Как начислить отпускные в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Отпускные в 1С считает один документ: в ЗУП 3.1 это «Отпуск» (раздел Зарплата → Отпуска), в Бухгалтерии 3.0 — «Начисление отпуска» (раздел Зарплата и кадры → Все начисления). Вы указываете даты отпуска, программа сама берёт заработок за 12 месяцев, делит на средний дневной и умножает на число календарных дней. Ручной расчёт нужен только для проверки.

Сумма отпускных = средний дневной заработок × календарные дни отпуска. Средний дневной заработок = выплаты за расчётный период ÷ 12 ÷ 29,3 (коэффициент среднемесячного числа календарных дней, ст. 139 ТК РФ). Ниже — где в 1С это настраивается, как заполнить документ , какие проводки формируются и на чём чаще всего ошибаются.

Что настроить до первого расчёта

Чтобы документ посчитал сумму корректно, в базе должны быть заполнены исходные данные.

• 👤 Приём на работу и оклад. В ЗУП это «Приём на работу» с плановым начислением, в Бухгалтерии — карточка сотрудника с окладом. Без планового начисления программе нечего брать в расчёт.
• 📅 Производственный календарь . Раздел Настройка → Производственные календари (ЗУП) или Главное → Организации → ... в Бухгалтерии. Календарь определяет рабочие и праздничные дни. Нерабочие праздничные дни внутри отпуска не оплачиваются и продлевают отпуск (ст. 120 ТК РФ) — программа учтёт это только при верном календаре.
• 🗓 График работы сотрудника. Пятидневка, сменный или другой. От него зависит, какие дни считаются отработанными.
• 💰 Начисления прошлых периодов. Если сотрудник работает не с нуля, заработок за расчётный период должен быть введён документами начисления зарплаты, иначе средний занизится.

Отпуск предоставляется по заявлению и графику отпусков. График отпусков в ЗУП ведётся отдельным документом в разделе Кадры, но на сам расчёт суммы он не влияет — только фиксирует плановые даты.

Как заполнить документ отпуска и приказ

Порядок одинаков по смыслу, различаются только названия и путь.

Шаги заполнения:

1. Создайте документ, выберите организацию и сотрудника.
2. Укажите месяц начисления — тот, в котором выплачиваются отпускные.
3. Задайте период отпуска: дату начала и дату окончания (или число календарных дней — второе поле пересчитается).
4. Программа покажет средний заработок и сумму отпускных. Рядом — дата выплаты.
5. Проверьте дату выплаты: отпускные нужно выдать не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
6. Проведите документ.

Приказ на отпуск (унифицированная форма Т-6 или своя) печатается прямо из документа — кнопка «Печать» в командной панели. Отдельно оформлять приказ в кадрах не нужно: документ «Отпуск» и есть основание.

Механизм расчёта среднего дневного заработка

Это ядро всего расчёта. Разберём на примере.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если отпуск с 10 июля, период — с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего.

Что входит в базу: оклад, премии, надбавки, доплаты — всё, что начислено за труд. Что исключается (п. 5 Положения № 922): больничные, прошлые отпуска, командировки, простои и другие периоды, когда сохранялся средний заработок или выплат не было. Материальная помощь и выплаты, не связанные с трудом, в базу не попадают.

Формула для полностью отработанного периода:

Средний дневной = База за 12 мес ÷ 12 ÷ 29,3
Отпускные       = Средний дневной × Календарные дни отпуска

Пример. Оклад 50 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью, отпуск 14 календарных дней.

• База: 50 000 × 12 = 600 000 ₽
• Средний дневной: 600 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 706,48 ₽
• Отпускные: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽

Если месяц отработан не полностью (был больничный, прогул, приём в середине месяца), число календарных дней этого месяца считают по формуле:

Дни месяца = 29,3 ÷ Календарные дни месяца × Отработанные календарные дни

Например, в месяце 30 календарных дней, сотрудник болел 10 из них. Отработанные календарные дни = 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53. Эти дни и попадут в знаменатель вместо 29,3 за данный месяц.

Полный пример с неполным месяцем. Оклад 50 000 ₽, 11 месяцев отработаны полностью, в одном — больничный 10 дней из 30, за который начислено 40 000 ₽ зарплаты. Отпуск 14 дней.

• База: 50 000 × 11 + 40 000 = 590 000 ₽
• Календарные дни: 29,3 × 11 + 19,53 = 341,83
• Средний дневной: 590 000 ÷ 341,83 = 1 726,00 ₽
• Отпускные: 1 726,00 × 14 = 24 164,00 ₽

Обратите внимание: из-за больничного средний дневной вышел даже чуть выше, чем в первом примере, — исключённые 10 дней уменьшили не только базу, но и делитель. Это нормальное поведение формулы, а не ошибка программы.

1С выполняет этот расчёт автоматически по данным табеля и документов-отсутствий. Ваша задача — проследить, чтобы больничные, командировки и прошлые отпуска были введены в базу: тогда программа правильно исключит их из среднего.

Нюансы: индексация, премии и переходящий отпуск

Типовые ситуации, где расчёт среднего усложняется.

• 📈 Повышение оклада (индексация). Если оклады выросли по организации (подразделению) в расчётном периоде или во время отпуска, средний заработок индексируется на коэффициент повышения (п. 16 Положения № 922). В ЗУП для этого есть документ индексации заработка — без него программа коэффициент не применит.
• 🎁 Премии. Ежемесячные премии входят по фактически начисленным суммам. Годовая премия за предшествующий год учитывается независимо от времени начисления. Программа распределяет премии по правилам, если вид начисления настроен как премия с нужным способом учёта.
• 🔄 Переходящий отпуск (например, с 25 июня по 8 июля). Отпускные начисляются одной суммой в месяце выплаты, но в учёте расходы и в отчётности доходы распределяются по месяцам, на которые пришлись дни отпуска. 1С делает это разбиение самостоятельно.
• ➕ Дополнительный отпуск за вредность, ненормированный день, северный стаж оформляется тем же документом — добавляется ещё одна строка с видом отпуска. Средний дневной тот же, меняется только число дней.
• 🏖 Отпуск авансом. Если сотрудник ещё не отработал год, он всё равно имеет право на отпуск; расчётный период берётся с даты приёма. При увольнении до конца рабочего года излишне выплаченные отпускные удерживаются — но это уже другой документ, не «Отпуск».
• 💵 Компенсация за неиспользованный отпуск считается через тот же средний дневной заработок, но оформляется в увольнении или отдельным документом компенсации. Механизм расчёта среднего идентичен описанному здесь, отличается только основание выплаты.

Проводки и отражение отпускных в учёте

Отпускные — это оплата труда, поэтому проводки аналогичны зарплатным. Счёт затрат зависит от подразделения сотрудника (задаётся в настройках способа отражения).

В Бухгалтерии 3.0 проводки формирует документ «Начисление отпуска» вместе с общим расчётом зарплаты за месяц. В ЗУП суммы передаются в бухгалтерскую программу синхронизацией, а проводки делает документ «Отражение зарплаты в бухучёте».

Про резерв отпусков (счёт 96): для большинства организаций его создание обязательно как оценочное обязательство (ПБУ 8/2010). Малые предприятия, ведущие упрощённый учёт, резерв могут не формировать — тогда отпускные сразу идут на счета затрат.

НДФЛ. Удерживается в момент выплаты отпускных. Перечислить налог нужно в общие сроки уплаты НДФЛ (в зависимости от того, в какой период месяца прошла выплата). Страховые взносы (с 2023 года их администрирует СФР, бывший ФСС + ПФР) начисляются в месяце начисления отпускных по единому тарифу.

Как проверить сумму и не ошибиться

Перед выплатой сверьте результат.

Отчёты для проверки в ЗУП (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате):

• «Расчёт среднего заработка» — показывает базу, исключаемые периоды и сам средний. Главный отчёт для контроля.
• «Расчётный листок» — итоговая сумма, НДФЛ, к выплате.
• «Анализ зарплаты по сотрудникам» — для сверки по организации.

Ручная проверка занимает минуту: возьмите базу из отчёта, разделите на 12 и на 29,3, умножьте на дни отпуска. Расхождение — повод искать причину.

Отдельно стоит свериться с отчётностью. Отпускные попадают в расчёт по страховым взносам и в 6-НДФЛ того периода, когда были начислены и выплачены. Если переходящий отпуск начислен в июне, а приходится на июль, доход в 6-НДФЛ показывается по дате фактической выплаты — 1С распределяет это сама, но при ручной сверке с отчётом даты легко перепутать. Поэтому контрольную сумму удобнее брать именно из «Расчёта среднего заработка», а не из сводных отчётов по месяцу.

Типичные ошибки:

• ❌ В базу попали лишние суммы. Больничный, прошлый отпуск или матпомощь не исключены из расчёта — средний завышен. Причина обычно в неверной настройке вида начисления (флаг «входит в расчёт среднего»).
• ❌ Не введены начисления за расчётный период. Сотрудника перенесли в новую базу без истории — средний посчитался по заниженной базе или по окладу.
• ❌ Не проведена индексация. Оклады повышали, а документ индексации не сделали — средний не пересчитан.
• ❌ Праздничные дни включили в оплату. Нерабочие праздники внутри отпуска оплачивать нельзя; ошибка возникает при неверном производственном календаре.
• ❌ Нарушен срок выплаты. Дата выплаты позже чем за 3 дня до начала отпуска — нарушение ст. 136 ТК РФ со штрафом по ст. 5.27 КоАП.

Частые вопросы