Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в 1С: где взять и как заполнить на сотрудника

Справку, которую по привычке называют 2-НДФЛ, в 1С:ЗУП делают в разделе Отчётность, справки → 2-НДФЛ для сотрудников, а в 1С:Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → 2-НДФЛ для сотрудников. Там нажимают Создать, выбирают сотрудника и год, жмут Заполнить — программа сама подтягивает доходы, вычеты и удержанный налог из учёта.

Важная оговорка: как отдельный отчёт в налоговую 2-НДФЛ отменена с отчётности за 2021 год. Сведения о доходах каждого физлица теперь уходят в ФНС в составе годового 6-НДФЛ — это Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица». А вот справка для самого работника осталась: её выдают по заявлению (ст. 230 НК РФ), в 1С это и есть документ «2-НДФЛ для сотрудников». Ниже — обе задачи: как выдать справку человеку и как сдать сведения в инспекцию.

Что сейчас скрывается за словом «2-НДФЛ»

Разберём, что именно нужно, потому что от этого зависит, какой документ открывать.

• 👤 Справка работнику — при увольнении, для банка, для визы, для нового работодателя. Официальное название — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В 1С её формирует документ 2-НДФЛ для сотрудников.
• 🏛 Сведения в налоговую — больше не сдаются отдельной 2-НДФЛ. Они входят в годовой расчёт 6-НДФЛ как Приложение № 1 на каждое физлицо. Отдельный документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» из свежих релизов убран как неактуальный.

Не пытайтесь сдать в инспекцию справку из документа «2-НДФЛ для сотрудников» — это бумага для человека, у неё другая форма и другое назначение. В налоговую идёт только 6-НДФЛ с приложениями.

Справка собирается не из одной суммы, а из помесячной разбивки по кодам доходов и вычетов. Зарплата, премия, отпускные, больничный, материальная помощь — у каждого вида свой код, и 1С подставляет его автоматически по типу начисления. Поэтому «ремонтировать» готовую справку руками бессмысленно: верный результат даёт только корректно настроенный вид начисления и проведённый документ.

Что проверить до формирования справки

Справка заполняется из данных учёта. Если в базе накопились ошибки по НДФЛ, они попадут и в справку, и в 6-НДФЛ. Поэтому сначала — проверка, потом печать.

Самое частое расхождение — между исчисленным, удержанным и перечисленным налогом. Его видно в отчётах по НДФЛ: в ЗУП это Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам, отчёты «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Контроль сроков уплаты НДФЛ». В Бухгалтерии похожий анализ лежит в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

На что смотреть перед формированием:

• 🔸 Доход исчислен и удержан полностью — суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по сотруднику должны совпадать (кроме законных случаев неудержания).
• 🔸 Вычеты применены там, где положены — стандартные на детей, имущественные по уведомлению. Лишний или недоданный вычет исказит налог.
• 🔸 Данные сотрудника заполнены — ИНН (если есть), паспорт, статус налогоплательщика (резидент / нерезидент), адрес. Пустой статус — одна из причин, по которой справка не формируется корректно.
• 🔸 Все начисления проведены — премии, отпускные, больничные, доходы в натуральной форме. Непроведённый документ в справку не попадёт.

Если нашли расхождение, не правьте справку вручную — исправляйте первопричину: перепроведите начисления, уточните вычет, допроведите ведомость. После этого справка пересоберётся с верными цифрами.

Как сделать справку 2-НДФЛ для сотрудника: пошагово

Порядок одинаковый в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0, отличается только раздел, из которого открывают документ.

1. Откройте список справок: в ЗУП — Отчётность, справки → 2-НДФЛ для сотрудников; в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → 2-НДФЛ для сотрудников.
2. Нажмите Создать. В шапке укажите Организацию и Год, за который нужна справка.
3. Выберите сотрудника в поле физлица. Для одной справки — одного человека.
4. Нажмите Заполнить. Программа подтянет помесячные доходы по кодам, вычеты и суммы налога.
5. Проверьте итог: общий доход, налоговая база, исчисленный и удержанный налог. Цифры должны совпадать с отчётом «Анализ НДФЛ».
6. Проведите документ кнопкой Провести и нажмите Печать → выберите печатную форму справки о доходах.
7. Отдайте справку сотруднику на бумаге с подписью или сохраните в PDF кнопкой сохранения из окна печати.

Если нужно приложить справку в электронном виде (например, для портала или банка), в окне печати выберите выгрузку — 1С сформирует файл по утверждённому формату.

Как сведения о доходах попадают в ФНС

Повторим ключевое: отдельной 2-НДФЛ в инспекцию больше нет. Данные по каждому физлицу сдают в годовом 6-НДФЛ.

1. Откройте журнал регламентированных отчётов: Отчётность, справки → 1С-Отчётность (в ЗУП) или Отчёты → Регламентированные отчёты (в Бухгалтерии).
2. Создайте отчёт 6-НДФЛ за год (период — год целиком).
3. Нажмите Заполнить. Разделы 1 и 2 соберутся по датам дохода и срокам перечисления, а Приложение № 1 — по каждому физлицу с доходами за год.
4. Проверьте контрольные соотношения кнопкой Проверка — 1С сверит разделы между собой и с приложениями.
5. Отправьте отчёт кнопкой Отправить (если подключена 1С-Отчётность) или выгрузите XML для загрузки через другого оператора.

Годовой 6-НДФЛ с приложениями сдают не позднее 25 февраля следующего года. Квартальные расчёты за первый квартал, полугодие и девять месяцев сдают раньше, но справок на физлиц в них нет — только в годовом.

Приложение № 1 формируется только в годовом отчёте — в квартальных 6-НДФЛ его нет. Справки на физлиц внутри приложения заполняются автоматически из того же учёта НДФЛ, что и справка для работника, поэтому расхождение в одной цифре потянет ошибку и там, и там.

Особенности: увольнение, дивиденды, обособленные подразделения

Базовый порядок меняется в нескольких ситуациях — на них приходится большинство вопросов.

Уволенному сотруднику. Справку делают по тому же документу 2-НДФЛ для сотрудников, год — текущий, доходы попадут по месяц увольнения включительно. Выдать её положено в день увольнения вместе с другими документами.

Несколько налоговых ставок. Если в году были доходы по разным ставкам (например, основная ставка и прогрессивная часть по высоким доходам), в справке и в приложении к 6-НДФЛ они разделяются по разделам автоматически — вручную ничего разносить не нужно, но итог по каждой ставке стоит сверить.

Дивиденды учредителю. Дивиденды — это доход физлица, облагаемый НДФЛ, поэтому они тоже попадают в справку и в приложение к 6-НДФЛ. Проверьте, что документ начисления дивидендов проведён и налог по ним удержан: по дивидендам свой код дохода.

Обособленные подразделения. 6-НДФЛ сдают по месту учёта каждого подразделения, у которого есть свой КПП и работники. В 1С отчёт формируют отдельно по каждой регистрации в налоговом органе — в шапке выбирают нужную Налоговую инспекцию/регистрацию.

Смена статуса резидента. Если за год сотрудник сменил статус (стал налоговым резидентом или, наоборот, перестал им быть), налог пересчитывается по итоговой ставке на конец года. Перед формированием справки убедитесь, что статус в карточке указан верно и перерасчёт НДФЛ выполнен, — иначе в справку попадёт неправильная ставка и сумма налога.

Доход без удержания налога. Если с дохода налог удержать не удалось (например, подарок бывшему работнику), это отражается в справке признаком невозможности удержания. Такие сведения тоже уходят в составе годового 6-НДФЛ, отдельное «сообщение о невозможности удержания» формировать не надо.

Массовое формирование справок на всех сотрудников

Делать по одной справке на сотню человек не нужно. В списке 2-НДФЛ для сотрудников можно собрать справки пачкой.

• Нажмите Создать, укажите год и организацию, а в поле выбора сотрудника используйте заполнение по всем или по подразделению — программа создаст строки на каждого человека с доходами.
• После заполнения проверьте список: нулевые доходы в справку для работника обычно не выводят, их видно по пустым итогам.
• Для печати или выгрузки большого объёма удобно из списка выделить нужные строки и отправить их на печать/сохранение разом.

Массовая справка для всех сотрудников обычно нужна под внутренние задачи — сверку перед годовой отчётностью или архив. Для выдачи на руки справку всё равно делают по конкретному человеку и на его год: лишние справки с нулями или чужими данными работнику не отдают.

Как проверить справку перед выдачей и сдачей

Одна проверка закрывает обе задачи — и справку работнику, и приложение к 6-НДФЛ, потому что источник данных общий.

Сверьте три отчёта между собой:

Если контрольные соотношения в 6-НДФЛ не выполняются, 1С покажет, какая строка расходится. Не отправляйте отчёт «как есть» — инспекция пришлёт требование, а сведения о доходах уйдут с ошибкой, и их придётся уточнять по каждому физлицу.

Когда ошибку в сведениях нашли уже после сдачи годового отчёта, исправляют её не повторной справкой, а уточнённым (корректирующим) 6-НДФЛ. В 1С создают новый отчёт за тот же год с номером корректировки, перезаполняют его исправленными данными и отправляют заново. Отдельно «переподать 2-НДФЛ» на одного человека нельзя — корректируется весь расчёт, но в приложении меняется только тот физлица, по которому были правки.

Частые вопросы