Расчёт зарплаты в 1С:ЗУП: порядок действий за месяц

Расчёт зарплаты за месяц в 1С:ЗУП укладывается в четыре документа: табель (если учёт не по отклонениям), Начисление зарплаты и взносов, Отражение зарплаты в бухучёте и ведомость на выплату. Программа сама считает НДФЛ и страховые взносы — от вас нужны верные настройки, занесённые кадровые документы и закрытый период.

Ниже — порядок от первого запуска базы до сдачи отчётов. Разберём, как настроить тарифы и начисления, занести отработанное время, получить автоматический расчёт, провести зарплату в учёте и выплатить её через банк или кассу. Пути указаны для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1; в 1С:Бухгалтерии для небольших штатов логика та же, но раздел называется Зарплата и кадры.

С чего начать: учётная политика и тарифные ставки

Прежде чем начислять, проверьте настройки расчёта. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Организации. Здесь задаются:

• 📅 способ учёта времени — по графику (оклад за полный месяц) или по фактически введённым данным;
• 💰 используемые начисления и удержания;
• 🏢 подразделения и территории (районные коэффициенты, северные надбавки);
• 📊 параметры взносов — тариф организации (общий, МСП, IT и т. д.).

Тарифную ставку сотрудника вы не вводите на каждый месяц заново. Она хранится в кадровых документах. При приёме (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) указывается оклад или часовая ставка, а программа дальше берёт её сама.

Проверьте производственный календарь на текущий год. Если он не заполнен, норма времени посчитается неверно и оклад за «неполный» месяц раздуется или урежется. Календарь лежит в Настройка → Производственные календари.

Отражение отработанного времени: табель и графики работы

От учёта времени зависит сумма. Есть два подхода, и выбирать нужно один.

Учёт по графику (по отклонениям). Сотрудник считается отработавшим норму, пока вы не введёте документ-отклонение: больничный, отпуск, командировку, прогул. Это самый массовый вариант для окладников. Отдельный табель каждый месяц создавать не нужно — время берётся из назначенного графика.

Учёт по фактической явке. Нужен там, где смены и часы гуляют от месяца к месяцу: сменный график, вахта, почасовая оплата. Тогда вводится документ Табель (раздел Зарплата). В нём по дням проставляются часы и буквенные коды: Я — явка, Н — ночные, В — выходной, РВ — работа в выходной.

Таблица поможет не перепутать режимы:

Доплаты за особые условия: ночные, сверхурочные, выходные

Если сотрудник работал в неурочное время, одним окладом расчёт не ограничится. Трудовой кодекс задаёт минимальные размеры доплат, а 1С начисляет их отдельными видами времени и документами:

• 🌙 Ночные (с 22:00 до 06:00) — доплата не менее 20% часовой ставки за каждый ночной час (ст. 154 ТК РФ). В табеле помечаются кодом Н.
• ⏰ Сверхурочные — первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Оформляются документом Работа сверхурочно.
• 📆 Работа в выходной или праздник — не менее двойного размера (ст. 153 ТК РФ). Для этого есть документ Работа в выходные и праздники; по желанию сотрудника оплата заменяется отгулом.

Проценты и логику 1С берёт из настройки соответствующих видов начислений, поэтому вручную считать коэффициенты не нужно — важно лишь ввести сам факт и количество часов.

Районный коэффициент и северную надбавку отдельными строками вводить не надо: они привязаны к территории и подразделению в настройках организации и начисляются на весь облагаемый заработок автоматически.

Начисления, удержания и расчёт НДФЛ

Зарплата складывается из начислений (оклад, премия, надбавки) за вычетом удержаний (НДФЛ, алименты, профвзносы).

Разовые и периодические суммы заносят отдельными документами:

1. Премия — документ Премия (Зарплата → Премии).
2. Материальная помощь, подарки — Разовое начисление.
3. Доплаты за совмещение, сверхурочные — через соответствующие кадровые документы или Данные для расчёта зарплаты.

Постоянные удержания (алименты, займы) заводятся один раз документом Алименты и другие постоянные удержания и дальше применяются автоматически каждый месяц. 1С следит за ограничением из статьи 138 ТК РФ: по общему правилу удержать можно не более 20% заработка, по нескольким исполнительным документам — не более 50%, а по алиментам на детей и возмещению вреда — до 70%. Если удержаний несколько, программа распределит их в пределах лимита, а неудержанное перенесёт на следующий месяц.

НДФЛ 1С считает сама. База — доход за вычетом стандартных вычетов (на детей и пр.), которые вы заносите заявлением Заявление на вычеты по НДФЛ. Ставка применяется по прогрессивной шкале: базовая 13%, а с дохода сверх установленного годового порога — повышенная. Вручную ставку подбирать не нужно, но проверьте, что все вычеты занесены до расчёта — задним числом перекидывать их хлопотно.

Стандартные вычеты на детей уменьшают облагаемую базу. Они применяются с месяца подачи заявления и действуют, пока годовой доход не превысит установленный лимит; как только лимит пройден, вычет перестаёт учитываться автоматически. Размеры вычетов и порог 1С хранит в настройках и обновляет с релизами, поэтому суммы руками подставлять не нужно — достаточно корректно завести заявление и признаки (единственный родитель, инвалидность ребёнка).

Пример на окладе 60 000 ₽ без вычетов: НДФЛ 13% = 7 800 ₽, на руки сотрудник получит 52 200 ₽. С вычетом на одного ребёнка база уменьшится, и удержанный НДФЛ окажется чуть ниже. Прикиньте свои цифры:

Как 1С рассчитывает зарплату автоматически

Ключевой документ месяца — Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата). Он собирает всё: оклады по графику, введённые отклонения, премии, удержания, НДФЛ и страховые взносы.

Порядок работы с документом:

1. Создайте документ за нужный месяц, выберите организацию и подразделение (или весь штат).
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет сотрудников и рассчитает начисления по их данным.
3. Проверьте вкладки: Начисления, Удержания, НДФЛ, Взносы, Корректировки выплаты.
4. Если видите нули или перекосы — чаще всего не введён график, отсутствует вычет или не закрыт предыдущий месяц.
5. Проведите документ.

Страховые взносы начисляются этим же документом по единому тарифу: в общем случае 30% с выплат в пределах единой предельной базы и пониженный процент с сумм сверх неё. База считается нарастающим итогом с начала года по каждому сотруднику — 1С отслеживает её сама, и переход на пониженный процент происходит автоматически в том месяце, когда база превышена. Для субъектов МСП часть выплаты сверх федерального МРОТ облагается по сниженной ставке; это зашито в настройку тарифа, пересчитывать руками не надо.

Отдельно начисляются взносы на страхование от несчастных случаев (травматизм) — по тарифу, зависящему от класса профессионального риска организации. Все взносы, включая травматизм, с 2023 года уплачиваются в СФР: ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России, поэтому в старых инструкциях вы встретите прежние названия фондов.

Чтобы ничего не потерять за месяц, пройдитесь по короткому списку:

Проводки: как зарплата попадает в бухгалтерский учёт

В 1С:ЗУП проводок нет — это зарплатная программа. Суммы передаются в бухгалтерию документом Отражение зарплаты в бухучёте (раздел Зарплата). Он формирует способы отражения: каким счётом затрат и по какому подразделению разносится начисление.

Типовые проводки, которые получит бухгалтер после загрузки данных в 1С:Бухгалтерию:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, где занят сотрудник: производственники — на 20-м, администрация — на 26-м, торговля — на 44-м. Настраивается это в способах отражения, а не вводится вручную по каждому человеку.

В небольшой организации, где учёт целиком ведётся в 1С:Бухгалтерии, отдельной передачи нет: начисление и проводки делает один документ Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры.

Выплата зарплаты и обязательная отчётность

Выплата оформляется ведомостью. В зависимости от способа это:

• 🏦 Ведомость в банк — для зарплатного проекта, формирует файл или реестр для банка;
• 💵 Ведомость в кассу — для выдачи наличными;
• 💳 Ведомость на счета — перечисление на личные карты сотрудников.

Ведомости лежат в разделе Выплаты. Аванс и окончательный расчёт оформляются разными ведомостями: сначала межрасчётная выплата аванса, в конце месяца — остаток по итогам Начисления зарплаты и взносов.

Напомню про сроки из Трудового кодекса: зарплата платится не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты закрепляются в локальном акте. 1С сама даты не навязывает — она считает суммы, сроки за вами.

Удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа, а перед уплатой подаётся уведомление об исчисленных суммах. 1С формирует это уведомление по данным расчёта, но его нужно отправить в срок — иначе налоговая не разнесёт платёж по нужному налогу. Сами суммы к уплате удобно сверять отчётом по НДФЛ и взносам до отправки денег.

После выплаты формируется отчётность. Основное, что тянется из тех же данных:

Проверять начисленное удобно отчётами Анализ зарплаты по сотрудникам и Полный свод начислений, удержаний и выплат. Если свод и ведомости сходятся с отчётами в бюджет — месяц закрыт корректно.

Частые вопросы