Расчёт 6-НДФЛ в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от сверки удержаний до квитанции ФНС

Чтобы сделать 6-НДФЛ в 1С, откройте журнал регламентированных отчётов: в ЗУП 3.1 это Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты. Нажмите Создать, найдите в списке «6-НДФЛ», выберите организацию и период, затем Заполнить. Программа сама соберёт раздел 1, раздел 2 и, в годовом расчёте, справки о доходах. Дальше — проверка контрольных соотношений и отправка кнопкой Отправить или выгрузка XML-файла.

Сама кнопка Заполнить работает за секунды. Время уходит на другое: расчёт берёт данные из проведённых начислений и ведомостей, и любая ошибка в базе переезжает в отчёт. Поэтому порядок такой: сначала сверить удержания, потом формировать, потом проверять.

Подготовка базы перед формированием 6-НДФЛ

Расчёт 6-НДФЛ в 1С заполняется не из бухгалтерских проводок, а из регистров учёта НДФЛ. В них данные попадают при проведении документов начисления и выплаты. Если документ не проведён или проведён с ошибкой, в отчёте его не будет.

Что проверить до формирования:

• 📄 Все начисления периода проведены. Зарплата, отпускные, больничные, премии, договоры ГПХ, материальная помощь, увольнения.
• 💸 Выплаты оформлены ведомостями. В ЗУП 3.1 налог считается удержанным в момент проведения ведомости — с датой выплаты из документа. Нет ведомости — нет удержания в разделе 1.
• 🏦 Ведомости подтверждены оплатой. В Бухгалтерии 3.0 выплата по ведомости в банк отражается списанием с расчётного счёта с привязкой к ведомости, через кассу — выдачей наличных по ведомости.
• 🧾 Вычеты введены до расчёта зарплаты. Заявления на стандартные и имущественные вычеты, уведомления из ФНС — до проведения начисления, а не после.
• 🏢 Обособленные подразделения разнесены. У каждого подразделения с отдельным КПП и ОКТМО — свой расчёт, а сотрудник должен числиться в нужном подразделении на дату начисления.

Для сверки используйте отчёты по НДФЛ. В ЗУП 3.1 они собраны в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Самые полезные — «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Регистр налогового учета по НДФЛ». Первый показывает исчисленный и удержанный налог по сотрудникам, второй — детальную картину по каждому физлицу.

Сроки сдачи и периоды

Расчёт сдают нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК РФ):

Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

Создание расчёта 6-НДФЛ в программе

Путь к отчёту отличается только верхним меню. Дальше окно отчёта в обеих конфигурациях одинаковое.

В старых релизах пункт меню назывался просто «Регламентированные отчеты» — смысл тот же.

Шаг 1. Выбор формы и периода

1. В журнале нажмите Создать.
2. В окне выбора формы введите в поиск «6-НДФЛ». Отчёт лежит в группе налоговой отчётности.
3. Укажите организацию и период: квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
4. Нажмите Создать. Откроется пустой расчёт с титульным листом.

Проверьте, что выбрана нужная организация. В базе с несколькими юрлицами ошибка в этом поле даёт идеально заполненный, но чужой отчёт.

Шаг 2. Титульный лист

Большую часть реквизитов программа берёт из карточки организации: ИНН, КПП, наименование, код налогового органа, ОКТМО. Проверьте вручную:

• Номер корректировки — 0 для первичного расчёта.
• Код по месту нахождения (учёта). Для обычной российской организации — 214, для крупнейшего налогоплательщика — 213, для обособленного подразделения — 220, для ИП по месту жительства — 120.
• ОКТМО и КПП — для расчёта по подразделению должны быть именно его, а не головной организации.
• Подписант — руководитель или представитель. Для представителя нужна доверенность; при сдаче через оператора — машиночитаемая.

Шаг 3. Заполнение

Нажмите Заполнить на командной панели отчёта. Программа очистит разделы и заполнит их заново по данным учёта. В годовом расчёте одновременно сформируются справки о доходах по каждому сотруднику и подрядчику.

Если у организации несколько подразделений с разными ОКТМО, расчёты формируются отдельно. В отчёте для этого есть выбор КПП и ОКТМО на титульном листе — создайте по расчёту на каждую пару.

Разбор разделов расчёта и ручные правки

После заполнения пройдитесь по каждому разделу и сверьте цифры с отчётами по НДФЛ.

Раздел 1: сроки перечисления и суммы

В разделе 1 отражают налог, удержанный за последние три месяца отчётного периода, сгруппированный по срокам перечисления. С 2023 года сроки едины для всех видов доходов (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• налог, удержанный с 1 по 22 число, — не позднее 28 числа того же месяца;
• удержанный с 23 по последнее число — не позднее 5 числа следующего месяца;
• удержанный с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Пример для полугодия (апрель — июнь):

По строке 020 будет 85 670 руб. — сумма всех удержаний за три месяца. Обратите внимание на больничный: срок 05.07 уже в следующем квартале, но удержание было в июне, поэтому строка попадает в расчёт за полугодие. Сроки, выпавшие на выходные, переносятся на рабочий день.

Возвращённый сотрудникам излишне удержанный налог отражается в отдельном блоке строк раздела 1 со своими датами.

Раздел 2: доходы, вычеты и налог

Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года, отдельно по каждой ставке налога. Ключевые строки:

• 110 — общая сумма начисленного дохода;
• 112 и 113 — доходы по трудовым договорам и по договорам ГПХ (входят в строку 110);
• 120 — количество физлиц, получивших доход;
• 130 — сумма вычетов;
• 140 — исчисленный налог;
• 160 — удержанный налог;
• 170 — налог, который невозможно удержать (например, с подарка дороже 4 000 руб. бывшему сотруднику без денежных выплат);
• 180 и 190 — излишне удержанный и возвращённый налог.

Если ставок несколько (13 %, 15 %, 30 % для нерезидентов), раздел 2 заполняется на каждую отдельным листом.

Можно ли править цифры вручную

Можно: ячейки расчёта редактируются. Но правка живёт только до следующего нажатия Заполнить — программа перезапишет её данными учёта. А в следующем квартале ошибка вернётся, потому что регистры остались прежними.

Правильный путь — исправить учёт:

1. Найти документ-источник ошибки через «Регистр налогового учета по НДФЛ».
2. Исправить документ (начисление, ведомость, заявление на вычет) и перепровести.
3. Если исправить документ нельзя, например период закрыт, — ввести документ «Операция учета НДФЛ». В ЗУП 3.1 он находится в разделе Налоги и взносы. Документ корректирует регистры НДФЛ напрямую: доход, вычеты, исчисленный и удержанный налог.
4. Перезаполнить расчёт.

Контрольные соотношения и проверка перед отправкой

В форме отчёта есть кнопка Проверить. Через неё запускают проверку контрольных соотношений, проверку выгрузки (соответствие XML формату ФНС) и, при подключённой 1С-Отчетности, проверку в интернете.

Что сверяет проверка и что стоит посмотреть самим:

Последнюю строку проверка в форме не покажет — её делают сами. С 2023 года налог перечисляют единым налоговым платежом, а налоговая сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями об исчисленных суммах. Расхождение между ними приводит к требованию пояснений.

Выгрузка файла, подпись и отправка в ФНС

Через 1С-Отчетность

Если сервис подключён, нажмите Отправить в форме расчёта. Программа подпишет файл квалифицированной электронной подписью, зашифрует его и передаст в инспекцию. Шифрование выполняет криптопровайдер на компьютере — КриптоПро CSP или ViPNet CSP, отдельно ничего настраивать не нужно.

Ход отправки отслеживается в журнале 1С-Отчетности:

1. Подтверждение даты отправки от оператора — с этой даты отчёт считается сданным.
2. Квитанция о приёме от инспекции.
3. Извещение о вводе — расчёт загружен в базу ФНС.

Вместо квитанции может прийти уведомление об отказе в приёме или протокол с ошибками. Отказ означает, что отчёт не сдан: исправьте ошибку и отправьте первичный расчёт повторно, с номером корректировки 0.

Через стороннего оператора

1. В форме расчёта нажмите Выгрузить и сохраните XML-файл. Имя файла программа формирует сама — не переименовывайте его.
2. Загрузите файл в программу оператора ЭДО, подпишите и отправьте.
3. Квитанции придут в программу оператора, а не в 1С.

Уточнённый 6-НДФЛ: как исправить сданный расчёт

Ошибку нашли после сдачи — сдайте уточнённый расчёт. Чем раньше, тем лучше: штраф за недостоверные сведения (500 руб. за документ, ст. 126.1 НК РФ) не начисляют, если уточнёнка подана до того, как ошибку обнаружила инспекция.

Порядок в 1С:

1. Исправьте учёт: документы-источники или «Операцию учета НДФЛ».
2. В журнале отчётов выделите сданный расчёт и создайте новый за тот же период.
3. На титульном листе укажите номер корректировки 1 (в файле — «001»), при повторной уточнёнке — 2 и далее.
4. Нажмите Заполнить и сверьте исправленные строки.
5. Проверьте и отправьте.

В уточнённом расчёте разделы 1 и 2 заполняются полностью, а не только разницей. С годовым расчётом есть нюанс: в приложение 1 включают только исправляемые справки о доходах, каждая со своим номером корректировки. Чтобы аннулировать ошибочно поданную справку — например, на чужого человека, — в ней ставят номер корректировки 99.

Если ошибка в ОКТМО или КПП, одной уточнёнки мало. Подайте уточнённый расчёт с теми же неверными реквизитами и нулевыми показателями, а затем первичный — с правильными.

Частые вопросы о 6-НДФЛ в 1С