸 Исполнитель возвращает разницу — получите деньги на расчётный счёт и закройте долг на счёте расчётов.
• 📝 Сумму аванса сверх акта нельзя просто «сторнировать» в базе: это доход, который уже отражён в 6-НДФЛ. Решение по пересчёту НДФЛ и взносов принимайте вместе с юристом, исходя из текста соглашения.
• ⚖️ Если исполнитель не возвращает деньги добровольно, долг остаётся дебиторской задолженностью, а взыскание идёт через суд.

5. Какую отчётность сдавать после прекращения договора ГПХ

ЕФС-1, подраздел 1.1 — в СФР

Сведения о прекращении договора ГПХ подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём расторжения. Это касается договоров, вознаграждение по которым облагается взносами.

• в ЗУП дата берётся из договора, отчёт формируется в разделе Отчетность, справки;
• в Бухгалтерии 8.3 отчёт открывается из Отчеты → Регламентированные отчеты или из списка кадровых документов, если он у вас доступен;
• проверьте, что в отчёте стоит именно дата из соглашения, а не дата первоначального окончания.

Остальные отчёты

Отдельной отметки «договор расторгнут» в 6-НДФЛ и РСВ нет. Там видна только выплата за выполненную часть.

6. Прекращение ГПХ с иностранцем: дополнительные обязанности

С иностранным исполнителем к стандартным шагам добавляется миграционная часть.

🛂 Уведомление МВД. О прекращении договора ГПХ с иностранным гражданином нужно уведомить территориальный орган МВД в течение трёх рабочих дней. Оно подаётся лично, почтой или через Госуслуги. Форму в 1С ищите в печатных формах договора; если её нет, заполните по образцу МВД вне программы.

💰 Налоги. Ставка НДФЛ зависит от статуса, а не от гражданства:

• 🇷🇺 резидент РФ — по общей шкале, от 13%;
• 🌍 граждане стран ЕАЭС — 13% с первого дня работы;
• 📄 работник на патенте — 13%, налог уменьшается на фиксированные платежи по патенту;
• ✈️ остальные нерезиденты — 30%.

В карточке физлица проверьте статус налогоплательщика на дату выплаты по акту. Если исполнитель потерял или получил статус резидента к концу года, НДФЛ пересчитывается — в ЗУП это делает документ Пересчет НДФЛ.

🏥 Взносы. Вознаграждение иностранцу по ГПХ облагается взносами так же, как гражданам РФ, если он не относится к исключениям, например высококвалифицированным специалистам.

7. Как ускорить расторжение договоров ГПХ в 1С

Если договоров с физлицами много, ручная правка дат и актов отнимает время. Что помогает без доработки конфигурации:

• 🔄 Групповое изменение реквизитов — штатная обработка в разделе Администрирование. Позволяет одной операцией поставить дату окончания в нескольких договорах ЗУП. Перед её запуском сделайте резервную копию: изменения записываются сразу.
• 🖨️ Своя печатная форма соглашения о расторжении — добавляется через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Данные исполнителя и договора подставляются сами.
• 📊 Отбор в журнале договоров по дате окончания — показывает, какие договоры закончились в месяце и по каким нет итогового акта.
• 🧩 Расширение конфигурации — если нужен свой документ «Соглашение о расторжении» с автоматическим созданием акта. Это работа программиста, но обновления типовой при этом не ломаются.