Пробитие чека в 1С: касса, оплата, возврат и ошибки

Чек пробивается из рабочего места кассира: в 1С:Рознице и 1С:Управлении торговлей это раздел Продажи → Рабочее место кассира (РМК), в 1С:Бухгалтерии — розничные продажи в разделе Продажи. Но прежде чем появится кнопка оплаты, к базе нужно подключить онлайн-кассу, зарегистрированную в ФНС, и открыть кассовую смену.

Разберём весь путь: от настройки фискального регистратора до возврата товара и закрытия смены. Пути меню даю по конфигурациям на платформе 8.3 (интерфейс «Такси»), где они различаются. Где порядок действий общий — пишу один раз.

Что нужно, чтобы пробить первый чек

Чек по 54-ФЗ — это фискальный документ. Его печатает не 1С, а подключённая онлайн-касса (ККТ) с фискальным накопителем (ФН). 1С формирует данные чека и передаёт их на кассу, касса печатает бумажный чек и отправляет копию оператору фискальных данных (ОФД).

Чтобы это заработало, нужно четыре вещи:

• 🧾 Касса, зарегистрированная в ФНС. ККТ с действующим ФН поставлена на учёт в личном кабинете налогоплательщика. У кассы есть регистрационный номер (РН ККТ) и заводской номер ФН.
• 🌐 Договор с ОФД. Оператор принимает чеки от кассы и передаёт их в налоговую. Без интернета касса копит непереданные документы в ФН.
• 🔌 Подключённое оборудование в 1С. ККТ добавлена в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование как «ККТ с передачей данных», установлен драйвер производителя, указан порт.
• 👤 Настроенная касса ККМ. В справочнике касс заведена запись с организацией, РН ККТ, номером ФН, ОФД и системой налогообложения.

Подключение онлайн-кассы к 1С

Порядок один для всех конфигураций. Откройте Администрирование → Подключаемое оборудование, включите использование подключаемого оборудования и добавьте новую строку с типом «ККТ с передачей данных».

1. Выберите драйвер вашей модели кассы (АТОЛ, ШТРИХ-М, Эвотор и т. д.). Если в списке его нет — установите с сайта производителя и обновите список драйверов кнопкой в форме.
2. Укажите порт подключения (обычно COM-порт или USB) и скорость обмена из паспорта кассы.
3. Нажмите «Настроить…» и выполните тест подключения. Успешный тест печатает на кассе короткий технологический чек или выводит её параметры.
4. Привяжите оборудование к рабочему месту (компьютеру кассира). Одна касса — одно рабочее место.

После этого в справочнике касс ККМ создаётся или дополняется карточка. Заводской номер ФН и РН ККТ вводите точно по регистрационной карточке ФНС — ошибка в одном символе сделает чеки недействительными.

Разные конфигурации называют разделы по-своему:

Открытие смены и создание чека в РМК

Фискальный чек можно пробить только внутри открытой кассовой смены. Смену открывает сам кассир при входе в рабочее место.

Шаг 1. Открыть смену. В РМК нажмите «Открыть смену» (или смена откроется автоматически при первом чеке). На кассе печатается отчёт об открытии смены. Смена по 54-ФЗ длится не более 24 часов — иначе ФН перестанет печатать чеки, пока смену не закроют.

Шаг 2. Добавить товары в чек. Товары подбирают тремя способами:

• сканером штрихкода — строка добавляется автоматически;
• через поиск по наименованию или артикулу в строке подбора;
• по кнопке подбора из каталога, если товара нет под рукой.

Количество меняется прямо в строке. Для весового товара сканер весов подставляет вес, для маркированного — потребуется считать код маркировки (DataMatrix), иначе чек не закроется.

Шаг 3. Применить скидку, если есть. Скидку задают на строку или на весь чек — вручную или автоматической акцией, если она настроена. Итоговая сумма с учётом скидки пересчитывается сразу.

Шаг 4. Указать покупателя для электронного чека. Если покупатель просит чек на телефон или почту, введите номер или email до оплаты — тогда ОФД отправит электронную копию.

Оплата и фискализация: как чек уходит в ОФД

Когда корзина собрана, нажимаете оплату. В 1С выбирается форма расчёта, и именно этот момент — фискализация.

• Наличными. Укажите внесённую сумму — 1С посчитает сдачу. Касса открывает денежный ящик.
• Картой (эквайринг). Если терминал интегрирован с 1С, оплата проходит через него автоматически; если терминал автономный — проведите оплату на нём, затем подтвердите в 1С.
• Смешанная оплата. Часть наличными, часть картой — обе суммы заносятся в один чек.
• Аванс / предоплата. Для расчёта без немедленной отгрузки используется признак способа расчёта «предоплата»/«аванс».

После подтверждения оплаты происходит следующее:

1. 1С отправляет данные чека на ККТ.
2. Фискальный накопитель присваивает чеку фискальный признак (ФПД) и порядковый номер.
3. Касса печатает бумажный чек с QR-кодом.
4. Чек уходит в ОФД, а ОФД — в ФНС. Электронная копия отправляется покупателю, если указан контакт.

Если связи с ОФД нет, чек всё равно пробивается и печатается — непереданные документы копятся в ФН. Но если чек не уходит в ОФД дольше 30 дней, ФН блокируется и пробить новый чек будет нельзя. Поэтому интернет на кассе проверяют регулярно.

Обязательные реквизиты чека по 54-ФЗ

Эти реквизиты формирует касса, а не кассир вручную, — но кассир отвечает за то, чтобы они были верными. По статье 4.7 закона № 54-ФЗ в чеке должны быть:

• 📌 наименование документа, порядковый номер за смену, дата, время и место расчёта;
• 🏢 наименование организации или ФИО ИП и ИНН;
• 💼 применяемая система налогообложения;
• 🔁 признак расчёта: приход, возврат прихода, расход или возврат расхода;
• 🛒 наименование товара, количество, цена за единицу с учётом скидок, стоимость, ставка и сумма НДС;
• 💰 сумма расчёта с выделением НДС и форма оплаты (наличные / безналичные);
• 👤 должность и фамилия кассира (кроме расчётов через автоматические устройства);
• #️⃣ РН ККТ, заводской номер ФН, фискальный признак документа, номер смены;
• 🌐 адрес сайта ОФД и адрес сайта ФНС для проверки чека;
• 📱 абонентский номер или email покупателя, если чек передаётся в электронной форме;
• ⬛ QR-код для проверки чека.

Для маркированных товаров (обувь, табак, вода, молоко и др.) в чеке передаётся код товара, а касса должна работать в формате фискальных документов ФФД 1.2. Без этого формата продать маркировку легально нельзя.

Возврат товара и чек коррекции — это разные документы

Здесь чаще всего путаются, поэтому разведём два понятия.

Возврат товара покупателем оформляется чеком с признаком расчёта «возврат прихода». В РМК для этого есть режим возврата: открываете возврат, подбираете возвращаемый товар (удобно — по номеру чека продажи или сканированием исходного чека), выбираете, как отдаёте деньги — из денежного ящика или на карту. Касса печатает чек возврата, он так же уходит в ОФД.

Чек коррекции — это НЕ возврат. Он нужен в другой ситуации: расчёт был, а чек не пробили (касса сломалась, кассир забыл, не было интернета и товар отдали без чека) либо пробили с ошибкой. Чек коррекции исправляет этот факт перед налоговой и снимает риск штрафа по статье 14.5 КоАП.

Чек коррекции делается на основании документа — акта или служебной записки с датой и номером. В 1С для него отдельная команда в журнале чеков или кассовых документов (название зависит от конфигурации; ищите «Чек коррекции» в списке операций чека ККМ).

Закрытие смены и отчёты по кассе

В конце рабочего дня смену закрывают. Это обязанность: максимум 24 часа с момента открытия.

Закрытие смены в РМК формирует отчёт о закрытии смены (в быту — Z-отчёт): касса печатает итоги, обнуляет сменные счётчики и отправляет итоговый документ в ОФД. В 1С при этом создаётся документ по итогам розничных продаж — в Рознице и УТ это сводный документ по смене, в Бухгалтерии по итогам смены формируется отчёт о розничных продажах, который делает проводки по выручке.

Для контроля в течение дня удобны отчёты:

• X-отчёт (отчёт без гашения) — промежуточные итоги смены, смену не закрывает. Им сверяют наличные в кассе в середине дня.
• Отчёт по кассовой смене в 1С — список чеков смены, суммы по формам оплаты, возвраты.
• Отчёты по продажам раздела Продажи — выручка по дням, кассам, товарам.

Расхождение наличных в ящике и по отчёту закрывают операциями внесения или изъятия денег — они тоже проводятся через РМК и фиксируются в кассовой книге.

Частые ошибки при пробитии чека

Большинство сбоев — на стыке 1С и оборудования. Диагностика по симптому:

Отдельно про монопольный доступ и обновления: подключать и настраивать оборудование в 1С можно в обычном режиме, пользователей выгонять не нужно. А вот обновление самой конфигурации или ФН лучше делать, когда смена закрыта и кассы не работают.

Частые вопросы